1.3.3. Обработка запросов граждан.

Работу с письменными, телефонными, личными запросами граждан целесообразно начинать с заполнения либо заявителями, либо поисковиками "Карт запроса о судьбе военнослужащего". Во избежание разночтений их желательно заполнять разборчиво, печатными буквами.

Содержание "Карты" построено таким образом, чтобы можно было отразить практически все возможные виды информации из поступающих запросов, проясняющие судьбу военнослужащего. То, что не умещается в отведенные поля, можно перенести в раздел "Дополнительные сведения", а также в поле "МЕМО", которое вмещает до 64 килобайт информации. Расположение полей позволяет исследователю (исполнителю) легко ориентироваться в ней при обработке. Заявитель также не встретит трудностей при заполнении карты. В содержании "Карты" учтены практически все сведения, которые при скудности информации у заявителей позволяют наиболее полно описать военную службу их близких.

В поле "Ключевой регион" принципом сортировки запросов является следующий: при наличии сведений - районный (городской) военкомат и область призыва военнослужащего (указывается область); при отсутствии - место рождения (также указывается область); если никаких сведений нет, то запрос сортируется по региону проживания заявителя.

В идеале желательно для каждой области (республики) иметь отдельного исполнителя запросов. В действительности же приходится производить группировку регионов по географическому принципу, скажем, Сибирь и Дальний Восток, Средняя Азия, Поволжье, Нечерноземье и т.д.

Всю входящую документацию, естественно, нужно тщательно регистрировать. Для четкости ориентировки предлагаю принцип сквозного номера, когда независимо от количества и вида запросов все они нумеруются от начала года (начала работы с запросами).

Пример: вх. 2355/08/94, где:

вх. - вид документа;

2355 - сквозной номер с начала года (начала работы);

08 - месяц регистрации запроса;

94 - год регистрации запроса.

По окончании года нумерацию следует начинать с номера 1, т.е. 1/01/95. Подобной регистрации подлежат как письменные, так и телефонные, и устные личные запросы. Одна персоналия в запросе один номер регистрации. Если в запросе их две и более, то каждой должен присваиваться отдельный входящий номер. Для распределения регистрационных номеров по каждому исполнителю во избежание путаницы следует сначала разобрать и классифицировать по группам регионов (т.е. по каждому исполнителю) определенный массив запросов, пришедший за фиксированный период. Как только первичный разбор запросов полностью завершен и каждый исполнитель определился с количеством запрашиваемых персоналий, руководитель работ назначает всем группы входящих номеров по количеству персоналий. Любое другое пришедшее вслед за этим письмо (запрос) регистрируются спустя некоторое время (большое или малое - зависит от оперативности работы исполнителей), пока не накопится следующий массив. Конечно, если есть свободные исполнители, не занятые на группах регионов, то можно создать специальную секцию разбора запросов, которая ускорит их обработку и распределение.

Если Вы считаете нужным делить поток входящей информации отдельно на запросы и другую поисковую документацию, например, по обработке результатов экспедиций, переписке с другими объединениями и т.п. (не связанную с запросами граждан), то есть смысл завести два или более входящих журналов для регистрации (по числу разделов). Тогда нумерация может выглядеть так:

вх.2355Г/08/94 или вх.2355П/08/94, где:

вх. - вид документа;

2355 - сквозной номер с начала года (начала работы);

г - литер, указывающий принадлежность к запросам граждан;

п - литер, указывающий принадлежность к экспедициям;

08 - месяц регистрации запроса, другого документа;

94 - год регистрации запроса.

Аналогичным образом организуется исходящая информация.

