1. Виберіть команду Файл → Создать.

2. В області завдань Создание документа клацніть на значку Общие шаблоны.

Зверніть увагу на те, що в області завдань Создание документа відображаються також імена останніх використаних шаблонів.

3. У вікні діалогу, що відкрилося, клацніть на вкладці Письма и факсы.

4.   Клацніть на значку Изысканный факс.

5. У групі Создать встановіть перемикач Шаблон. Клацніть на кнопці ОК.

Word створить новий призначений для користувача шаблон на основі одного зі своїх шаблонів. Внесемо до нього зміни і збережемо під іншим ім’ям.

6.  Клацніть у верхньому полі сторінки і введіть назву вашої організації і дані про неї, наприклад;

ТОВ «Молоток»

пр. Коцюбинського, 29

120191, Київ

тел./факс (044) 228-99-48

7.   Виділіть слова ФАКСИМИЛЬНОЕ СООБЩЕНИЕ та введіть замість них слова ТИТУЛЬНИЙ ЛИСТ ФАКСУ.

8.   Виділіть слово На і введіть слово Торкається.

9.   Виділите слова Телефон відправника і введіть слова Вихідний номер.

10.   У тому ж полі клацніть правою кнопкою миші на повідомленні введіть сюди номер телефону і виберіть команду Изменить поле в меню, що з’явилося.

11.   У текстове поле Сообщение вікна діалогу Поле введіть текст, введіть сюди ваш вихідний номер.

12.   Виділіть слова Добавочный номер і введіть слова У відповідь на.

13.     У тому ж полі клацніть правою кнопкою миші на повідомленні введіть сюди номер телефону і виберіть команду Изменить поле в меню, що з’явилося.

14.     У текстове поле Сообщение вікна діалогу Поле уведіть текст, уведіть сюди вихідний номер відправника.

15.     Загалом виділіть рядок з полями Терміново й ін., потім видаліть його.

У шапці титульного аркуша факсу окрім підпису розташовуються поля, клацаючи в яких, ви можете вводити туди будь-який текст. Коли ви створюватимете нові факси на основі цього шаблону, у вказаних полях розміщуватиметься конкретна інформація.

16. Уведіть декілька порожніх рядків перед словом Примечание.

17.    Виділите весь абзац із словом Примечание, задайте для нього шрифт Arial напівжирний, розмір 12 пунктів.

18.    Клацніть на кнопці Стили и форматирование на панелі форматування.

19.    Клацніть на кнопці Создать стиль і введіть слова Підзаголовок повідомлення в полі Имя. Натисніть клавішу Enter.

20.    В області завдань розкрійте список Показать і виберіть пункт Доступные форматы.

21.   Прокрутите список доступних варіантів форматування і клацніть на рядку Подзаголовок сообщения.

Створивши такий стиль підзаголовка, ви зможете розмістити декілька заголовків на одній або декількох сторінках факсу. Наприклад, якщо вам потрібно буде відправити список якихось запитань своїм діловим партнерам, ви зможете застосувати до тексту запитань новий стиль Підзаголовок повідомлення, а свої коментарі залишити оформленими основним стилем.

Створений набір стилів у шаблоні для документів одного типу (факсу), можна скопіювати потрібні стилі в свій шаблон для документів іншого типу (наприклад, звіту).

22.  Виберіть команду Файл→Параметры страницы. На екрані з’явиться вікно діалогу Параметры страницы.

23.   Клацніть на вкладці Параметры страницы.

24.   У списку Размер бумаги виберіть пункт А4.

25.   Клацніть на вкладці Поля.

26. Задайте наступні поля сторінки: Верхнее – 2 см, Нижнее – 2 см, Левое – 3 см, Правое – 2 см. Клацніть на кнопці ОК.

Тепер нові параметри сторінки застосовуватимуться до всіх документів, що створюються на основі нового шаблону.

27.   Клацніть на кнопці Сохранить. Word запропонує зберегти документ з назвою Изысканный факс -dot.

28.   Уведіть іншу назву в полі Имя файла, наприклад OurFax.

29.   У списку Тип файла виберіть пункт Шаблон документа. Розширення .dot вводити не обов’язково.

Для назв шаблонів рекомендується використовувати латинські літери.

