4. Управлінські операції та процедури

К

Операція 1

ожна із управлінських функцій може бути розділена на ряд процедур, а процедура включає декілька операцій (рис. 2)

Процедура 1

Операція 2

Операція n

ЗФУ 1

Процедура 2

КФУ

Процедура n

ЗФУ 2

ЗФУ n

КФУ – конкретна функція управління

ЗФУ – загальна функція управління

Рис. 2. Декомпозиція процесу управління

Управлінська операція являє собою закінчену доцільну дію або ряд дій, спрямованих на виконання певного завдання організаційного, економічного, соціального чи іншого характеру. Комплекс таких дій у рамках однієї операції може складатися з кількох елементів, тому операцію можна розглядати і як сукупність трудових рухів, що виконуються працівниками управлінського апарату при здійсненні тієї чи іншої роботи. До виконання відповідної операції працівник повинен бути належним чином підготовлений. У цьому йому допоможуть функціонально-посадові інструкції, технологічні карти, нормативи, процедурні правила та інші матеріали з проектування управління.

Щоб правильно організувати кожний функціональний процес в системі управління, необхідно: визначити кількість, послідовність і характер операцій, які становлять цей процес; підібрати (розробити) для кожної операції відповідні способи, прийоми (методику), технічні засоби; визначити оптимальні умови протікання процесу під часі і в просторі. Для підвищення ефективності технології управління велике значення мають аналіз, дослідження організаційних операцій, опис їх у графічній або текстовій формі, типізація і стандартизація, а звідси й проектування, поєднання однорідних операцій, переведення їх на машинне виконання з метою зниження трудомісткості процесу управління.

Процедури управління - це сукупність різноманітних управлінських операцій, що виконуються за певною схемою (алгоритмом). Процедура відображає порядок підготовки, розгляду, обговорення, виконання ряду послідовних чи паралельних операцій у процесі управління, припис про порядок виконання будь-якої роботи в апараті управління.

В набір процедур входять:

• Інформаційна підготовка і розробка рішень

• Погодження

• Прийняття рішень

• Затвердження заходу

• Організація виконання і контроль

Кожна процедура може включати в себе набір операцій, наприклад підготовка рішення включає операції по створенню баз даних і баз знань, проведення нарад тощо.

Класифікація управлінських операцій і процедур

Залежно від складності управлінські операції і процедури поділяються на творчі, логічні й технічні.

Творчі операції та процедури є найбільш складними, що вимагають порівняно високої кваліфікації працівників, тому що включають такі розумові дії, як порівняння, аналіз, вибірка, синтез, абстрагування, конкретизація, висновки, розрахунки, прогнози, прийняття рішень. Для виконання цих дій необхідний комплекс певних здібностей, знань, навичок, умінь, а також професійний досвід. Творчі процеси носять специфічний характер і в силу цього важко піддаються зовнішньому контролю, тому враховувати їх можна лише побічно, оцінюючи складність праці, а також кінцеві результати цієї діяльності.

Логічні операції та процедури виконуються у певній наперед заданої послідовності, тобто за розробленим алгоритмом. Вони можуть бути обумовлені, регламентовані відповідними інструктивними або нормативними документами (наприклад, розробка фінансового плану, складання бухгалтерського звіту, розрахунок потреби матеріалів). Логічні операції простіше творчих, але також вимагають від працівників управлінського апарату спеціальної підготовки

Технічні операції (наприклад, розмноження документів, доставка пошти, арифметичні підрахунки, розноска даних в картотеки, ведення діловодства) характерні найбільшою частотою повторення, більш прості по виконанню, не вимагають високої кваліфікації працівника. Логічні та технічні операції можуть бути в значній мірі механізовані, тому широке впровадження технічних засобів у процеси управління виробництвом забезпечує зниження трудомісткості, витрат живої праці, сприяє скороченню витрат на утримання адміністративно-управлінського апарату. У праці багатьох працівників управлінського апарату переважають елементи творчості. Питома вага творчих операцій у керівників складає до 60%, у фахівців - до 40%. У праці технічних виконавців логічні операції складають до 20%, а інші витрати робочого часу припадають на технічні операції (збір, обробку інформації, підготовку та оформлення документації тощо).

