1. Постановка задачі

1. Поняття бази даних

База даних – впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовуються спільно та призначені для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД.

Головне завдання БД — гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином, БД складається з двох частин: збереженої інформації та системи керування нею.

Структуровані БД використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідношення між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.

2. Microsoft Access

8

Програма Microsoft Access - самостійний програмний продукт, що входить в професійний пакет програм Microsoft Office. Програма Access - зручний засіб для створення і експлуатації досить потужних баз даних без необхідності написання програмного коду, хоча в той же час вона має убудовані засоби програмування. До переваг СУБД Access слід також віднести інтегрованість з іншими програмами пакету Microsoft Office: Excel, Word та ін. Дані, створені в цих додатках, імпортуються та експортуються з однієї програми в іншу.

Основні компоненти MS Access:

• конструктор таблиць;

• конструктор екранних форм;

• конструктор SQL-запитів (мова SQL в MS Access не відповідає стандарту ANSI);

• конструктор звітів, що виводяться на друк.

Таблиця – це основний об'єкт бази даних, призначений для збереження даних.

Запит – вибирає дані з таблиць згідно з умовами, що задаються.

Форма – відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів, описаних користувачем. Форма дозволяє переглядати, редагувати та друкувати дані.

Звіт – відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна.

За допомогою програми Access можна:

• додавати нові дані до бази даних, наприклад новий предмет до інвентарного списку;

• редагувати наявні дані бази даних, наприклад змінювати поточне розташування предмета;

• видаляти відомості, якщо, наприклад, предмет було продано або списано;

впорядковувати та переглядати дані різними способами;

• спільно користуватися даними з іншими користувачами за допомогою звітів, повідомлень електронної пошти, інтрамережі або Інтернету.

9

Запуск програми Access здійснює команда Пуск, Програми, Microsoft Access.

Файл бази даних, створений в програмі версії 2007/2010, має значок у вигляді листа паперу з зображенням букви А і розширення * .accdb (Access data base), а в версії 2003 - * .mdb (Microsoft data base).

Створити новий файл програми Microsoft Access можна в будь-якій відкритій папці Windows командою Файл, Створити і вибрати відповідну програму.

Типова структура інтерфейсу. При роботі з додатком на екран виводиться робоче поле, що містить заголовок програми з традиційними кнопками управління вікном Windows. Вікно програми включає наступні вкладки і команди.

• Файл. Команди створення, відкриття, збереження, закриття, друку файлу бази даних, а також її експорту і імпорту.

• Головна. Копіювання, видалення, вставка фрагментів бази даних, операції з буфером обміну і ін.

• Вид. Команди вибору об'єкта і виду.

• Вставка. Вставка в базу даних нових таблиць, запитів, форм, звітів та інших складових бази даних.

Робота з будь-якими об'єктами програми починається з вікна База даних,що виводиться в допоміжній області управління. Вікно включає рядок заголовка з традиційними кнопками управління, рядок командних кнопок і робоче нулі. На лівій панелі робочого нуля зосереджені елементи керування для виклику об'єктів програми. База даних Access включає наступні типи об'єктів:

• • Таблиці - основні об'єкти бази даних. У них зберігаються дані.

• • Запрошення - спеціальні структури, призначені для обробки даних, що зберігаються.

• • Форми - зручний для користувача інтерфейс для введення даних в таблицю, їх виправлення і перегляду.

• 10

  • Звіти - підготовлені для виведення на екран і друк форми, складені на основі інформації, що зберігається в таблицях або запитах.

• • Сторінки - сторінки для віддаленого доступу до даних через корпоративну мережу або Інтернет.

• • Макроси - набори послідовностей внутрішніх команд.

• • Модулі - програмні коди, створені засобами мови Visual Basic for Application.

Три командні кнопки Відкрити ,Конструктор, Створити служать для вибору режиму роботи з базою. КнопкиСтворити і Конструктор призначені для проектування бази даних, а кнопка Відкрити- для її експлуатації. Проектування бази даних за допомогою кнопки Створити відповідає її назві і служить для створення нових об'єктів. Кнопка Конструктор відкриває структуру обраного об'єкта і дозволяє її редагувати і створювати елементи управління. Кнопка Відкрити відкриває обраний об'єкт і дає можливість відредагувати записи і створити нові.