После оформления и регистрации запросов каждый из них следует занести в память компьютера для создания единой базы данных по запросам граждан. Компьютерных программ для их создания много. Это великолепные помощники при организации любого массива данных с подсказками и легко запоминаемыми функциями. Структура программ позволяет создавать огромные базы данных, сортировать информацию по заданному Вами ключу сортировки, искать нужную информацию в общем массиве, копировать, добавлять, исправлять, модифицировать и т.д. Расположение и наименования полей программы для занесения данных рекомендую сделать одинаковыми с "Картой запроса о судьбе военнослужащего". Тем самым оператор избегнет необходимости додумывать что-либо при "набивке" данных. Его дело - достаточно рутинная механическая работа, чем меньше непонятного, тем выше скорость и качество ввода.

После занесения данных в компьютерную память необходимо сделать распечатки массивов по каждой группе регионов для дальнейшей отработки в Книгах Памяти и архивах. Для начала копии распечаток отправьте для проверки в Книгах Памяти в те регионы, где имеются поисковые объединения или отряды, на их адрес и, желательно, в надежные руки. Практика показывает, что от 10 до 30% запросов можно удовлетворить сразу после знакомства с содержанием местной Книги Памяти, т.к. в свое время информация о потерях уже была занесена в память компьютеров на средства союзного, потом российского "Фонда Мира" и разослана по регионам в редакции местных Книг Памяти. В сопроводительном письме обязательно попросите редакцию Книги Памяти при наличии у нее информации оформить официальное письмо-ответ заявителю.

При игнорировании этой вполне удобной возможности Вы будете делать в архиве уже проделанную ранее до Вас работу, увеличивать стоимость проживания в г. Подольске или Москве, Санкт-Петербурге, Гатчине, терять время, что можно было бы использовать для обработки запросов, уже проверенных в Книгах Памяти и т.д. Время, как известно, самая невосполнимая утрата, его всегда не хватает для нужных дел.

Предположим, что Вы уже получили ответы от своих коллег в регионах и на копии Вашей посланной им распечатки появились результаты проверки в местных Книгах Памяти, пометки об отправке официальных ответов заявителям при наличии информации. Кто-то в распечатке еще подлежит проверке, поскольку либо не значится в Книге Памяти совсем, либо числится пропавшим без вести. С ними Вам и предстоит работать.

Где же брать сведения о бойце? Случай с отсутствием данных о нем в персональной картотеке и порядок действий описан в разделе 1.3.2.1. "Поиск по данным медальона и именной вещи". Поиск данных в архиве возможно будет провести после установления номера части. Одновременно можно посоветовать обратиться в компьютерную базу данных, созданную на средства "Фонда Мира". Там воедино сведены записи о выбывших по причине смерти или пропажи без вести военнослужащих из разных архивов России, собранные из первичных документов, в первую очередь из входящих донесений о потерях, списков умерших в госпиталях, умерших в плену. Возможно, что компьютер и найдет упоминание о бойце.

Первые три абзаца раздела 1.3.2.1.справедливы и для описания работы с запросами граждан. Если боец числится в картотеке погибшим или пропавшим без вести, то в карточке проставлен номер входящего донесения о потерях из части или военкомата, в котором он записан, либо документ фонда хранения воинской части, где он упомянут в списках потерь. Входящие донесения о потерях разделяются на фронтовые и послевоенные. О фронтовых мы уже говорили выше.

Теперь несколько слов нужно сказать об особенностях послевоенных донесений о потерях из военкоматов по результатам подворного опроса. С подачи одного из бывших начальников 9-го отела ЦАМО поисковики при работе с данными медальонов и отработке сопутствующих сведений к подобным донесениям относились предвзято, мол, что в них можно выяснить, кроме уже известного? Названий частей в них наверняка нет, документы послевоенные. Поисковиками они иногда использовались лишь в тех случаях, когда в медальоне (или другом поднятом при бойце предмете) оказывались неразборчивыми какие-либо данные, например, адрес семьи или военкомат, но, в основном, эти донесения оказывались за пределами исследований и поисков.

