Розділ 1.

Поняття бази даних, скбд

Сучасна людина в багатьох сферах своєї діяльності використовує дані, що надходять з різних джерел. Щоб скоординувати всю цю інформацію потрібні не тільки організаційні навички, а й певні знання. Для координації і подальшого використання інформації використовуються бази даних.

Для створення баз даних є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, dBase-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СКБД).

В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі.

!База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо. База даних це набір відомостей, які відносяться до певної теми або завдання, організованих таким чином, щоб забезпечити зручне представлення цього набору відомостей як у цілому, так і будь-якої його частини.

!СКБД– це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами.

Робота з БД складається з таких етапів:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури і даних;

4) пошук інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Основними об’єктами будь-якої бази даних є таблиці. Найпростіша БД має хоча б одну таблицю. Отже структура БД тотожна структурі двомірної таблиці. Розглянемо структуру таблиці. Таблиця складається з рядків і стовпців (рис 1.1). Рядки називаються записами.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетво­рення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і низкою властивостей.

Рис 1.1 Приклад структури таблиці

Характер зв’язку між записом і полем визначає тип організації баз даних

Типи баз даних (рис 1.2):

а)табличні БД - дані у вигляді однієї таблиці,

б)мережеві БД - набір вузлів, в які можуть бути зв'язані між собою,

в)ієрархічні БД - у вигляді багаторівневої структури,

г)реляційні БД (99,9%) набір взаємопов'язаних таблиць.

г

б

в

а

Рис.1.2 Типи баз даних

Розділ 2. Об’єкти бази даних

!Об’єкти БД:

1.Таблиці– основні об’єкти БД, в них зберігається структура БД (поля, їх типи і властивості).

Крім даних, таблиці Access містять:

*інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо);

*інформацію про властивості таблиці як цілого (зв’язки між полями таблиць, ключові поля тощо);

*інформацію про властивості полів.

2.Запити – служать для отримання даних із таблиць і представлення їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції: відбір даних, сортування, фільтрація.

Запити бувають:запити на вибірку; запити на вибірку з полем, що обчислюється; підсумкові запити; запити з параметром; перехресні запити; запити на зміни (активні запити) (на оновлення, на створення таблиці, на знищення, на додавання).

3.Форми – це засоби для вводу даних. Переваги форм розкриваються наочно тоді, коли відбувається введення даних і заповнення бланків (наприклад, АС "Диплом", заповнення анкет студентів).Форми створюються з набору окремих елементів управління. Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

уведення й перегляду інформації бази даних;

зміни даних;

друку;

створення повідомлень.

4.Звіти – призначені для виводу даних на принтері. Передбачає спеціальні елементи оформлення, характерні для друкованих документів.

У сучасних СУБД звіти можуть бути виведені на екран, принтер або вихідний файл для наступної передачі даних. Крім того, у СКБД Access останніх версій включений спеціальний об’єкт —Страницы—, що дозволяє розміщати вихідні дані на Web-Сторінках. Процес створення звітів подібний створенню форм.

Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення, наприклад підсумкові суми.

Звіти й форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення й виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати й друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча у звітах можна використовувати такі ж елементи управління для зазначення стану перемикачів, прапорців і списків.

5.Макрос — набір макрокоманд, який створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

6.Модуль — об’єкт, що містить програми, написані мовою Visual Basic і які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.