Тема 5: Технология работы с документами

Рассматриваемые вопросы

1. Организация работы с входящим и исходящими документами.

2. Оформление номенклатуры дел.

3. Оформление дел.

4. Подготовка дел к сдаче на архивное хранение.

Цель: формирование профессиональных навыков организации эффективной работы с документами, составления и оформления дел, номенклатуры дел и подготовка дел к сдаче на архивное хранение.

Задание 1

В соответствии с технологической цепочкой обработки документов составить маршрут движения документа:

а) приказа по основной деятельности (тема 2, задание 1);

б) ответного письма (тема 4, задание 4).

Таблица 5. Форма маршрута движения документа

№ п/п	Операции	Исполнители
		Автор-исполнитель	Руководитель подразделения	Юрисконсульт	Другие
1	Составление Проекта
2	Печать документа
3	Согласование
4	Другие
5	Утверждение документа

Задание 2

Составить и оформить номенклатуру дел следующих документов по категориям дел:

а) инд. 01. Организация и управление

Учредительные документы предприятия. Срок хранения постоянно.

Штатное расписание предприятия: постоянно.

Приказы по основной деятельности: постоянно.

б) инд. 02. Планирование по основным видам деятельности

Годовой план работы предприятия: постоянно.

в) инд. 03. Учет и финансирование

Годовой финансовый план предприятия: постоянно.

Хозяйственный контракт: 3 года.

Кассовые заявки: 1 год.

Задание 3

Составить и оформить обложки дел, используя номенклатуру дел (задание 2), остальные данные укажите самостоятельно::

а) годовой план работы ООО "Сокол";

б) приказы по основной деятельности;

в) кассовые заявки.

Задание 4

Определить сроки хранения документов, представленных в таблице 6, на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Росархивом 06.10.2000 г.).

Таблица 6. Документы и сроки их хранения

Наименование документа	Срок хранения документа
1	2
Штатное расписание
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о персональных данных работников
Положение о премировании и стимулировании работников
График отпусков
Табель учета рабочего времени
Трудовой договор
Приказы (распоряжения) по личному составу
Личная карточка работника
Личное дело работника (руководителей/ работников)
Командировочное удостоверение
Трудовая книжка
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журналы инструктажа по технике безопасности
Журналы проведения аттестации по технике безопасности
Книги (журналы) регистрации листов нетрудоспособности