Совершенно другая качественная ситуация возникла тогда, когда в адрес Ассоциации поисковых объединений в Москву и в адреса областных и республиканских объединений на местах в связи с публикациями поисковиков в средствах массовой информации потоком пошли письма родственников. Тех, у кого в этих списках значился их близкий, других, кто еще не потерял надежды найти своего без вести пропавшего мужа, отца, деда, третьих, кто хотел бы установить точное место захоронения и внесения в списки на памятниках родственника и т.п. Стала очевидной необходимость систематизации запросов в компьютерном виде, распределения их среди постоянных исполнителей, разработки алгоритма обработки отдельного запроса, номенклатуры корреспонденции, первичной документации - карты запроса, журналов регистрации, контроля, алгоритма поиска сведений в архивах, Книгах Памяти, военкоматах.

Подавляющее большинство заявителей в своих письмах или телефонных звонках за неимением сведений не могли сообщить о названиях или номерах частей и полевых почт, где воевал их родственник. За пять десятилетий после войны те немногие письма, что приходили от солдат с фронта за небольшим исключением чаще всего оказались утраченными. Люди считали более важным сберечь извещение о гибели или пропаже без вести солдат, и потому к письмам относились менее щепетильно (конечно же - не все, не подумайте, что это правило).

Но в абсолютном большинстве случаев в похоронках и извещениях номера части или полевой почты не было. На рядовой состав такие документы выписывал по представлению частей или Центрального бюро потерь непосредственно местный военкомат. Родственники получали документ с его штампом и реквизитами. Только на старший и средний комсостав и младший начсостав сверхсрочной службы (с довоенного времени) такие извещения посылались собственно штабами тех частей, где служил или кем был найден на поле боя военнослужащий. Из их прямых посланий номер части или полевой почты узнать можно, такие случаи тоже есть. По всем остальным воинам, как уже сказано выше, вопросами рассылки документов родственникам ведал местный военкомат. В результате для них утрачивался номер части или полевой почты, документально зафиксированный во входящей корреспонденции военкомата.

Что получается? Спустя пятьдесят лет после войны большинство заявителей не может указать номер части или полевой почты. Где же тогда их взять?

Вот тут-то на помощь и пришли те самые послевоенные донесения с мест о потерях по результатам подворного опроса, датированные 1945 - 1957 гг. (из встреченных автором). По горячим следам после войны люди как бесценные реликвии хранили и письма, и извещения, и другие документы. На письмах, открытках, справках, аттестатах, корешках почтовых переводов стояли штампы полевых почт, иногда штемпели тех мест, адрес, откуда было выслано почтовое отправление. Охваченные опросом, родственники приводили письма и другие документы в подтверждение своих слов. Военкоматчики аккуратно (у кого хватило ума) переписывали данные полевых почт, почтовых ящиков, номеров частей, штемпелей, спрашивали о других косвенных сведениях, поступивших помимо писем и документов. Также записывали в донесение и реквизиты воинских частей, если от них поступало какое-либо извещение.

А дальше происходило следующее. В случае неизвестности судьбы человека по дате прихода последнего письма или иного почтового отправления принималось решение о датировании пропажи без вести определенным периодом. Считалось, что из частей Действующей армии после войны к началу 1946 г. в военкоматы должны были поступить все документы о потерях, что входили в компетенцию частей. Т.е. при составлении донесений о потерях и сборе данных у населения военкоматчики уже должны были иметь весь перечень официальных сведений и дополнять донесения неофициальными. Раз так, то последнее почтовое отправление с фронта фактически становилось документом - критерием для принятия решения.

И потому по циркуляру Центрального бюро потерь закрепленный за этой работой офицер должен был проанализировать обстоятельства, сообщенные родственниками (если не было официальных), и вслед за этим проставить дату пропажи без вести. В архивных делах с мест нередко можно найти такую фразу: "Решение принял капитан имярек" и роспись. К дате прихода последнего почтового отправления или иного известия механически прибавлялись три месяца и - все. Вот и весь сказ. В донесениях часто можно встретить зачеркнутые даты прихода вестей и поверх них написанные другие, с разницей в три месяца.