30. Збережіть і закрийте документ.

Форми: Створення

Для одержання інформації від користувачів, які проглядають ваш документ, можна використовувати форми. У Web-сторінках або документах Word форми складаються з підписаних полів, в яких користувачі вводять текст, встановлюють прапорці або вибирають варіанти в списках, що розкриваються. Поля форми можуть проводити автоматичні розрахунки. Документ слід захистити, щоб користувач міг уводити лише передбачені творцем документа дані, але не міг змінити сам документ.

Форми можуть бути частиною документа або бути незалежними документами. Вони можуть бути короткими або довгими, аж до декількох сторінок.

1.   Виберіть команду Вид/Панели инструментов/Формы і помістіть панель інструментів Формы, що з’явилася, у відповідне місце на екрані. Виберіть команду Файл/Создать, щоб створити новий документ, або в існуючому документі помістіть курсор в місце створення форми.

2.   Введіть текст для ідентифікації першого поля форми і клацніть на одній з кнопок на панелі інструментів Формы/Текстовое поле, Поле со списком.

3.      Повторіть пункт 2 для всіх елементів форми. Щоб додати затінювання до полів форми, клацніть на кнопці Затенение полей формы на панелі інструментів Формы.

4.      Виберіть команду Файл/Сохранить как і вкажіть ім’я для файлу форми. У списку Тип файла виберіть пункт (*.dot) (Шаблон документа).

5.      Щоб захистити форму без використання пароля, клацніть на кнопці Защита формы на панелі інструментів Формы. Щоб захистити форму і встановити пароль, виберіть команду Сервис/Установить защиту. Щоб вивести на екран вікно діалогу Защита документа, виберіть положення перемикача Ввод данных в поля форм. Уведіть пароль. У вікні діалогу Подтверждение пароля повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.

Форми: Захист

Word дозволяє користувачеві встановлювати і знімати захист з форми. В процесі створення форми можна призначити для неї пароль. Якщо документ захищений паролем, то сторонні не зможуть його змінити. Змінювати зміст і структуру форми зможуть тільки ті, хто знає пароль.

Якщо форма не має пароля, захист легко знімається. Для цього клацніть на кнопці Защита формы на панелі інструментів Формы. Щоб зняти або встановити захист паролем, потрібно виконати приведену нижче процедуру.

1.   Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду Файл/Открыть і вкажіть форму, для якої потрібно встановити або зняти захист. У менюСервис ви побачите команду, відповідну поточному стану форми Установить защиту або Снять защиту. Виберіть команду Сервис/Установить защитуабо Снять защиту, щоб вивести на екран відповідне вікно діалогу.

2.   Виберіть положення перемикача Ввод данных в поля форм. Уведіть пароль. У вікні діалогу Подтверждение пароля повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.

Форми: Створення макросів

Макрос – це набір команд, які автоматично виконуються за одну операцію. Макроси зменшують вірогідність помилок у процесі введення тексту, а також під час виконання довгих і утомливих послідовностей дій. Наприклад, макроси можна використовувати у формах для введення назви організації, відповідних адрес і телефонів, у процесі вибору певного варіанту в списку або для введення маршруту проходження документа під час введення послідовності імен рецензентів.

1. Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду Файл/Открыть і вкажіть форму, в яку потрібно внести зміни. Щоб вивести на екран панель інструментів Формы, виберіть команду Вид/Панели инструментов/Формы. Якщо захист форми включений, то всі кнопки, окрім кнопок Панели инструментов і Защита формы, будуть недоступні. Щоб зняти захист, клацніть на кнопці Защита формы.

2.   Виберіть команду Сервис/Макрос/Начать запись. Введіть короткий і зрозумілий опис макросу в поле Описание. Вкажіть, для яких документів макрос має бути доступний. Нарешті, введіть ім’я макросу і клацніть на кнопці Панели або Клавишам в полі Назначить макрос, щоб призначити макросу кнопку на панелі інструментів або поєднання клавіш. Після цього програма «записуватиме» всі ваші дії, які ви хочете зберегти у вигляді макросу. Щоб закінчити запис, клацніть на кнопці Остановить запись.

