Глава 2. Технология работы с информационно-поисковыми справочниками в архивных учреждениях и архивах

1. Общие положения информационно-поисковых справочников

Без сомнения, каждому сотруднику службы ДОУ, независимо от занимаемой им должности, приходилось получать или самостоятельно заниматься составлением документов, носящих информационно-справочных характер. Поскольку такие документы широко распространены в любой организации, каждому необходимо ознакомиться с правилами их составления и оформления.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам, является видом научного труда, направленного на обеспечение необходимой документной информации и представляющего собой раскрытие состава и содержания документов, способствующего их улучшенному учёту сохранности, поиску и подбору для использования. Для всех видов работы научно-справочного аппарата есть связь между собой поисковыми данными документов. Эту связь помогают определить информационно-поисковый вид архивных справочников. Все архивные справочники описывают документную информацию и делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся описи, каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги. Два подразделения справочников, на обязательные и дополнительные, основываются на общих принципах построения научно-справочного аппарата, на которых технология поиска информации входит в состав системы научно-справочного аппарата, поэтому различные виды справочников взаимодействуют и взаимодополняют информацию, описывающую на разных уровнях первичную информацию, также в них информация не повторяется и не дублируется. В различных справочниках должна присутствовать преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и государственных архивов и единство методики создания НСА с обеспечением унификации методики составления каждого вида справочника

2. Описание справочников

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

Трудно не согласится с тем, что не одно предприятие не сможет работать, хотя бы без одного справочника, а справочник и есть научно-справочный аппарат, из которого вытекают два звена справочников: первый - по учету документов, второй - по содержанию документов.

Все справочники, создаваемые в архивных учреждениях и делопроизводстве организаций являются неоценимыми помощниками в поиске документной информации.

1. Алфавитный указатель

В Мировых судьях судебного участка №5 Кировского района г.Перми с каждым последующим документом необходимо создавать дела - для дальнейшего пользования, так как в него прикрепляются все документы, относящихся к конкретному делу и конкретным людям. В конце делопроизводственного года насчитывается неимоверное количество дел, из них чаще всего большую часть составляют незаконченные, неисполненные и неотмененные дела, а это следует, что именно эти дела сотрудники аппарата мирового судьи чаще используют в работе. Для хранения дел на участке мировых судей выделено отдельное помещение. Все дела группируются по видам: гражданские, судебные, административные, уголовные. Месторасположения дел зависит от их вида.

По каждому виду дел в начале года создается алфавитный указатель – справочник, представляющий собой систематизированную информацию о людях или объектах, о которых содержатся сведения в архивных документах с указанием их поисковых данных. На судебных участках указатель составляется по алфавитному признаку, в него вносятся фамилия, имя и отчество ответчиков, номера дел. Как известно, алфавитный указатель является самым распространенным видом, поскольку принцип расположения рубрик в нем наиболее прост и удобен для поиска.

Кроме того, такой указатель не требует особых усилий к его созданию, своевременное внесение данных позволяет увеличить скорость и качественную работу с делами.

При составлении алфавитных справочников на лиц необходимо выполнять ряд требований:

1. построение указателя должно проводиться в строгом соответствии с выбранным принципом расположения рубрик и подрубрик;

2. соблюдение единообразия редакционно-технического и художественно-полиграфического оформления;

3. использование минимального число знаков препинания во избежание перегрузки указателя знаками и пестроты, затрудняющей работу с указателем.

Таких видов справочников у каждого сотрудника аппарата мирового судьи находится несколько.

Рассмотрим алфавитный указатель на лиц по гражданским делам. (Приложение 6).

Его структура достаточно проста, текст представлен в виде таблицы, информация в таблице легче воспринимается, тем более в ней минимальное количество столбцов (всего 2) и минимальное количество информации о деле. В графу 1 вносится фамилия и инициалы гражданина, во 2 - номер дела, например 2-16/14 ПП: первая цифра обозначает вид дела( в данном случае 2 - гражданское дело или судебный приказ), вторая цифра - номер дела. Ее нужно брать с обложки дела, если по какой-то причине не проставлен номер дела на обложке, то нужно посмотреть в судебном приказе, который обычно находится в конце дела. Цифра после косой черты означает годом создания дела. В некоторых делах встречается буквенный указатель. Он ставится в том случаем, если гражданские дела являются судебными приказами. Если гражданские дела выделены в самостоятельные дела, то буквенных обозначений не ставится.

В номере дела ставится 2 буквы, они означают направление информации в деле, например ПН – приказы налоговой инспекции, ПЖ – приказы жилищной службы и т.д.

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

Алфавитный указатель формы ведется на каждое привлеченное лицо.

Алфавит, то есть буквы справа, расположенные в алфавитном порядке вырезаются по трафаретному принципу. Каждая буква точно должна следовать одна под другой. Этот алфавит позволяет быстро и точно найти нужную фамилию привлеченного лица, затем номер дела, и следовательно, само дело.

Описанием алфавитного указателя на лиц в судебном участке проводится на уровне единицы хранения.

Основные принципы описания на уровне единицы хранения являются: соответствие информации уровню единицы хранения; взаимосвязь и взаимодополняемость информации; недублированность информации;

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных документов, которые помещаются в соответствующие базы данных интегрированной информационной системы в судебной архивной отрасли. Полученная совокупность данных используется в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата ПИ «АМИРС», который определяется в Регламенте использования автоматизированной системы судебного делопроизводства ПИ «АМИРС», утвержденном приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края.

Алфавитный указатель на лиц является необходимым элементом для обеспечения удобства работы по обращениям сотрудников участка мировых судей Кировского района г.Перми.