Анализ поглотителей времени студента
Время начала |
Время окончания |
Интервал |
Вид деятельности |
6.00 |
6.15 |
15 мин. |
Насильственное пробуждение меня |
6.15 |
6.25 |
10 мин. |
Умывался, одевался |
6.25 |
6.39 |
14 мин. |
Завтракал. «Схватил бутерброд на бегу» |
6.39 |
7.05 |
26 мин. |
Проверил электронную почту, «вылетая из дома» |
7.05 |
8.45 |
1ч.40 мин. |
Очень быстро побежал в академию |
8.45 |
10.00 |
1ч.15 мин. |
Осознал, что можно было и не бежать — забыл, что первой пары сегодня нет. Бестолково толкался перед дверью. Курил |
10.00 |
11.20 |
1ч.20 мин. |
Крайне интересная лекция о необходимости сдать курсовик в этом десятилетии. Практикум. Доказал, кто лучше всех решает задачки по экономике! |
11.20 |
11.30 |
10 мин. |
Пил кофе, курил. Поболтал с ребятами, узнал про курсовик |
11.30 |
12.50 |
1ч.20 мин. |
Третья пара. Слушал лекцию, конспектировал |
12.50 |
13.00 |
10 мин. |
Пошел в кафе перекусить |
13.00 |
13.25 |
25 мин. |
Поел как-то так |
13.25 |
13.46 |
21 мин. |
Просто сидел в кафе |
13.46 |
13.49 |
3 мин. |
Пытался дозвониться до начальства, узнать, надо ехать на работу или нет. Не дозвонился |
13.49 |
15.04 |
1ч.15 мин. |
Все-таки решил поехать. Дорога до работы |
15.04 |
15.33 |
29 мин. |
Пришел, переоделся, спустился на инструктаж |
15.33 |
15.58 |
25 мин. |
Ждали инструктаж, курили. Не дождались. Пошли в столовую пить чай |
15.58 |
16.24 |
26 мин. |
Пили чай, болтали |
16.24 |
16.47 |
23 мин. |
Сидел на лавочке во дворе (страдал фигней) |
16.47 |
18.00 |
1ч.13 мин. |
Ура! Работа! Пришла фура, менеджер отдела снабжения попросил разгрузить. Грузили. Уронили пару коробок, было весело |
18.00 |
19.30 |
1ч.30 мин. |
Пришел начальник, дал ценные указания. Работал с базой данных в Access |
19.30 |
19.42 |
12 мин. |
Электронная почта |
19.42 |
19.56 |
14 мин. |
Чатился на форуме. Пришел начальник |
19.56 |
20.17 |
21 мин. |
ICQ (можно не писать, с кем переписывался?) |
20.17 |
20.28 |
11 мин. |
Быстро собрался домой |
20.28 |
21.55 |
1ч.27 мин. |
Дорога домой |
21.55 |
22.30 |
35 мин. |
Ужинал |
22.30 |
23.57 |
1ч.27 мин. |
Call of Duty |
23.57 |
00.42 |
45 мин. |
Вспомнил про курсовик. Попытался работать над курсовиком + читал новости в Интернете |
00.42 |
00.53 |
11 мин. |
Проверял почту |
00.53 |
01.15 |
22 мин. |
Пил чай, курил |
01.15 |
01.36 |
16 мин. |
Смотрел на монитор, понял, что хочу спать. Выключил компьютер. Пошел в душ |
01.36 |
|
|
Лег спать |
Выполните задания.
Проанализируйте «фотографию дня» студента.
Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
Предложите свои улучшения по организации деятельности студента,
Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Для справки Сумму длительностей всех полезных работ А.А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто», по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух велечин дает первый показатель качества – количество «отколов времени» за день. Отношение времени «нетто» к времни «брутто» дает второй показатель – своеобразный «коэффециент полезного действия», полезного использования времени. Архангельский Г.А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы
Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:
Формула для расчета коэффециента полезного использования времени:
|
Задача
В течение четырех дней проведите полный хронометраж времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
выявите свои поглотители:
используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени вдень «съели» поглотители;
используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Для справки Сумму длительностей всех полезных работ А.А. Любищев называл «время нетто», а длительность всего периода учета – «время брутто», по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух велечин дает первый показатель качества – количество «отколов времени» за день. Отношение времени «нетто» к времни «брутто» дает второй показатель – своеобразный «коэффециент полезного действия», полезного использования времени. Архангельский Г.А. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы
Формула для подсчета времени, потраченного непродуктивно:
Формула для расчета коэффециента полезного использования времени:
|
Задача
Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.
Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают... А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило — бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так в 1910 г. Дэвид Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную €1 млн.
Ответьте на вопросы:
Что помогло Кертину сделать свое открытие?
К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ.
Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин. Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление. Уолли Амос и его бисквиты быстро стали широко известными. За пять лет он открыл сеть своих магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях.
Ответьте на вопросы:
Что помогло Амосу начать и развить свое дело?
К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.
