Тема 2. Документы учета, их роль в осуществлении контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью

Законом «О бухгалтерском учете» установлено, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен соответствующими документами. Документом называется но­ситель фиксированной информации, письменно дающий право на совершение хозяйственной операции и доказывающий ее осу­ществление. Правильно оформленные документы являются ос­нованием для записи в бухгалтерском учете. С их помощью осу­ществляется наблюдение за работой организации, контролиру­ется законность и целесообразность совершаемых хозяйственных операций. Документы — важный составной элемент метода бух­галтерского учета, его отличительная черта. Документы приме­няются разной формы и назначения. Одним документом нельзя оформить неоднородные операции, например прием сырья и отпуск готовой продукции оформляют разными накладными.

2.2 Классификация реквизиты, требования к содержанию и оформлению документов

Применяемые в организациях общественного питания доку­менты классифицируют по следующим признакам:

• по назначению документы подразделяют на распорядитель­ные (доверенность), оправдательные (квитанции, приемные акты, счета);

• по порядку составления документы подразделяются на пер­вичные, составляемые в момент совершения хозяйственной опе­рации (приемные акты, счета-фактуры, расходные накладные), и вторичные, составляемые на основании нескольких первич­ных документов (товарный отчет);

• по способу охвата хозяйственных операций документы делят на разовые, для оформления одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходный кассовый ордер), и накопительные, которые применяются для офор­мления однородных и периодически повторяющихся кассовых операций, в течение дня, недели и т.д. (заборный лист);

• по месту составления документы различаются на внутрен­ние, составленные на данном предприятии (расходная наклад­ная), и внешние, поступившие от других предприятий (приход­ная накладная);

• по количеству учетных позиций документы бывают одно­строчными (наряд на выполнение одной какой-либо работы) и многострочными (товарно-транспортная накладная);

• кроме того, документы бывают стандартные и нестандарт­ные, срочные и несрочные, подлинники и копии и т.д.

Независимо от вида документов к ним предъявляются опреде­ленные требования. Основными из них являются следующие: достоверность и полнота информации; срочность и своевремен­ность; объективность и экономичность. Документы должны вы­писываться в том количестве экземпляров, которое необходимо для ведения учета и отчетности предприятия. Документы прини­маются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичных документов.

Если документ составлен по форме, не предусмотренной альбомом, то он должен содержать обязательные реквизиты (реквизитами называют целый ряд обязательных показателей):

• наименование документа;

• дату составления;

• наименование организации, от имени которой составляется и документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработ­ки данных в первичные документы могут быть внесены допол­нительные реквизиты.

В документах не оговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибок должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Лица, создавшие и подписавшие первичные учетные доку­менты, несут ответственность за достоверность данных, содер­жащихся в них, за своевременность и доброкачественное офор­мление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

На основе первичных учетных документов составляются свод­ные документы (товарный отчет). Сводные документы состав­ляются для осуществления контроля, облегчения и упорядоче­ния обработки учетных данных.

Как первичные, так и сводные документы могут быть со­ставлены на бумажных и машинных носителях информации. Если документы составлены на машинных носителях, то организация за свой счет обязана изготовлять данные документы на бумаж­ных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществ­ляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.