Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1 Системы документации

1. Государственная система документационного обеспечения управления (гсдоу)

В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации ДОУ.

ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.

Основная цель ГСДОУ:

• упорядочение документооборота организаций;

• сокращение количества и повышение качества документов;

• создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации;

• совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, изданной в 1993 г. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством.

Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов.

Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др. описаны в Основных положениях ГСДОУ.

2. Состав управленческих документов

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные документы и документы личного происхождения, т.е. созданные человеком вне сферы его служебной деятельности (личная переписка, мемуары, дневники).

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, производственные и др. Именно управленческие документы обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

• организационно-правовая документация (организационная);

• плановая документация;

• распорядительная документация;

• справочно-информационная и справочно-аналитическая документация;

• отчетная документация;

• договорная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

• документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации, предприятия (на производственном предприятии – производственная документация, в лечебном учреждении – система медицинской документации; в вузе – система документации по высшему образованию и т.д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.