2. Структурирование содержания

Структура презентации должна быть простой – следует ограничить ее тремя частями.

Простая структура очень эффективна:

• легко запомнить, типичная аудитория с трудом запоминает более трех пунктов повествования.

• легко понять связь, связь между тремя частями презентации очень легко уловить. Четвертый элемент усложнит повествование.

• дополнительные аргументы менее убедительны, даже если трех аргументов недостаточно для того, чтобы убедить аудиторию или объяснить ей что-то, дополнительные аргументы не дадут ожидаемого эффекта. Более того, докладчик тем самым даст шанс противнику для критики.

Структура может быть параллельной или последовательной.

Параллельная структура состоит из трех аргументов одного типа (например, причины), которые дополняют друг друга. Они похожи на опоры треноги и представляют собой индуктивный логический процесс. Параллельные аргументы ясны и прямолинейны.

Параллельная аргументация подходит, если предмет презентации достаточно прост, и при этом аудитория нейтральна или дружелюбна. Главный вывод должен поддерживаться целым набором причин, эффектов, преимуществ, особенностей и т. д.

Порядок следования аргументов можно менять. Например, рекомендуется самые сильные аргументы помещать в самом начале или конце презентации.

Большим преимуществом параллельной аргументации является то, что главный вывод может и не пострадать, даже если уничтожен один из поддерживающих его аргументов.

Параллельная аргументация популярна при продаже и рекламе товара: например, белее, светлее и чище.

Последовательная структура логически связана. Каждый аргумент основывается на предыдущем и продолжается последующим. Это похоже на лестничные ступеньки и представляет собой дедуктивный логический процесс. Последовательные аргументы проводят аудиторию по цепи логических или аналитических шагов.

Последовательная аргументация приемлема, если предмет изложения достаточно сложен, или аудитория настроена враждебно. Мы начинаем с общепринятых или общеизвестных вещей и постепенно приходим к нужному выводу.

Последовательная аргументация - очень мощный инструмент. Поскольку все аргументы представляют собой логическую цепочку, аудитория не может легко отступить и отвергнуть новую идею, которая основывается на принятом раньше аргументе.

С другой стороны, если аудитории удастся опровергнуть один из аргументов, то и главный вывод автоматически становится неверным.

Хорошо структурированная презентация - признак ясного мышления ее автора. Соответственно, аудитория способна отличать самое главное от деталей, доброжелательно реагировать на набор аргументов и запоминать важные выводы.

Таки образом, если презентация хорошо структурирована, докладчик получает больший контроль над аудиторией и тактические преимущества.

3. Разработка плана

Планирование имеет несколько преимуществ. Оно заставляет организовывать идеи. План позволяет в любой момент получить представление о презентации. С его помощью легко оценить структуру и попытаться использовать новые подходы в повествовании. План показывает, как развивается презентация. Сразу же становится очевидным, что еще надо сделать. План обеспечивает единую задачу для команды. Его можно использовать для просмотра презентации по частям, можно разделить ответственность за подготовку различных частей презентации между членами команды, и быть уверенным, что эти части подойдут друг другу идеально.

Основной принцип планирования гласит, что презентацию надо продумать заранее, постепенно выстраивая ее повествование. Докладчику не следует ждать до самого последнего момента, пока его не "озарит", в каком виде представить выводы.

Планирование облегчит поиск информации.

Самый лучший способ начать - это представить себе конечный результат: определить, каким, будет ваш главный вывод, даже если на данный момент нет всей необходимой для этого информацией. Это поможет найти факты, поддерживающие или опровергающие гипотезу. Продумать схему, которая наилучшим образом проиллюстрирует главный вывод.