Операції та процедури в залежності від їх змісту можуть бути інформаційними (пошук, збір, передача, обробка, зберігання різноманітної науково-технічної, економічної, оперативно-виробничої інформації); логіко-розумовими (вироблення та прийняття управлінських рішень щодо різних питань); організаційними (підбір і розстановка кадрів, постановка завдань виконавцям, інструктаж, оперативне планування, організація трудових процесів, адміністративне Розпорядництво, диспетчеризація, координація, контроль виконання).

У залежності від кількості елементів в операціях та операцій в процедурах вони можуть бути простими і складними. Прості операції містять до 20 елементів, складні операції - 20-30 елементів, а процедури - 100-1000 операцій.

За ступенем повторюваності розрізняються операції, що повторюються (рутинні) і неповторні операції і процедури. Перші постійно виконуються працівниками управлінського апарату. Вони відносно легко піддаються виміру, аналізу, нормуванню і проектуванню. Наприклад, у структурі витрат робочого часу технічних виконавців такі операції та процедури займають до 80%. Це дозволяє здійснювати нормування праці даної категорії працівників, у праці яких велике місце займають повторюються процеси. Для діяльності фахівців і керівників усіх рівнів більш характерні неповторюваних (творчі) операції (процедури).

За рівнем механоозброєності розрізняють процедури ручні (виконуються без застосування оргтехніки), механізовані і автоматизовані (що виконуються за допомогою різних засобів обчислювальної та організаційної техніки).

За характером поєднання в часі управлінські операції і процедури поділяються на три основні типи: послідовні; паралельні і паралельно-послідовні

Сутність послідовного типу поєднання управлінських операцій полягає в тому, що кожна наступна операція починається тільки після завершення попередньої.

Паралельний тип характеризується одночасним виконанням різних операцій і процедур; він застосовується для прискорення процесу (наприклад, паралельна робота різних підрозділів підприємства над відповідними розділами п'ятирічного плану, техпромфінплану або річного звіту).

Паралельно-послідовний тип передбачає часткове суміщення суміжних операцій у часі і просторі (наприклад, керівник приймає рішення після візуального ознайомлення з інформаційним матеріалом, представленим виконавцем, якому може бути також доручено організовувати виконання рішення).

Основні параметри управлінських функцій, процедур та операцій

Кожна функція, процедура і операція мають три головні параметри:

1. Трудомісткість (Т)

2. Складність. (С)

3. Вартість. (В)

Трудомісткість – кількість робочого часу, необхідного для виконання управлінської функції (процедури, операції). Визначається в годинах. Трудомісткість конкретної функцій (Т_кфу) визначається як сума трудомісткості планування (Т_п),, організації, (Т_о) мотивації (Т_м) і контролю (Т_к)

Т_кфу = Т_п + Т_о + Т_м + Т_к

Складність - має три рівні, рівень складності визначається характером операцій, що виконуються:

• Високий рівень – характеризується перевагою творчої діяльності, включає дії, засновані на прийнятті нестандартних рішень.

• Середній рівень - характеризується перевагою логічних операцій.

• Низький рівень складності характеризується переважанням технічних операцій.

Для здійснення розрахунків вводиться чисельний еквівалент рівня складності: високий рівень – 3; середній рівень – 2; низький рівень – 1.

Складність конкретної функції менеджменту (С_кфу) визначається за наступною формулою:

С_кфу = (Т_п× С_п + Т_о×С_о + Т_м×С_м + Т_к×С_к) / Т_кфу

де С_п, С_о, С_м, С_к – чисельний еквівалент рівня складності кожної загальної функції менеджменту (планування, організації, мотивації, контролю)

Вартість - визначається на основі калькуляції всіх видів операцій, що складають конкретну функцію управління.

На побудову структури апарату управління суттєво впливають також наступні характеристики виконуваних функцій:

- Актуальність. Визначається значущістю, сучасністю, важливістю функції, що виконується. Цей параметр впливає на склад апарату управління. Виділяють три рівні актуальності: високий (2), середній (1), низький (0,5). Кожному відповідає коефіцієнт актуальності.

- Поєднуваність – можливість поєднувати у часі і просторі управлінські функції, операції та процедури.

- Насиченість. Визначається відношенням нормативної трудомісткості до реальної *100%. Насиченість має діапазон 50%-200%.

- Гнучкість. Виділяють три рівні: високий (2), середній (1), низький (0,5). Значення названих параметрів в тому, якщо їх не враховувати, то можуть виникнути протиріччя між функціональною і організаційною структурою.