7. Системный подход. Организация как открытая система. Ситуационный подход. Связь организации с внешней средой

Организацию рассматривают как открытую систему.

Система - набор взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, организованных в единое целое.

Закрытые системы - системы, которые не подвержены влиянию среды, в которой они существуют, и не взаимодействуют с ней.

Открытые системы - системы, которые динамически взаимодействуют со средой, в которой они находятся.

Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем.

Подсистема – набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (экономическая, организационная, техническая подсистемы).

Большие системы (БС) – системы, представляемые совокупностью подсистем постоянно уменьшающегося уровня сложности вплоть до элементарных подсистем, выполняющих в рамках данной большой системы базовые элементарные функции.

Система обладает рядом свойств.

Свойства системы – это качества элементов, дающие возможность количественного описания системы, выражения ее в определенных величинах.

Базовые свойства систем сводятся к следующему:

– система стремится сохранить свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации – законе самосохранения);

– система имеет потребность в управлении (существует набор потребностей человека, животного, общества, стада животных и большого социума);

– в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств своих элементов). Например, при коллективной работе у людей может возникнуть идея, которая бы не пришла в голову при индивидуальной работе; коллектив, созданный педагогом Макаренко из беспризорных детей, не воспринял воровства, матерщины, беспорядка, свойственных почти всем его членам.

Помимо перечисленных свойств большие системы обладают свойствами эмерджентности, синергичности и мультипликативности.

Свойство эмерджентности – это 1) одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее, что целевые функции отдельных подсистем, как правило, не совпадают с целевой функцией самой БС; 2) появление качественно новых свойств у организованной системы, отсутствующих у ее элементов и не характерных для них.

Свойство синергичности – одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее однонаправленность действий в системе, которое приводит к усилению (умножению) конечного результата.

Свойство мультипликативности – одно из первично-фундаментальных свойств больших систем, означающее, что эффекты, как положительные, так и отрицательные, в БС обладают свойством умножения.

Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Сторонники ситуационного подхода старались выявить взаимосвязь между организационными подразделениями и между организацией и внешней средой. Они пытались определить, как организация будет действовать в той или иной ситуации.

Британский социолог Дж. Вудворд занималась исследованиями влияния технологий на различные организационные процессы и характеристики. Вудворд проводила интервью, опросы и анализ документации более 100 компаний.

Целью исследований Дж. Вудворд было выявление различия между организационными структурами и процессами. В ходе изучения организаций было обнаружено, что количество уровней управления в организациях колебалось от 2 до 12, охват контролем высшего руководства составил от 2 до 18 менеджеров, охват контролем нижнего уровня управления варьировался от 20 до 90 сотрудников.

На основе проведенных исследований был сделан вывод, что структура организации не зависит от ее размера и от того, к какой отрасли она относится. Вудворд разделила организации на группы исходя из используемого производственного процесса:

– I группа – организации, производящие единичную специализированную продукцию или производящие продукцию малыми партиями;

– II группа – организации, производящие широкомасштабную и массовую продукцию;

– III группа – организации с непрерывным процессом производства.

Охват контролем низового уровня менеджмента при штучном производстве составил приблизительно 2130 работников, при массовом производстве – 41–50, а при непрерывном – 11–20 работников. Это объяснялось тем, что при массовом производстве отсутствует необходимость постоянного контроля, ввиду того что все действия исполнителей определены и стандартизированы. Цена ошибки исполнителя невелика. В непрерывном производстве цена ошибки гораздо выше, поэтому возрастает нагрузка на низший уровень менеджмента, так как требуется больший контроль над работой подчиненных и технологических систем. В штучном производстве каждый исполнитель сам несет ответственность за свою работу, облегчая задачи менеджмента. Но при штучном производстве повышаются требования к качеству производимой продукции, что приводит к необходимости постоянного контроля со стороны менеджмента.

Вудворд и ее коллеги описали свойства эффективных организаций в зависимости от особенностей производственного процесса. Они установили, что количество уровней управления в организации связано с производственно-технологическими процессами. Чем более сложные технологические процессы использовались в организации, тем более многочисленным был ее управленческий персонал.

Были обнаружены отличия и в оперативной деятельности организаций в зависимости от используемого ими технологического процесса. Эффективные организации, занимающиеся штучным и непрерывным производством, характеризовались отсутствием ограничений в рабочих заданиях, отсутствием строгих правил, делегированием полномочий и ответственности на нижестоящие уровни организации. Наиболее эффективными организациями среди занимающихся массовым производством оказались те из них, которые придерживались четкой специализации труда, жесткого контроля и строго определенных линий власти.