3.   Двічі клацніть на полі форми, якому необхідно призначити макрос. На екрані з’явиться вікно діалогу параметрів відповідного поля. В областіВыполнить макрос вкажіть, коли слід виконувати макрос: під час «входу» курсору в поле форми або в процесі його «виходу» з поля форми. Клацніть на кнопці ОК.

Форми: Видалення полів

У форми за потреби можна вносити невеликі зміни, наприклад видаляти поля. Якщо створене раніше поле, наприклад поле Національність, стало непотрібним, його можна видалити. Якщо поле випадково опинилося не там, де потрібно, можна видалити його і ввести заново.

1. Якщо ваша форма ще не відкрита, виберіть команду Файл/Открыть і вкажіть форму, в яку потрібно внести зміни. Виведіть на екран коди полів. Виділіть поле, яке потрібно видалити, і натисніть клавішу Delete. Повторіть процедуру для всіх непотрібних полів.

2. Виберіть команду Файл/Сохранить как, в списку Тип файла виберіть пункт (*.dot) (Шаблон документа) і збережете свій шаблон.

3. Виберіть команду Сервис/Установить защиту, щоб вивести на екран вікно діалогу Защита документа. Виберіть положення перемикача Ввод данных в поля формы. Введіть пароль. У вікні діалогу Ввод данных в поля формы повторіть введення пароля і клацніть на кнопці ОК.

Форми: Форматування полів

Щоб зручніше було виділяти введені у форму дані, має сенс оформити поля і підписи до них по-різному. Для цього можна використовувати різні шрифти і такі текстові атрибути, як напівжирне і курсивне зображення, розмір шрифту і т.д. До полів можна застосовувати всі стандартні прийоми форматування в Word.

1.    Якщо форма ще не відкрита, необхідно вибрати команду Файл/Открыть і вказати форму, в яку потрібно внести зміни. Виділіть поле, яке потрібно форматувати.

2.    Щоб виділити поле, використовуйте кнопки Полужирный, Курсив і/або Подчеркнутый.

3.    Щоб вирівняти поле, використовуйте кнопки По левому краю, По правому краю, По центру і По ширине.

 

Хід роботи

Створення форми «Анкета тестування покупців»

Створення форми

1. Створіть документ Microsoft Word з іменем Анкета.doc.

2. Відкрийте меню Вид, команда Панелі інструментів та додайте панель «Форми».

3. Введіть вступний текст анкети.

4. Клацніть на порожньому рядку під текстом першого питання анкети «Введіть, будь-ласка, дату останнього відвідування».

5. На панелі інструментів Форми натисніть на кнопку Текстове поле. В позицію курсора буде вставлено текстове поле. Автоматично використовується звичайний текст.

6. На панелі інструментів Форми натисніть на кнопці Параметри поля форми. З’явиться відповідне вікно Параметри текстового поля. Відкрийте опцію «Тип», оберіть тип текстового поля «Дата».

7. Відкрийте в цьому вікні опцію Формат дати, оберіть формат дд.ММ.РРРР, натисніть ОК.

8. Далі надрукуйте наступне питання та варіанти відповідей до нього:

Вкажіть типи товарів, які ви придбали:

Продукти харчування

Миючі засоби

Спиртні напої

Засоби гігієни

9. Натисніть справа від першого варіанту відповідей «продукти харчування», натисніть клавішу Tab. На панелі інструментів Форми натисніть кнопку Флажок. Справа з’явиться поле флажка.

10. На панелі Форми натисніть на кнопці Параметри поля форми. У вікні, що з’явилося, у розділі розмір флажка оберіть варіант «точно» і встановіть значення 12 пт, натиснть ОК. Поле прапорця збільшиться, щоб відповідати розміру тексту в 12 пт, і стане виділеним.

11. Скопіюйте поле флажка до інших відповідей. Для цього потрібно виділити флажок та натиснути Копіювати на стандартній панелі інструментів. Потім вставляйте флажок з допомогою команди Вставити безпосередньо під першим флажком.

12. Рекомендація: процес створення форми прискориться, якщо копіювати схожі поля з подальшої їх зміною, замість того, щоб сворювати та настроювати кожне окремо.