Задача
Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
Цель |
Показатель |
Хочу меньше смотреть телевизор |
|
Давно хочу прочитать книгу Ильфа и Петрова «12 стульев», но руки не доходят |
|
Хочу меньше опаздывать |
|
Хотелось бы меньше времени тратить на дорогу |
|
Найти бы время освоить PowerPoint |
|
Хорошо бы еще написать курсовик |
|
Давно мечтаю заняться восточными единоборствами |
|
Задача
Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.
Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.
Звонил рассерженный клиент: не получил заказ в срок. Надо бы ему перезвонить, выяснить все вопросы, успокоить. Материалы к выставке нужно готовить: открытие через две недели, а ни слайдов, ни текста для рекламных буклетов еще нет. Да и насчет полиграфии пора бы озадачиться, позвонить и заказать изготовление материалов — календарики всякие, листовки, буклеты, сувениры, плакаты, а то, как всегда, в последний момент спохватимся, и опять — голый стенд и две жалкие листовки. Позор!
На 13.00 назначены переговоры с поставщиком — это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе — так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало а 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну, это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам... Л ведь это потенциальная прибыль фирмы.
Ну вот, позвонила секретарь — через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?
Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?
Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.
Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? Ответы подкрепляйте ссылками на материал главы.
Задача
Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.
В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и те, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.
Ответьте на вопросы.
Что повлияло на крах одних компаний и успех других?
К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.
Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и “бессмысленное чтение книг”. Он считал своих служащих “помощниками”. Если “помощник” осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, - в конце концов подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на рынке резко сократился, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10% автомобильного рынка.
Ответьте на вопросы.
Что повлияло на изменения положения компании Форда?
К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.
Задача
Прочитайте приведенные ниже формулировки задач.
Зайти в спортзал.
Институт, замет.
Найти ключи от квартиры.
Позвонить клиенту.
Поговорить с Ивановым.
Лекция.
Оформить титульный лист для реферата.
Обсудить проект с командой.
Составить план действий на завтра.
Задание по тайм-менеджменту.
Собеседование в 14.00.
Отдать CD-диск соседу.
Пообедать.
Почта. Папка «Входящие».
Проектная работа.
Вопросы по диплому.
Договориться о времени консультации с преподавателем.
Решить пять трудных задачек по математике.
Мобильный. Деньги.
Работа, резюме, агентство.
Выполните следующие задания.
Разделите лист бумаги на две части.
В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме? Подкрепите свой ответ ссылками на текст главы.
Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.
Задача
Выделите свои типовые личные контексты (от пяти до семи). Запишите их. Составьте список задач под каждый контекст. Запишите их.
Задача
Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно.
Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике.
Составить список жестких задач.
Отметить свои личные контексты.
Составить список гибких задач.
Перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка.
Заполнить пустое пространство между жесткими задачами.
Определить время исполнения для всех задач на день.
Построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами.
Выделить из списка приоритетные задачи.
Разбить приоритетные задачи на подзадачи.
Забюджетировать время для приоритетных задач.
Определить время на выполнение жестких задач в размере 80% от рабочего дня
Задача
Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде.
План достижений |
|||||
Ключевая область жизни |
Цель |
Важность |
Срок (год) |
Действия (тактические цели) |
Срок (год) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задача
Запланируйте с помощью двухмерного графика долгосрочный проект (ремонт квартиры, строительство дачи, изучение иностранного языка), рассчитанный на год, и заполните соответствующую пустографку.
-
Подзадачи
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Январь
Февраль
Задача
Запланируйте с помощью двухмерного графика небольшое мероприятие сроком на одну-две недели (подготовка презентации новой продукции у клиента, подготовка к выставке, разработка нового рекламного буклета). Назначьте исполнителей для каждой задачи, заполнив соответствующую пустографку.
-
Задача
Исполнитель
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Задача
Используйте создание интеллект-карты с помощью майнд-менеджмента:
На семинаре;
На лекции (в цикле лекций);
При подготовке к экзамену;
При чтении книг (бизнес- и профессиональная тематика, научно-популярная литература и др.);
На тренинге;
На конференциях, презентациях, мастер-классах;
Во время сбора материала для книги, диссертации, диплома.
Задача
Подготовьте с помощью интеллект-карты следующие виды выступлений:
Поздравительную речь;
Доклад по выбранной теме перед однокурсниками;
Выступление на планерке, совещании;
На конференции;
На подведении итогов;
Перед началом какого-либо мероприятия или во время знакомства с его структурой.
Задача
Когда в следующий раз вы будете сомневаться при принятии решения, используйте один из способов майнд-менеджмента или потренируйтесь на одном из примеров:
Какую машину выбрать?
Жениться или не жениться? Выходить замуж или не выходить?
Куда пойти учиться?
Идти ли мне учиться?
Какие свои слабые и сильные стороны мне нужно развивать?
Какие слабые и сильные стороны есть у моей фирмы?
Задача
Если у вас до сих пор нет прописанных целей вашей жизни, проведите мозговой штурм на эту тему. Подготовьтесь к долгой работе – это может занять достаточно продолжительное время. Структурируйте полученный хаос идей с помощью интеллект-карты. Запланируйте следующие шаги. Действуйте.
