1. Понятие и роль архива в организации

В каждой организации есть архив. Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов. [2, с. 1]

Рассмотрим виды архивов:

• Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

• Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятия.

Архивы организаций подразделяются на: передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение; не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение. [15, c. 1]

Архив организации может функционировать на правах:

• Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации возлагается на руководителя организации, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

• Структурного подразделения в составе службы ДОУ организации. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

• Организационная структура архива организации определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей организации.

Архив может состоять из следующих подразделений: отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях; отдел хранения научно-технической документации; отдел хранения документации на электронных носителях; отдел комплектования; отдел учета; отдел организационно-методического обеспечения; администрация архива.

[14, с. 1]

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия: центральные архивы федеральных органов власти; центральные отраслевые архивы; совместные архивы.

Таблица 1. Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия

Вид архивного учреждения	Вид дел. Условия их приема на временное хранение.
Центральный архив федерального округа государственной власти	1. Документы аппарата управления органа государственной власти; 2. Документы организаций непосредственного подчинения; 3. Документы других организаций, включенных в список источников комплектования данного архива.
Центральный отраслевой архив	Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения.
Объединенный архив	Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности или видом деятельности.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов, состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.