13. С копіюйте поле флажка до відповідей на наступне питання, попередньо надрукувавши відповідний текст. Для швидкого копіювання виділіть вже вставлений флажок, та утримуючи натиснутой клавішу Ctrl , перетащіть флажок в положення біля слова «так». З’явиться новий флажок.

14. Надрукуйте текст наступного питання:

Укажіть, будь-ласка, вашу думку щодо наступних характеристик супермаркету:

Чистота в приміщенні

Рівень обслуговування

Ціни на придбані товари

15. Клацніть справа від слов «Чистота в приміщенні», на панелі інструментів Форми натисніть на кнопці Поле зі списком. З’явиться відповідне поле. На панелі інструментів Форми натисніть на кнопці Параметри поля форми. У вікні, що відкрилося, введіть в поле Елементу списку значення «Дуже добре». Натисніть кнопку Добавить. Таким же чином додайте інші 4 варіанта, натисніть ОК. В документі з’явиться поле зі списком, в якому відобразиться перший елемент Дуже добре.

16. В иділіть поле зі списком, скопіюйте його до інших характеристик питання.

17. Надрукуйте слово «Примітки» та вставте Текстове поле.

18. Натисніть Зберегти, щоб зберегти документ.

Зміна й захист форми

Можна покращувати зовнішній вигляд форми, змінювати властивості полів, відформатувати текст, додати малюнки.

15. В ізьміть в рамочку дату відвідування супермаркету, щоб користувачам було краще видно, куди її вводити. Для цього натисніть в полі введення дати відвідування, щоб виділити поле. На панелі інструментів Форматування натисніть кнопку Внешние границы.

16. Клацніть на текстовому полі Примітки і на панелі Форми натисніть Добавить рамку. Навколо текстового поля з’явиться рамка. Ви можете її пересунути та змінити її розмір, наприклад, зробіть її більше.

17. На панелі інструментів Форми натисніть на кнопці Затемнення полів. З усіх полів форми буде видалено затемнення.

18. Перш ніж розповсюджувати форму, її потрібно захистити від випадкових змін в процесі заповнення. Встановлення й зняття захисту здійснюється з допомогою кнопки Захист форми на панелі інструментів Форми. Клацніть кнопку Захист форми. Анкета захищена, і поля готові до заповнення.

19. Клацніть Зберегти, щоб зберегти документ. Закрийте файл.

Тестування форми.

Після того, як форма створена, потрібно перевірити, як вона працює.Для цього заповніть поля форми таким чином, як це будуть робити користувачі. Оскільки форма захищена. Ваші відповіді не змінять самої форми. Коли переконаєтесь. Що форма працює коректно, її можна розповсюдити серед користувачів. Для цього її потрібно зберегти в вигляді шаблону, на базі якого будуть створюватися окремі документи з відповідями.

15. Заповніть анкету, вставивши дату, відмітивши потрібні варіанти відповідей. Введіть дату 12.10.2011 і натисніть клавішу Tab. В полі відобразиться 12 октября 2011 г.

16. В полі Примітки введіть текст: «Я хотів би придбати картки поповнення рахунку мобільного телефону. Чи можу я це зробити у вас?»

17. Заповнивши форму, внесіть зміни, якщо є така потреба, знявши для цього захист форми.

18. Якщо анкета заповнена, збережіть її окремим файлом. В анкеті натисніть на панелі Форми Захист форми, для того щоб відключити захист, та натисніть кнопку Очистити форму, щоб стерти всі введені відповіді та повернути її до первинного вигляду. Потім знову включіть захист форми.

19. Збережіть файл анкети як шаблон з ім’ям Анкета опитування.dot

20. Самостійно розробіть питання та анкету для тестування покупців щодо нового товару, який фірма вивела на ринок збуту.

Контрольні питання:

1.     Що таке шаблони і як їх використовувати у Word?

2.     Як створити шаблон у Word?

3.     Як зберегти шаблон у Word?

4.     Що таке екранна форма?

5.     Як створити екранну форму в Word?

6.     Як захистити від змін екранну форму?

7.     Як видаляти поля і змінювати екранну форму?

8.     Як зберегти екранну форму у вигляді окремого документа?

9.     Як зберегти документ з розширенням *.dot?

10.Як знайти папку, в якій зберігаються всі шаблони Word?