6.2. Требования к оформлению реквизитов.

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с азербайджанскими фирмами и государственными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции - делового письма. При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и компьютеризации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов. Можно выделить следующий типовой состав зон:

1. Дата (Tarix);

2. Регистрационный номер документа;

3. Справочные данные об организации;

4. Адресат (Adresat);

5. Заголовок письма (Məktubun başlığı);

6. Обращение (Müraciət);

7. Текст письма (Məktubun mətni);

8. Завершающая формула вежливости (Yekun nəzakət formulu);

9. Подпись (İmza);

10. Отметка об исполнителе (İcraçı haqqında işarə);

11. Приложения (Əlavələr);

12. Отметка о заверении копии (Nüsxələrin təsdiqlənməsi haqqında)

1. Дата (Tarix). Дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 04. 11. 2016. Допускается и словесно-цифровой способ оформления: 4 noyabr 2016 il. А в соответствии с международными стандартами возможно и такое оформление: 2016.11.04, т.е. год, месяц, число.

2. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Образец: № 1/26/12-k Bakı şəhəri;

3. Справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Справочные данные об организации размещаются в левом верхнем углу документа. Например:

Bakı ş., C.Xəndan küç. ev 7

Əlaqə telefonu: 012 555 55 55

4. Адресат (Adresat). Если письмо направлено в структурный или организационный отдел, название адресата должно быть развернутое, например:

«Azəriyol» ASC или «Azəriqaz» ASC

Если письмо адресовано руководителю предприятия или организации, сначала указывается название предприятия, затем должность, инициалы, фамилия адресата. Например:

«Abşeronqazma» ASC baş mühasibi M.Y.Maxmudova;

«Azəridizayn» şirkəti, satış şöbəsinin müdiri F.K. Xəlilova.

При оформлении письма физическому лицу сначала указывается адрес, затем имя, отчество и фамилия адресата.

5. Заголовок письма (Məktubun başlığı). Отражает краткое содержание документа. Он должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок содержит две части: тему и действие, которое должно быть произведено.

Образец: Məlumatın yola salınması haqqında;

Əmək haqqının artırılması haqqında;

Bildiriş haqqında.

Заголовок в кавычки не заключается, пишется с прописной буквы.

6. Обращение (Müraciət). Обычно используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество). Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить.

Образец: Hörmətli cənab!

Çox hörmətli cənab Bağırov!

Hörmətli xanım Hüseynova!

Çox hörmətli xanım Hüseynova!

7. Текст письма (Məktubun mətni). Состоит обычно из 2-х частей. В первой указываются мотивы,причины, цели создания документа, а во второй – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Но текст может состоять только из заключительной части без констатирующей – это, например, справки, докладные записки.

В азербайджанском делопроизводстве принято следующее оформление текстов служебных писем:

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, принято изложение от 1-го лица: (xahiş edirəm məlumat verəsiniz..., zəruru hesab edirəm...).

В распорядительных документах коллективных органов текст излагается от 3-го лица, ед. ч. (rəhbərlik razılığını bildirir...).

Текст протокола излагается с помощью глаголов прошедшего времени мн. ч.: слушали, постановили (dinlədilər, qərara aldılar).

В письмах возможны формы 1-го лица ед. ч. имн. числа: (xahiş edirik baxılsın...).

Слова, наиболее часто используемые в основной части письма:

Xatırladırıq ki…;

Təbrik edirik...;

Təklif edirik...;

Göndəririk...;

Xahiş edirik...;

Bildiriri ki...;

Фразы, наиболее часто используемые в основной части письма:

Bizim təklifimiz ondan ibarətdir ki, ...

Sizin şirkətin rəhbərliyinə məlum olduğuna görə, bizim müəssisə qeyd olunan vaxtda öhdəçiliyini yerinə yetirib...

Biz sizə tapşırıqla muraciət edirik...

Nəzərdə tutulmuş razılaşmanın məqsədi məsələnin müsbət həllinə nail olmaqdır...

8. Завершающая формула вежливости (Yekun nəzakət formulu). В заключительной части письма можно использовать следующие стандартные этикетные формулы заключительного этапа:

Biz ümidvarıq ri, əməkdaşlığımız...

Biz ümid edirik ki, bizim təkliflərimiz Sizi maraqlandıracaq...

Sizdən əsaslandırılmış cavab gözləyirik...

Mövcud olan vəziyyəti nəzərə alaraq...

Danışıqlarımızı nəzərə alaraq, biz Sizə növbəti təklifləri edə bilərik...

В данной части письма, после последней строки текста, до официальной подписи могут содержаться и следующие фразы:

Səmimi hörmətlə…

Minnətdarlıq və hörmətlə...

Dərin minnətdarlıqla...

Ən xoş arzularla...

Sizin...

Hörmətlə...

9. Подпись (İmza). В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращённое если на бланке), личная подпись и её расшифровка. Например:

1)AMEA, Elmi şöbənin müdiri, professor A.M.Əbilov (imza)

ADİU, Kafedra müdiri, professor Ə.Ə..Səmədov (imza)

2) Məktəb direktoru V.R.Rəsulov(imza)

Reklam şöbəsinin müdiri (imza) A.Səlimova

Kitabxananın müdiri (imza) Q. Əmirova

10. Отметка об исполнителе (İcraçı haqqında işarə). В соответствии с новыми стандартами в нижней левой части письма размещаются инициалы, фамилия, рабочий телефон составителя. При возникновении каких-либо вопросов, их в оперативном порядке можно решить с составителем письма, связавшись с ним по указанному номеру. В роли составителя писем (в основном в небольших фирмах) выступает секретарь фирмы. Письмо завершается подписью руководителя, датой и номером письма.

Образец: Katib V.V.Əsədov (012 555 55 55)

Direktor İ.Ə.Vəliyev

11. Приложения (Əlavələr). Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Əlavə: 1 nüsxə, 1 vərəq;

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Əlavə: Əmrin surəti 1 nüsxə, 1 vərəq;

Əlavə: Müqavilənin surəti 1 nüsxə, 3 vərəq.