Такова предыстория появления подавляющего большинства дат пропажи без вести солдат. Конечно, есть еще много причин и нюансов, в том числе и опровержений вернувшимися из плена, лагерей (наших и немецких), госпиталей, командировок, с заданий военнослужащими. Жизнь слишком разнообразна, чтобы суметь описать все имевшие место варианты при столь ограниченном объеме заметок, но основные моменты мы с Вами не забудем.

Иногда военкоматчики и родственники, как, впрочем, и автор этих строк, становились в тупик при рассмотрении конкретной ситуации. Например, один из офицеров 305 сд под Мясным Бором, М.А. Катковский из Горьковской области, попал при выходе из окружения в июне 1942 г. в плен, и следом в концлагерь в Белоруссии. В начале 1944 г. из Белоруссии, тогда еще находившейся под немцем, в адрес родственников в Москву пришла открытка, в которой он кратко сообщал о своей судьбе. Как она перепрыгнула линию фронта (в партизанах он не был) - загадка, причем на моей памяти это уже второй такой случай. Больше никаких других сведений о нем не было. По картотеке 11-го отдела ЦАМО о М.А. Катковском известно, что пропал без вести без указания времени и места выбытия. Дмитровский РВК Московской области 14 января 1944 г. отписывал родственникам так: местонахождение неизвестно. Проверка по послевоенному донесению показала, что данные об открытке в нем не зафиксированы. Очевидно, что о ней родственники военкоматчикам не сообщили или те не сочли нужным упоминать о ней. Но ведь она существовала. А сам М.А.Катковский как в воду канул, больше известий не было...

Теперь, в отличие от проверки медальона, при обработке в архиве запроса по пропавшему без вести, помимо фронтовых, самое пристальное внимание привлекают именно послевоенные донесения о потерях и те данные, что сообщили в военкомат сами родственники солдат. Статистика работы с запросами показывает, что примерно у половины воинов из подобных донесений можно установить и номер части, и номер полевой почты ( и затем часть по справочнику). Бывает, попадаются упоминания географических мест, откуда пришло последнее письмо, номер корпуса, армии. Иногда встречаются справки, например, по одному из солдат в военкоматовском деле мы нашли свидетельские показания от 1946 г. двух очевидцев его гибели. Изюминка ситуации в том, что поисковой экспедицией Архангельского фонда "Поиск" в Карелии незадолго до поездки в архив были подняты останки этого бойца, нашего земляка Николая Осиповича Катышевского, имевшего хорошо прочитавшийся медальон. Велик о же было наше удивление при встрече в увесистом фолианте донесения Архангельского облвоенкомата от 1946-го года двух документов о нем. Несмотря на то, что во фронтовых донесениях 23-й гвардейской дивизии он не упоминался, факт смерти, подтвержденный свидетельскими показаниями, был зафиксирован картотекой потерь по данным военкомата и свидетельским показаниям. Его перевели из категории пропавших без вести в список погибших.

Итак, мы получаем из донесения военкомата номер части или полевой почты. В первом случае все ясно - нужно взять опись фонда части и, если там есть документы по учету личного состава и потерь, то все их и заказать за соответствующий период поиска.

Во втором случае поступайте так. В 7-м отделе ЦАМО есть специалист, предметом работы которого является установление номеров частей по номерам полевых почт и почтовых ящиков и наоборот. Справка наводится очень быстро, хотя и вручную, перелистыванием нескольких огромных фолиантов. Получив номер части, обращайтесь вновь в читальный зал и берите опись ее документов. Все остальное - как и выше.

