Сводные таблицы

Сводная таблица (сводный отчет) - это пользовательский интерфейс для отображения многомерных данных. С помощью данного интерфейса можно группировать, сортировать, фильтровать и менять расположение данных с целью получения различных аналитических выборок. Обновление отчета производится простыми средствами пользовательского интерфейса, данные автоматически агрегируются по заданным правилам, при этом не требуется дополнительный или повторный ввод какой-либо информации. Интерфейс сводных таблиц Excel является, пожалуй, самым популярным программным продуктом для работы с многомерными данными. Он поддерживает в качестве источника данных как внешние источники данных (OLAP-кубам и реляционным базам данных), так и внутренние диапазоны электронных таблиц. Начиная с версии 2000 (9.0), Excel поддерживает также графическую форму отображения многомерных данных – сводная диаграмма (Pivot Chart).

Реализованный в Excel интерфейс сводных таблиц позволяет расположить измерения многомерных данных в области рабочего листа. Для простоты можно представлять себе сводную таблицу, как отчет, лежащий сверху диапазона ячеек (на самом деле есть определенная привязка форматов ячеек к полям сводной таблицы). Сводная таблица Excel имеет четыре области отображения информации: фильтр, столбцы, строки и данные. Измерения данных именуются полями сводной таблицы. Эти поля имеют собственные свойства и формат отображения.

Еще раз хочется обратить внимание, что сводная таблица Excel предназначена исключительно для анализа данных без возможности редактирования информации. Ближе по смыслу было бы повсеместное употребление термина «сводный отчет» (Pivot Report), и именно так этот интерфейс и назывался до 2000го года. Но почему-то в последующих версиях разработчики от него отказались.

Для создания сводной таблицы нужно перейти на вкладку «Вставка», где в группе «Таблицы» выбрать команду «Сводная таблица» (рис. 4).

Рис.4. Создание сводной таблицы.

Далее в появившемся окне в поле «Выбрать таблицу или диапазон» автоматически выберется вся ваша таблица. Если нужно выбрать только часть таблицы для анализа, то нажмите кнопку в конце строки ввода и мышкой выделите нужную часть таблицы. Обратите особое внимание на то, что верхняя строка выделенного диапазона обязательно должна содержать названия столбцов, т.к. она не будет обрабатываться как данные, а определит будущие названия полей, по которым будет происходить формирования отчета «Сводной таблицы». После выделения нажмите на кнопку в конце строки ввода еще раз. Далее «ОК» (рис. 5).

Рис.5. Выбор диапазона данных для создания сводной таблицы.

Теперь у вас откроется новый лист, в котором и будут формироваться отчеты Сводной таблицы. В левой части листа формируется сам отчет, а в правой список полей Сводной таблицы и параметры формирования отчета. В списке полей (рис. 6) выберите те, по которым вам нужен отчет, а в нижней части мышкой поместите поля в нужные области в нужном порядке (вначале можно проиграться с полями, перетаскивая их в разные области и следя за изменением отчета в левой части экрана).

Рис. 6. Список полей сводной таблицы

На рис. 7 формируется отчет с суммой продаж по городам и по товарам в каждом городе [18].

Рис. 7. Сводный отчет с суммой продаж по городам и по товарам в каждом городе