Задача
Распределите дела ил списка с помощью матрицы Эйзенхауэра по типам задач в зависимости от их важности и срочности.
Разобраться на рабочем столе.
Подготовиться к завтрашнему зачету по тайм-менеджменту.
Поиграть с другом в Call of Duty
Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.
Встретиться с друзьями, сходить в интернет-кафе.
Позаниматься с репетитором по математике, надо готовиться к вступительным экзаменам, которые будут через четыре месяца.
Навести порядок в комнате.
Позвонить сегодня ключевому клиенту.
Закончить работу над квартальным отчетом (сдавать через четыре дня).
Завтра поздравить маму с днем рождения.
Начать заниматься на курсах иностранного языка (для подготовки к поступлению в вуз в следующем году).
Запишите дела в соответствующие графы:
А
В
С
D
Задача
Вы — менеджер по рекламе, а компании по продаже строительных материалов. Вам поручили срочно подготовить рекламную продукцию к выставке, которая откроется через три недели. Нужно выбрать полиграфическую фирму, которая сможет быстро и качественно изготовить рекламный буклет компании (тираж — примерно 300-500 экземпляров). Вы обзвонили три фирмы и собрали следующую информацию.
Фирма А. Может изготовить буклет за две недели, если вы предоставите все материалы: текст, фотографии, рисунки. Макет, который разрабатывает художник фирмы А, обязательно согласовывается с заказчиком. Минимальный тираж заказа — от юо экземпляров. Фирма находится на другом конце города, добираться до нее около полутора часов, своих курьеров нет. Цена средняя, приемлемая для вашей компании. Качество полиграфии хорошее.
Фирма В. Может изготовить буклет в сжатые сроки — за четыре дня. Макет они не разрабатывают, вы должны предоставить свой. Этапа его согласования с заказчиком нет. Фирма находится недалеко от вашего офиса, в 20 минутах ходьбы. Своих курьеров нет. нужно ехать самому. Минимальный тираж, который можно заказать, — от 300 экземпляров Цена изготовления очень низкая. Качество полиграфии среднее.
Фирма С. Срок изготовления — 2,5 недели (очень много заказов). Минимальный тираж, который можно заказать, — от 500 штук. Есть свой художник, который может помочь разработать макет, подскажет, какие фотографии, рисунки подойдут, и согласует макет с заказчиком. Если есть необходимость, фотограф компании выезжает к клиенту' и делает необходимые снимки нужного качества. Фирма находится далеко, в полутора часах езды, но есть своя курьерская служба, и готовые буклеты доставляют по любому адресу. Цена очень высокая. Качество полиграфии отличное.
Запишите в таблицу критерии, по которым вы будете выбирать фирму, где разместите свой заказ. Расставьте веса критериев. Оцените по каждому критерию каждый из вариантов. Выберите наиболее оптимальный вариант.
|
|
|
|
|
ИТОГ |
Фирма А |
|
|
|
|
|
Фирма В |
|
|
|
|
|
Фирма С |
|
|
|
|
|
Задача
Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей можете воспользоваться стратегической картонкой и мемуарником.
Цели |
Ценности |
ИТОГ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задача
Проведите полный хронометраж своих четырех дней. Используя полученные данные, расставьте приоритеты в своих делах с помощью матрицы Эйзенхауэра: какие из дел к какому типу задач вы можете отнести. Запишите, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С.
А
В
С
D
Шаги, которые я предприму для сокращения потерь времени: ___________________.
Задача
Вспомните и запишите несколько (от трех до пяти) своих типовых сценариев короткого отдыха (от пяти до десяти минут) в течение рабочего дня. Обсудите в группе все получившиеся варианты. Оцените каждый из сценариев по пятибалльной шкале. Выверите наиболее оптимальные сценарии короткого отдыха.
Задача
При работе над своим делом - «слоном» — изучением английского языка — студент МФПА разделил его на следующие «бифштексы»:
читать книги на английском языке;
изучать грамматику;
посещать курсы;
ежедневно 30 минут смотреть фильмы на английском языке;
учить слова;
ежедневно просматривать упражнения по грамматике.
Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие — «иллюзорные». Опишите иначе «иллюзорные бифштексы», сделав их «реальными», и запишите формулировки.
Задача
Впишите в таблицу свои «лягушки» и «бифштексы».
В течение двух недель отслеживайте выполнение мелких задач. Результаты отмечайте в графике.
-
“Лягушки” и “бифштексы”
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Суббота
Воскресенье
Задача
Приведите примеры своих дел-«лягушек». «Съедайте» по одной в день. Запишите, сколько времени у вас заняло выполнение этой задачи.
Дело-«лягушка» 1:
Решение задачи заняло:
Дело-«лягушка» 2:
Решение задачи заняло:
Дело-«лягушка» 3:
Решение задачи заняло:
Задача
Определите, какие из перечисленных дел являются «слонами», а какие — «лягушками».
Подготовить материал к научной конференции («слон»).
Написать поздравительную открытку («лягушка»).
Список дел:
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ 1
по выполнению контрольной работы по дисциплине «Тайм-менеджмент» 1