Назавтра Вам принесут увесистые груды по большей части ветхих томов. Так уж повелось в нашей славной армии военного времени, что самыми крепко скроенными, ладно оформленными и прочно переплетенными документами являются не те, что хранят свидетельства о сотнях тысяч людских судеб, а показушные исторические формуляры и, особенно, истории боевого пути частей, соединений, армии, фронтов. Вот уж где разгулялась лихая фантазия советских людей. Что касается документов учета личного состава и потерь, то им иметь хотя бы пятую часть того качества оформления, что получилось при работе над историями боевого пути, и сохранность их была бы несравненно лучшей.

Теперь запаситесь вниманием и терпеливостью. Вам надлежит, ориентируясь по имеющимся сведениям, просмотреть сотни страниц, профильтровать сведения о тысячах солдат, вчитаться в карандашные или чернильные закорючки полувековой давности, что иногда с трудом поддаются прочтению. Весьма часто написание фамилий спутано, добавлены неправильные буквы; бывает, на строчку или колонку писарь ошибся: одному из солдат, например, записаны повторно демографические данные другого (соседа по списку) и, стало быть, потеряны его собственные, либо повторяется Ф.И.0. предыдущего, а демографические данные уже иные, т.е. Ф.И.0. того, чьи сведения записаны, оплошностью писаря утрачены. И ни фамилии, ни имени уже практически не восстановить. Где тот писарь? Кто тот "потерянный"? Да, судьба, которую не пожелаешь никому!

Человеческая память может одновременно удерживать огромное количество информации, распределяя ее по образу компьютерного устройства: это - в оперативную память недолгого использования, это - в долговременную. По опыту работ, средний исследователь в состоянии (при наличии рядом лежащего перечня Ф.И.0. для справки) просматривать списки, удерживая в оперативной памяти не менее 20 - 25 фамилий. Не нужно запоминать имя и отчество, для этого у Вас рядом лежит перечень. Встретили знакомую фамилию, посмотрели в перечень, убедились - тот или нет. И дальше. Как сказано выше, учитывайте возможность ошибок писарей, т.е. имейте в виду иной вид персоналии, если по звучанию она допускает это, например, Кычев и Кичев, Ивлев и Иевлев, Завернин и Зовирнин, Корепин и Карепин. Другими словами, обращайте внимание на вероятность двойного чтения фамилии, имени, отчества (часто встречается Димитрий вместо Дмитрий, Василей вместо Василий).

Удержание в памяти большого количества данных необходимо, как правило, лишь при просмотре донесений о потерях военного времени, когда проверяется несколько медальонов (именных вещей) солдат, найденных в одном месте. Поиск персоналии в имеющемся послевоенном донесении при обработке запроса родственников более прост и особых усилий по запоминанию не требует. То же можно сказать и о поиске в боевых документах части по учету личного состава и потерь. В отдельно взятом документе с перечнем потерь обычно нужно найти всего 1-2 фамилии. Найдя их, затем тщательно проверьте на совпадение данные запроса родственников с данными списка.

Не забудьте, сейчас многие области, районы, города, сельсоветы, села носят иное название. Появились новые области, исчезли ранее бывшие, прежние районы _вошли в состав других областей. Многие военкоматы, оставшись на прежнем месте, также носят новые названия.

Родственники в запросе могут ошибиться, указав современный вариант довоенной местности, у Вас же права на такую ошибку нет, это Ваша работа. Список регионов областного и республиканского деления по состоянию на 1 мая 1940 г., 1 января 1981 г. и 1 января 1995 г. с учетом вновь появившихся и упраздненных административных единиц приведен в Приложении 5.

