8.2. Понятие юридической силы документа. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа

Для управленческих документов характерны следующие специфические признаки: авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение.

Юридическая сила - «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

К реквизитам, придающим документу юридическую силу, относятся:

• Подпись - проставляется собственноручно автором официального документа. Факсимильная подпись как аналог собственноручной подписи проставляется на копиях документа. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись.

• Печать - используется для заверения подписи должностного лица на наиболее важных и финансовых документах, свидетельствует о подлинности документа, о принадлежности документа к указанной на печати организации.

• Гриф утверждения - проставляется на организационных и некоторых других документах и придающий им нормативный или правовой характер.

• Дата документа – необходима для правовой оценки содержащейся в документе информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления.

Рис.1. Оттиск печати

8.3. Понятие «подлинник документа»

Основное различие между оригиналом и подлинником можно определить с помощью сравнения антонимических пар: оригинальный документ - копия, подлинный документ - подложный документ

Юридическая сила находится в прямой связи с управленческой ценностью документа, т.е. его значимостью для решения задач управления, реализаций функций и принятия решений.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник.

Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ».

Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или единичный экземпляр официального документа».

Другими словами, всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ — подлинником официального документа.

Подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями.

Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ — подлинником официального документа.

Рис. 2. Подлинный документ 70-х годов.

Как обнаружить иностранного шпиона.

Подлинники чертежей – это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.

«Подлинником документа на машинном носителе, - согласно ГОСТу, - является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма.

Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos – подлинный, исходящий из первоисточника), т.е. имеющие подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями – обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.

Р осархив впервые сделал достоянием общественности подлинные документы по катынской трагедии из так называемой «Особой папки №1» о расстрелянных в Катыни поляках. Все эти документы длительное время хранились в архивах.

Глава Росархива отметил, что еще есть люди, которые подвергают сомнению документы, «связанные с катынским преступлением, говорят, что это фальшивка, говорят, что такие документы сделаны по заказу и никакого не было, а расстреливали немцы».

«В этой связи принято решение о размещении на официальном сайте Федерального архивного агентства электронных образов, подлинников документов о Катыни, которые хранятся у нас, в Российском государственном архиве социально-политической истории», - добавил глава Росархива.