Реквизит «адресат»

Этот реквизит широко используется при составлении различ­ных деловых бумаг и содержит указание на получателя (адресата): должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.

В служебной переписке данный реквизит реализуется макси­мальным набором составляющих его частей:

• наименование организации (фирмы, предприятия) в имени­тельном падеже;

• структурные подразделения в именительном падеже;

• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

• юридический адрес организации (самостоятельный рекви­зит становится составной частью реквизита «адресат»),

11апример: ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы Начальнику отдела г-ну Рогову В.Ф. 113209, Москва Полянка, 17.

Адресование может быть несколько иного вида, например:

Директору ЗАО «Эра» г-ну Скорину А.В. 127408, Москва, Остоженка, 14.

Слова «господину», «госпоже» употребляются в адресе сокра­щенно: «г-ну», «г-же».

Если документ направляется постоянным адресатам (заявле­ние, докладная записка и т.п.), почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почто­вый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва, Ордынка, 32, кв. 17 Лунину П.В.

Реквизит «адресат» размещается в правой верхней части листа документа.

Реквизит «заголовок»

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста со­ставляемого документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названи­ем вида документа, отвечая на вопрос: о чем? или чего? Например: «договор о поставке груза...» или «протокол заседания...».

Заголовок располагается слева после реквизитов «дата» и «ин­декс документа» и не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения доку­мента полностью при его регистрации.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются приложения, то в документе ста­вится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после тек­ста перед подписью.

Если полное наименование приложения к документу упомина­ется в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в со­кращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходи­мо в отметке о приложении указать полностью наименования до­кументов, входящих в приложения, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: Проект контракта с ТОО «Эра» на 20л. в 2 экз.

Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать, например:

Приложение: Справка от 21.10.01 № 23.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, дату, подпись Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к докладной записке инженера ОАО «Гранд» П.И. Климова от 01.04.02

Реквизит «подпись»

Подпись - обязательный реквизит любого документа.

В состав реквизита «подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи.

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ОАО «Реал» А.И. Смеляков

(подпись)

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор А.И. Смеляков