Вы должны поправить сведения или уточнить по справочнику довоенного административно - территориального деления СССР или РСФСР выпуска 1940 или 1941 г. Первое и главное место, где обычно имеются такие источники, - это территориальный государственный архив и его отделения (областные, городские, районные). При постоянной работе с запросами желательно снять с источников ксерокопии. Структура справочников такова, что том по СССР имеет детализацию от республики до района (и города в районе) включительно. Более мелкое административное деление вплоть до сельского совета находится в республиканских справочниках (бывших РСФСР, УССР/ БССР и т.д.). Входящие в сельсоветы деревни можно найти только в областных изданиях. Всех областных справочников Вам не найти, в лучшем случае в архивах будут издания по СССР, РСФСР (или той бывшей союзной республике, что входила в состав СССР) и области Вашего проживания, изредка - соседних областей. Попробуйте убедить руководство госархива Вашей области написать в другие областные госархивы с просьбой о передаче по почте лишних экземпляров довоенных справочников по этим областям (если уних есть). Возможно, это подействует и Вы добьетесь определенного результата. Для установления факта изменения названия Вам, безусловно, необходим современный справочник административно - территориального деления, например, СССР за 1990 г.

При полном совпадении фамилий, имен, отчеств в запросе и списке потерь придирчиво выверяйте остальные сведения. В связи с возможным изменением географических названий местностей и отсутствии у Вас справочников одним из главных критериев сравнения могут служить год рождения военнослужащего, Ф.И.0. родственников, и лишь потом место рождения и жительства, призыва и т.п.

Если все совпало, остается поздравить Вас и родственников с успешной находкой. В какой-то мере, как говорится. Вы заткнули за пояс это нерадивое государство. Вам удалось то, что оно не смогло разрешить за пять десятков лет. Вы сделали большое дело. Такие сюжеты всегда прибавляют человеку массу лучших качеств. Чем не воспитание?

Если у Вас в руках список потерь с указанием судьбы военнослужащего (пропал без вести, убит, умер, расстрелян, ранен, отправлен в госпиталь и т.п.), а также местом гибели и захоронения, то, по сути, достаточно переписать соответствующие сведения. Исключением служит упоминание о точном месте захоронения, т.е. непосредственно о могиле в конкретном месте. Реальный пример: пропавший без вести в апреле 1944 г. (так считали родственники согласно справок и картотеки ЦАМО) Михаил Иванович Торопов после проверки в списке безвозвратных потерь одного из полков 131-й Ропшинской стрелковой дивизии был найден учтенным как погибший 2 февраля 1944 г. на границе с Эстонией и захороненный в 70 м к юго-востоку от отм.14,7 по карте Нарвы. Это означало, что нужно было в том же архиве найти карту военного времени, у которой в заголовке под словами "Генеральный штаб" находилось бы в скобках название "Нарва". На следующий день после заказа архивисты выдали том с картами той же 131-й сд, где и была найдена карта с заголовком "Нарва", а на ней и отметка 14,7.

Нужно сделать копию части карты и приложить к ответу на запрос для родственников. Согласитесь, если им дословно написать содержание записи из списка потерь и при этом не приложить копию карты, то где и в каких дебрях они найдут эту отметку 14,7? В военкоматах таких карт давно нет. Это тоже наше с Вами дело.

Если же в документе записано о ранении или госпитале, то обязательно, не откладывая дела в долгий ящик, напишите запрос в архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея МО РФ в г.Санкт-Петербург.

Родственников, безусловно, интересует все - где погиб их близкий, когда и как. На последний вопрос исследователю ответить труднее всего. Но иногда можно, получается. Если из списков безвозвратных потерь выяснена дата и место гибели, часть или подразделение в составе дивизии, где воевал погибший, то нужно поднять оперативные документы за соответствующий период. Боевые донесения, оперативные сводки, журнал боевых действий, рапорты помогут Вам разобраться в событиях (мы уже говорили об этом выше). Вы сможете составить хотя и ориентировочную, но более достоверную картину судьбы человека, чем содержится в отписке "пропал без вести". Иной раз Вам попадется точное описание того боя, в котором погиб разыскиваемый солдат. И даже в таких обобщенных документах, как журнал боевых действий части, можно встретить рассказ о подвиге и гибели одного из сотен, тысяч погибших - того, кого Вы ищете! Удивительно, но и такие прецеденты есть.