3. Понятие информация и сущность документирования.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, сохраненные и распространяемые во времени и пространстве. Информация уменьшает степень неопределенности, неполноту знаний о лицах, предметах, событиях.

Свойства информации: объективность, полнота, достоверность, адекватность, доступность, актуальность.

Виды информации:

а) по способу восприятия: визуальная, аудиальная, тактильная, обонятельная, вкусовая.

б) по форме представления: текстовая, числовая, графическая, звуковая.

в) по предназначению: массовая, специальная, личная. Документ и документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то.

Документы различают:

-По назначению: организационные, распорядительные, информационно-справочные документы.

-По времени создания: первичные, вторичные.

-По способу изготовления: рукописный документ; машинописный; печатный;

-По типу содержания: текстовые; иконические (графические); идиографические (схемы, карты, ноты); аудиальные; 

мультимедийные;

-По способу представления: электронный; на бумажных носителях;

-По месту издания: внутренние; внешние;

-По направлению отправки: входящие; исходящие;

-По распространению: опубликованные; неопубликованные; непубликуемые; промежуточные;

-По необходимости технических средств: человекочитаемые; машиночитаемые;

-По уровню секретности: не секретные; секретные; с разным уровнем секретности. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

По форме организация документирования может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве распространена на крупных предприятиях смешанная форма документирования, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть - децентрализованно в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций. 

4.Эволюция материальных носителей информации. Требования к материальных носителям информации.

Материальный носитель - документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы.

Эволюция - развитие явления или процесса, в результате постепенных изменений, переходящих одно в другое без скачков и перерывов. Развитие наблюдается практически везде, и конечно эволюция не обошла стороной материальные носители информации.

Человечество за тысячелетия своего существования накопило огромное количество информации. Мозг человека не в состоянии хранить такой объем ее и без искажения передавать. Появление письменности - одной из первых информационных технологий - стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесная кора, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д.

Носители информации непрерывно совершенствовались, появились: пергамент, папирус, береста, бумага, фотопленка, перфорационные носители, магнитные, оптические носители. Любой вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся все более удобными в использовании [7, с.231].

Носители информации - это любой материальный объект (или среда), содержащий информацию, способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесенную в него информацию - глина, камень, пергамент, папирус, кость, береста, бумага и другие носители. Носители информации в быту, науке (библиотеки), технике, общественной жизни применяются для записи, хранения, чтения, передачи (распространения).

Классификация носителей информации:

По основному назначению: общего (широкого) назначения, например, бумага; специализированные (например, только для цифровой записи);

По количеству циклов записи: для однократной записи; для многократной записи;

По долговечности: для кратковременного хранения (накопления); для долговременного хранения [6, c.157].

Появление письменности стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде.

В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях храниться не менее 500 тыс. носителей информации, обнаруженных археологами при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера [1, c.98].