Введение

Современные информационные технологии - это методы и средства для сбора, хранения, обработки и получения информации на основе современных средств вычислительной техники.

Составными частями любой информационной системы являются БД и приложение для обработки данных. Появление персональных машин класса Pentium, семейства операционных систем Windows фирмы Microsoft и различного программного обеспечения позволяют автоматизировать ручные операции, вести любые виды работ по накоплению информации, ее обработки и получению различных выходных форм.

В курсовой работе ставится задача – разработать проект базы данных для накопления необходимой информации в организации, создать (наполнить) базу данных. Разработать приложение, позволяющее вести учет, контроль, а так же получать различные выходные документы. База данных должна быть спроектирована с учетом реализации запросов различного типа по получению информации. При проектировании базы данных следует учесть возможность выдачи бумажного отчета.

Целями проектирования базы данных являются:

1.Эффективная структуризация информации, что позволяет сэкономить время и деньги.

2.Исключение или сведение к минимуму повторяющихся данных путем задания эффективной структуры.

3.Обеспечение всем пользователям быстрого доступа к информации базы данных.

4.Обеспечение расширения базы новыми данными.

5.Обеспечение целостности данных для того, чтобы база содержала только проверенную информацию.

6.Обеспечение базы данных интуитивно-понятным пользовательским интерфейсом.

Реализация всех вышеперечисленных задач должна возлагаться на систему управления базами данных. Задача должна быть решена с учетом требований современных информационных технологий в среде СУБД Access.

1 Проектирование базы данных

При проектировании базы данных решаются две основные проблемы:

1.Отображение объектов предметной области в абстрактные модели данных таким образом, чтобы это отображение не противоречило семантике предметной области, и было по возможности эффективным и удобным;

2.Обеспечение эффективного выполнения запросов к базе данных, используя рациональное расположение данных во внешней памяти, создание индексов с учетом особенностей конкретной СУБД и другое.

Проблема проектирования реляционной базы данных состоит в обоснованном принятии решений о том, из каких таблиц должна состоять БД и какие атрибуты должны быть у этих отношений. Классическим является подход, при котором весь процесс проектирования производится в терминах реляционной модели данных методом последовательных приближений к удовлетворительному набору схем отношений. Исходной точкой является представление предметной области в виде одного или нескольких отношений, и на каждом шаге проектирования производится некоторый новый набор отношений, обладающих лучшими свойствами. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений.

1.1 Анализ предметной области

В ходе анализа предметной области необходимо уяснить и указать назначение базы данных, а также определить и выделить первоначальный набор сущностей и атрибутов предметной области.

База данных предназначена для хранения данных о сделанных фирмой поставках и реализациях товара, сведений о работниках, поставщиках, заказчиках, информации о товаре.

В основу анализа данных предметной области взяты справочные и отчётные документы, выданные фирмой ООО «Долина»: прайс-лист товаров, справочник о поставщиках, справочник о работниках, справочник о заказчиках, учёт товара на складе, документы, связанные с приходом и расходом горюче-смазочных материалов, документы поставок и реализаций товара. На рисунках 1-7 приведены формы этих документов.

Прайс-лист товаров

Наименование товара	Цена	Единица измерения

Рисунок 1. Форма документа «Прайс-лист товаров»

Справочник о поставщиках

Код	Наименование	Адрес	Факс

Рисунок 2. Форма документа «Справочник о поставщиках»

Справочник о работниках

Код	ФИО	Должность	Год рожд.	Авто	Телефон

Рисунок 3. Форма документа «Справочник о работниках»

Справочник о заказчиках

Код	Наименование	Адрес	Телефон

Рисунок 4. Форма документа «Справочник о заказчиках»

На следующих двух рисунках приведены формы документов по учёту товара на складе, поставке и реализации товара:

Рисунок 5. Форма документа по учёту товара на складе, поставке и реализации

Рисунок 6. Форма документа по учёту товара на складе, поставке и реализации

В ходе анализа этих документов и так называемого «делового регламента» с заказчиком базы данных первоначально можно выделить несколько сущностей: товар, заказчики, работники, поставщики, поставка и реализация, которых позволяют охарактеризовать или описать следующие атрибуты:

1) Наименование или вид товара;

2) Цена товара;

3) Единица измерения товара;

4) Наименование или название поставщика;

5) Адрес поставщика;

6) Факс или телефон поставщика;

7) Фамилия, имя, отчество работников фирмы;

8) Должность работников;

9) Дата рождения работников;

10) Номер автомобиля сотрудника;

11) Телефон работников;

12) Наименование или название заказчика;

13) Адрес заказчика;

14) Телефон или факс заказчика;

15) Дата поставки/реализации товара;

16) Количество поставляемого/реализованного товара;

17) Цена поставки/реализации.

В базе данных также необходимо сделать учёт количества полученного и использованного сотрудниками фирмы горюче-смазочного материала без фиксирования цены этого вида товара. Предварительная сущность приход/расход ГСМ должна иметь следующий набор атрибутов:

1) Дата прихода/расхода ГСМ;

2) Наименование товара (то есть вид ГСМ);

3) Количество товара;

4) Единица измерения ГСМ;

5) Фамилия работника, использовавшего ГСМ;

6) Наименование поставщика этого вида товара.

За основу анализа о приходе/расходе ГСМ используем документ, изображённый на следующем рисунке:

Приход и расход горюче-смазочных материалов

Рисунок 7. Форма документа «Приход/Расход ГСМ»

В процессе «делового регламента» была выявлена необходимость указания места назначения поставляемого товара (склад и несколько точек продажи, а также несколько адресов постоянных заказчиков) и метода доставки товара (легковым автомобилем, поездом или грузовым транспортом).

Выявленные с заказчиком базы данных все необходимые действия фирмы (такие как: обработка входной и выходной информации), различные правила и стандарты, механизмы, выполняющие эту обработку (например, запросы заказчиков) представлены в следующей функциональной модели, построенной по технологии САПР IDEF, используя CASE-средства Bpwin:

Более подробно описание работ или действий, проводимых на фирме, показано в функциональной модели по методологии IDEF0:

В дополнение к диаграмме потоков работ (функциональной модели IDEF0) представлена на следующем рисунке описание бизнес процесса, протекающего в ООО «Долина», в виде функциональной модели IDEF3:

Для более наглядного отображения документооборота в дополнение к моделям IDEF0 и IDEF3 показана диаграмма потоков данных – функциональная модель DFD, где описаны функции обработки информации, документооборота, различные объекты, функции сотрудников, которые участвуют в обработке информации и таблицы для хранения документов: