Глава 3. Законы, стандарты, правила, инструкции, определяющие порядок делопроизводства и архивного хранения документов

Важным законодательным актом является Закон Республики Беларусь

от 10 ноября 2008 г. «Об информации, информатизации и защите информации». Этот закон регулирует общественные отношения, возникающие

при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении, представлении информации, а также пользовании информацией, при создании и использовании информационных технологий, информационных систем и информационных сетей, формировании информационных ресурсов, при организации и обеспечении защиты информации. Закон содержит также определения ряда базовых терминов, применяемых в документоведении и смежных с ним дисциплинах, таких как информация, документированная информация, защита информации и др. [12]

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Инструкция по делопроизводству определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит главы: «Документирование управленческой деятельности», «Бланки документов. Угловой штамп», «Оформление реквизитов документов», «Требования к текстам документов», «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств», «Оформление отдельных видов документов», «Организация работы с документами», «Контроль исполнения документов и поручений», «Составление номенклатуры дел», «Формирование дел», «Экспертиза ценности документов», «Оформление дел», «Составление описей дел», «Передача дел в архив организации», «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения», «Оперативное хранение документов», «Особенности работы с документами в электронном виде». На основании Инструкции по делопроизводству должны разрабатываться инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, имеющие типовой или примерный характер, а также

индивидуальные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации [3], [21].

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [27] и Методические указания по его практическому применению (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41). Эти документы устанавливают состав постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке и обработке организационно-распорядительной документации, определяют правила их оформления, порядок расположения в документе и др. [22]

СТБ 6.38-2004 как самостоятельный документ входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации

(УСОРД) (утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25, с изменениями и дополнениями от 24 марта 2008 г. № 16).

УСОРД является методическим документом. Она включает в себя альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», пояснительную записку по его применению [25].

При изготовлении бланков документов и их использовании организациям государственной формы собственности наряду с Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 необходимо также руководствоваться

Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь» и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке

изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Эти документы определяют

порядок оформления, изготовления, использования, хранения и списания гербовых бланков.

Порядок обращения с гербовыми печатями закреплен в Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждена постановлением

Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12 июня 2009 г. № 189) [22].

Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143). В Правилах сформулированы

требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности

документов, этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи на хранение в архив организации и в государственный архив, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации [20].

При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (типовые перечни). В настоящее время в Республике Беларусь действует один типовой перечень, на основании которого следует составлять номенклатуру дел  Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 140) [18].

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности

государственных органов, иных государственных организаций, а также в процессе деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, определяются в соответствии с разрабатываемыми ими перечнями документов с указанием сроков хранения. В этих перечнях отражаются специфические, т. е. присущие определенной ведомственной (отраслевой) системе, функции государственных органов и подчиненных им организаций, в связи с чем такие перечни получили название ведомственных.

Перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций с указанием сроков хранения могут разрабатывать также негосударственные организации [22].

Ряд нормативных правовых актов регламентирует вопросы работы с отдельными категориями документов и дел. В частности, видовой состав, порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» и Положением о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359) [9].

Виды технических нормативных правовых актов, требования к их разработке, юридической силе и порядку применения определены Законом Республики Беларусь от 5 января 2004 г. «О техническом нормировании и стандартизации». Технический кодекс установившейся практики ТКП 1.2-2004 (04100) «Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки государственных стандартов» устанавливает особые требования не только к порядку разработки, но и оформления государственных стандартов Республики Беларусь [22].

Работа с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями) регламентируется Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. «Об обращениях граждан и юридических лиц» (изм. 2015 г.), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» [13], Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786) и др. [19]

Ведение личных дел работников осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2) [22].

В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и автоматизированные системы обработки документации и информации. Работа с электронными документами регламентируется в первую очередь Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Этот закон определяет сферу обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к нему, его структуру, способы придания ему юридической силы и др. [17]

Нормы закона дополняет Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения». Стандарт определяет общие требования к созданию электронных документов, принципы планирования его жизненного цикла, правила идентификации и удостоверения подлинности, защиту электронного документа, порядок внесения изменений, правила учета и хранения электронных документов в ведомственном архиве и их передачи на государственное хранение [2], [22].

Вопросы комплектования архивов организаций документами в электронном виде и информационными ресурсами, а также их передачи на постоянное хранение решаются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 120) [15], Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 121) [14].

Важнейшими техническими нормативными правовыми актами являются Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные

положения» [22], Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» [26], Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1] и прочие.

Таким образом, в Республике Беларусь создана широкая нормативная база для регламентации единой системы организации делопроизводства.