2.2. Требования гост р 6.30 – 2003 к оформлению документов

Для оформления документов используются следующие реквизиты:

№ 01 – Государственный Герб Российской Федерации;

№ 02 – герб субъекта Российской Федерации;

№ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

№ 04 – код организации;

№ 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

№ 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

№ 07 – код формы документа;

№ 08 – наименование организации;

№ 09 – справочные данные об организации;

№ 10 – наименование вида документа;

№ 11 – дата документа;

№ 12 – регистрационный номер документа;

№ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

№ 14 – место составления или издания документа;

№ 15 – адресат;

№ 16 – гриф утверждения документа;

№ 17 – резолюция;

№ 18 – заголовок к тексту;

№ 19 – отметка о контроле;

№ 20 – текст документа;

№ 21 – отметка о наличии приложения;

№ 22 – подпись;

№ 23 – гриф согласования документа;

№ 24 – визы согласования документа;

№ 25 – оттиск печати;

№ 26 – отметка о заверении копии;

№ 27 – отметка об исполнителе;

№ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

№ 29 – отметка о поступлении документа в организацию,

№ 30 – идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм– левое; 10 мм– правое; 20 мм– верхнее; 20 мм– нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков– угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка.

2.3. Язык и стиль официальных документов

Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукцию, но не себестоимость).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».