Минимальный набор типовых операций с текстом

Ведение архива текстов

Использование ПК для подготовки текстовых документов ставит перед пользователями задачу создания и ведения архива текстов на магнитных дисках. Ведение архива включает в себя операции:

· просмотр оглавления архива;

· чтение текстов из архива;

· запись текстов в архив;

· копирование текстов;

· переименование текстов;

· удаление текстов.

В этом наборе операции чтения и записи выполняются как правило в самом редакторе, а остальные операции - с помощью средств операционной системы, к примеру - программой ПРОВОДНИК системы Windows.

Минимальный набор типовых операций включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.

ОПЕРАЦИИ, ПРОИЗВОДИМЫЕ НАД ДОКУМЕНТОМ В ЦЕЛОМ:

· создание нового документа - присвоение документу уникального имени и набор всœего текста документа;

· загрузка предварительно созданного документа в оперативную память;

· сохранение документа - копирование документа из оперативной памяти во внешнюю;

· удаление документа - удаление созданного или загруженного документа с экрана;

· распечатка документа - создание твердой (бумажной) копии документа.

ОПЕРАЦИИ, ПРОИЗВОДИМЫЕ НАД АБЗАЦАМИ ДОКУМЕНТА:

· установка границ абзацев и абзацных отступов с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

· выравнивание: четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).

· включение переноса слов. В обычном режиме слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придает элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к крайне важно сти удаления дефисов при повторном форматировании текста документа. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слоги и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.

ОПЕРАЦИИ, ПРОИЗВОДИМЫЕ С ФРАГМЕНТАМИ ТЕКСТА:

· выделение фрагмента

· перемещение

· копирование

· удаление

· шрифтовое выделение

КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК И ЗАМЕНА. Один из видов поиска - по месту - состоит в предварительной разметке текста͵ это удобно при работе, требующей многократного обращения к определœенным местам документа. Для такого поиска используются, по аналогии с закладками в обычной книге, команды типа "создать закладку", "найти нужную закладку", "убрать закладку". Такие "закладки" чаще всего обозначаются цифрами или буквами алфавита.

Другой вид поиска - по образцу - состоит по сути в том, что задается некоторый образец (символ, слово, группа слов или цепочка символов) и подается команда поиска. Текстовый редактор начинает просмотр документа. Просмотр приостанавливается каждый раз при обнаружении заданного образца, на экран выдается соответствующий фрагмент текста и пользователь может совершить нужные операции. Далее можно подать команду на продолжение или прекращение поиска.

Команда замены служит для замены одного контекста на другой. Перед подачей задаются образец поиска и образец для замены. Команда может выполняться как по всœему тексту, так и по его выделенному фрагменту.

Команда замены часто имеет разные режимы выполнения:

· Одноразовая и глобальная замена. Режим одноразовой замены прекращает поиск после нахождения первого заменяемого элемента. Глобальная замена заменяет всœе вхождения заменяемого элемента.

· Автоматическая и ручная замена. Режим ручной замены требует подтверждения пользователя на замену после нахождения каждого заменяемого элемента. Автоматический режим такого подтверждения не требует.

· Чувствительность и нечувствительность к строчным и прописным символам. При выборе режима, чувствительного к строчным и прописным символам, регистр, в котором отображен заменяемый элемент, имеет значение при его поиске. Иными словами, в случае если вы задали заменяемый элемент как ibm, текстовый процессор не обратит внимания на встретившееся ему в тексте слово IBM.

· Направление поиска. Обычно команда поиска и замены реализует поиск, начиная от позиции текста͵ занимаемой в настоящее время курсором, и до конца документа. У ряда текстовых процессоров направление поиска можно изменить на обратное. В ряде текстовых процессоров (к примеру, Word) с помощью специальных символов реализуется язык запросов, дающий возможность осуществлять контекстный поиск по сложным критериям.

ОПЕРАЦИИ СОХРАНЕНИЯ. Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. К примеру, в текстовом процессоре Word документу присваивается тип .DOC. Большинство текстовых процессоров используют следующие три операции сохранения данных.

· Сохранить и продолжить редактирование. Эта операция выполняется периодически, гарантируя сохранность более свежей копии создаваемого документа на случай возможной его утраты.

· Сохранить и выйти. Мы используем эту операцию для сохранения отредактированного документа и выхода в операционную систему.

· Выйти без сохранения. Эта операция позволяет выйти в операционную систему без сохранения документа͵ с которым работали.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние должна быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.

ПРОВЕРКА ПРАВОПИСАНИЯ СЛОВ И СИНТАКСИСА. Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами (Speller checker), которые бывают автономными, к примеру Орфо, либо встроенными в текстовый процессор.  Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:

· провести исправление;

· игнорировать ошибку;

· добавить данное слово во вспомогательный словарь.

СЛОВАРЬ СИНОНИМОВ. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения. Его использование чрезвычайно просто. Наведите курсор на интересующее вас слово и введите команду просмотра словаря синонимов. Текстовый редактор выдаст на экран несколько синонимов. Выберите тот, который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ.

УСТАНОВКА ОБЩИХ ПАРАМЕТРОВ СТРАНИЦЫ. Различают логическую и физическую страницы, физическая страница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин "размер бумаги") обычно имеет некоторый стандартный размер, к примеру 210х297 мм (формат А4), а логическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ. Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков на строке), а с другой - разреженностью строк (интервалом между строками). В случае если вы собираетесь работать с двойными листами, конвертами или наклейками, вам следует установить новые размеры физической страницы.

Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Номера страниц проставляются в колонтитуле.

Колонтитулом принято называть заголовочное данное, помещаемое в начале или конце каждой страницы документа. Колонтитулы обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ И СТИЛЕЙ. Для унификации структуры и внешнего вида документов используются шаблоны. Шаблоном называют специальный вид документа͵ представляющий основные средства формати­рования создаваемого документа.

Шаблон как понятие включает в себя ряд элементов:

· текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;

· стили;

· элементы автотекста;

· макрокоманды;

· панели инструментов;

· набор меню и "горячих клавиш".

Шаблон можно считать своего рода пустым документом с заданными свойствами, который "накладывается" на создаваемый документ (или на базе которого строится новый документ). Задаются как свойства собственно документа͵ так и свойства и способы работы с документом. Наличие шаблона облегчает создание, редактирование и оформление документа͵ позволяет сравнительно просто создавать однотипные документы.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Стиль имеет имя, задавая ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ пользователь задает определенный набор параметров форматирования, собранных вместе.

Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу оформления и изменения вида документа͵ обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования.