16 Основные элементы excel

Открыв Excel, вы увидите окно пустого документа, в которое можно вводить различные данные. Документом (т.е. объектом обработки)Excelявляется файл с произвольным именем и расширением.xls.В терминахExcelтакой файл называется рабочей книгой. В каждом файле.xls может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, и каждая из них называется рабочим листом. Чтобы упростить изложение, будем считать, что вы работаете только с одним рабочим листом, и для вас понятие рабочего листа совпадает с понятием «документ». В дальнейшем тексте термины «рабочий лист» и «электронная таблица» будем считать синонимами.

В представлении пользователя электронная таблица Excelсостоит из 16384 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавитаA,B, …,Z,AB, …IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы –ячейка. Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например,A1,F5,C20,AA3 и т.д.). В любую ячейку можно ввести исходные данные – число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

На рабочий лист можно наложить графический объект (например, рисунок, фотографию и т.д.) и диаграмму.

Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации, однако на практике мы работаем обычно лишь с верхней левой частью таблицы.

17 Типы данных в excel

Текстовый тип (Текстовый тип данных в Excel) – представляет информацию как текст (строка). Если число записано в ячейку с данным типом, то приложение считает его строкой. Хотя с ним можно будет провести операции вычисления, применить его как число в некоторых функциях будет невозможно.

Числовой тип (Числовой тип данных в Excel) – определяет информацию как число, вследствие чего с ним можно проводить любые вычисления и применять математические функции. Также в приложение Excel предлагает различные виды отображения подобного рода информации.

Формат даты и времени (Типы данных дата и время в Excel) – представляет информацию либо как дата, либо как время, либо дата и время. По своей сути тип даты и времени является всего лишь удобным способом представления числовой информации и поэтому позволяет проводить математические операции с ним. Данный тип не может быть отрицательным.

Общий формат данных – используется, когда формат не установлен. Программа сама определит, к какому формату относить те или иные данные/

18 Ввод данных в ячейку. Редоктирование данных в ячейке

ВВОД ДАННЫХ

Выделить ячейку.

Набрать данные.

Нажать <Enter>.

В ячейку могут быть записаны данные следующего типа: ЧИСЛА; ФОРМУЛЫ; ТЕКСТ.

РЕДАКТИРОВАНИЕ

При вводе данных вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один — два символа, то целесообразнее отредактироватьсодержимое ячейки.

ПРАВИЛА РЕДАКТИРОВАНИЯ

Если ошибка допущена в тексте, то ее исправление сводится к тому, чтобы поставить текстовый курсор перед неправильно набранным символом и исправить его.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, поэтому Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли Вам это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован Вами. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКА / ЧИСЛО.

Если при вводе формул вы забыли поставить знак “=”, то все, что вы набрали запишется в клетку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока Вы ее не исправите.