Технология «workflow».

Буквальный перевод термина "workflow" как "поток работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет);

событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор).

Каждая система обеспечивает решение трех следующих задач: 1) разработка описания бизнес-процесса; 2) управление выполнением бизнес-процесса; 3) интеграция используемых в процессе приложений.

Автоматизированные системы документооборота и системы управления информационным контентом.

Функции работы с документами: 1) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов и писем граждан; 2) многоуровневая обработка документа; 3) многоуровневый контроль исполнительской дисциплины; 4) поиск и подбор документов по реквизитам карточки документа, включая: контекстный поиск по краткому содержанию; возможность сохранения и уточнения поисковых запросов; формирование результатов поиска в виде отчетов произвольной формы; 5) формирование статистических и аналитических сводок: формирование журналов регистрации; формирование справок по обработке документов; формирование статистических и аналитических сводок по исполнительской дисциплине в табличной и графической форме; анализ связей между документами; анализ документооборота организации; 6) реализация функций экспедиции; 7) работа с архивными документами.

  При проектировании системы заложены следующие архитектурные принципы: 1) клиент-серверная технология (возможно использование Internet-технологии); 2) масштабирование (возможность перехода на другие программные платформы); 3) широкое использование офисных приложений Excel, Word для самостоятельного формирования отчетов (генератор отчетов); 4) принцип однократного ввода информации.

Функции систем управления контентом можно разделить на несколько основных категорий: 1) Создание — предоставление авторам удобных и привычных средств создания контента; 2) Управление — хранение контента в едином репозитории. Это позволяет следить за версиями документов, контролировать, кто и когда их изменял, убеждаться, что каждый пользователь может изменить только тот раздел, за который он отвечает. Кроме того, обеспечивается интеграция с существующими информационными источниками и ИТ-системами. CMS поддерживает контроль за рабочим потоком документов; 3) Публикация — автоматическое размещение контента на терминале пользователя. Соответствующие инструменты автоматически «подгоняют» внешний вид страницы к дизайну всего сайта; 4) Представление — дополнительные функции, позволяющие улучшить форму представления данных.

Системы управления контентом определяют будущее сайтостроения. Автоматизируя процесс публикации информации, системы управления контентом упрощают разработку и снижают стоимость поддержки сайтов.