2.3. Физическая модель базы данных

Физическое моделирование БД - этап создания таблиц, их размещения на носителях (дисках), установления связей между ними, задания условий ссылочной целостности, создание требуемых запросов, реализуемый в конкретной СУБД, называется созданием физической модели данных.Access относится к настольным СУБД, входит в состав пакета MS Office и, как и многие другие СУБД, выполняет следующие функции:

• организация данных - создание таблиц данных и управление ими с целью модификации, добавления и удаления данных;

• связывание таблиц для обеспечения ссылочной целостности;

• анализ данных с помощью запросов;

• создание форм для добавления, удаления и поиска данных в таблицах;

• управление выдачей информации на печать - создание отчетов;

• защита всей БД паролем ее создателя;

Реализуются все эти функции для каждой БД в одном файле с расширением. mdb. При распространении готовых приложений, модули для защиты от доступа и\или соблюдения авторских прав выносятся в отдельный файл с расширением. mde. В этом случае БД Access состоит из двух файлов.

В СУБД "Access" поля таблиц задаются следующими атрибутами:

– Имя - имя поля длиной до 64 символов (первый символ - не пробел, остальные не".", "!", "‘", " [", "] ");

– Тип - один из предопределенных типов данных:

– текстовый - строка длиной до 255 символов;

– числовой - число определенного подтипа: байт

– денежный - 4 байта, 4 знака после запятой, диапазон » ± 9,2233 Е14;

– логический - поля, принимающие одно из значений Да\Нет, Истина\Ложь, Вкл\Выкл;

– счетчик - автоматически генерируемые последовательным или случайным образом номера для каждой новой записи (такое поле не редактируется пользователем);

– дата\время - поля для хранения дат и времени в выбранном формате;

– Формат - вид вывода значений поля;

– Подпись - заголовок поля в таблице или подпись в форме;

– Обязательное поле - является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если "Да", то пользователь не выведет курсор из этого поля, пока не введет какое-либо значение);

– Индексированное поле - является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение "Да" имеет в свою очередь следующие варианты: "Совпадения допускаются" и "Совпадения не допускаются" (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).

– MEMO - поля для хранения текстовых данных длиной до 64Кб;

– Гиперсвязь - поля, содержащие адреса Web-страниц, которые сами могут быть Web-страницами Internet;

– Размер - размер данных для полей типа Текст и Число;

– Число десятичных знаков - количество знаков после запятой для полей типа Число, Текстовый (от 1 до 255 байтов), Счетчик (длинное целое - 4 байта и код репликации - 128 байт);

– Формат - вид вывода значений поля;

– Маска ввода - строка символов, задающих форму для вводимых данных;

– Подпись - заголовок поля в таблице или подпись в форме;

– Значение по умолчанию - значение, присваиваемое полю в новых записях;

– Условие на значение - логическое выражение для проверки введенного значения;

– Сообщение об ошибке - сообщение, появляющееся при возвращении выражением, стоящим в условии на значение значения Ложь;

– Обязательное поле - является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если да, то пользователь не выведет курсор из этого поля пока не введет какое-либо значение);

– Индексированное поле - является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение ‘Да’ имеет в свою очередь следующие варианты: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного). Поле, однозначно идентифицирующее каждую запись, нужно сделать Ключевым, что будет соответствовать построению уникального (с проверкой на отсутствие повторяющихся значений) индекса по этому полю. К объектам Access относятся: таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений - формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, которые представлены в окне базы данных Access. Таблицы создаются с помощью мастера или конструктора таблиц. Для назначения ключевого поля при работе в конструкторе таблиц следует установить курсор в нужное поле и выбрать пункт "Ключевое поле" из пункта главного меню "Правка", или контекстного меню правой кнопки мыши, или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Ключевое поле помечается символом ключа.