2.7. Учет расчетов с подотчетными лицами.

В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи наличных денег под отчет работникам организации на хозяйственные и другие цели. Работники, получившие эти суммы, считаются подотчетными лицами.

Выдача денежных средств производится из кассы организации по расходным кассовым ордерам или платежным ведомостям.

В соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. № 107, юридические лица выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки:

- не более 3 рабочих дней – на расходы производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения;

- не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения;

- до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению;

- в размерах, определяемых руководителем организации, но не более предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, но не более 300 базовых величин на протяжении одного дня.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата расходов, связанных со служебными командировками, которые осуществляются в соответствии с действующим законодательством.

Направление работников в служебную командировку оформляется в организации приказом с выдачей командировочного удостоверения установленной формы.

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах.

Командированному работнику возмещаются расходы:

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты (стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит);

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

- по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и др.), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового – 30 % от установленной нормы. Командированному работнику не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс.

Подотчетное лицо отчитывается за произведенные расходы путем представления Авансового отчета и возвращает в кассу организации неиспользованные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы, и отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» организации могут учитывать стоимость продукции по ценам реализации, переданной под отчет работнику для реализации на ярмарке, выставке, а также выдачу работникам организации чековых книжек для расчетов с поставщиками за закупаемую у них продукцию.

Операции по счету 71 отражаются следующими корреспонденциями счетов:

Корреспонденции счетов			Содержание хозяйственных операций
Дебет	Кредит
71	50	Выданы из кассы денежные средства в белорусских рублях под отчет на командировочные и хозяйственные расходы
71	50	Под отчет выдана наличная иностранная валюта
71	55	Списаны средства подотчетным лицом по корпоративной карте с карт-счета организации
71	90	Отражена задолженность подотчетных лиц на сумму выручки за реализованную на рынке продукцию
71	50	Возмещена сумма перерасхода по авансовому отчету, расходы, осуществленные за счет личных средств работника
08, 07, 23, 25, 26 и др.	71	Списаны израсходованные подотчетным лицом суммы на затраты производства
50	71	Возвращены в кассу неиспользованные подотчетным лицом суммы аванса
71	91	Списана курсовая разница при переоценке дебиторской задолженности
94	71	Списана сумма, не возвращенная подотчетным лицом в установленные сроки
18	71	Отражен НДС по приобретенным подотчетным лицом ценностям

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен журнал-ордер ф. № 7-АПК, в котором отражается информация синтетического и аналитического учета. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе каждого работника в отдельности. Основанием для записей в журнале-ордере ф. № 7-АПК являются авансовые отчеты, отчеты кассира.