Глава 1. Особенности организации контактной зоны в event – агенстве «invite»

Event-агентство «Invite» - это профессиональная организация и координатор мероприятий любого масштаба и вида. Это специализированная компания, которая организует мероприятия по заказу своих клиентов. В агентстве можно воспользоваться услуги подразделяются на 4 вида: дуэт ведущих( занимаются написанием сценария, обсуждение сценария с клиентами, проведение мероприятия) , организация свадеб( начиная с общения с парой заканчивая полным контролем над всем торжеством) , организация мероприятий (деловые официальные мероприятия, маркетинговые мероприятия, корпоративные и праздничные вечера, фестивали и конкурсы, BTL- мероприятия (проведение дегустаций, выставок, показов), team-building(корпоративный менеджмент мотивации и построения команды, для создания и повышения эффективности работы команды, являющийся одним из наиболее эффективных инструментов управления персоналом) (расшифровать) и детское направление (организация дней рождений, выпускных, игровые программы, поздравления и вручение подарков от героев, тематические квесты). В event-сфере компания начала работать, как самостоятельное агентство мероприятий в г. Кирове (по адресу: г.Киров, ул. Герцена, 15, офис 14) с 2007 года. Учреждена компания была двумя ведущими, которые имели большой опыт работы в сфере проведения мероприятий, знающими все процессы внутри системы и, в том числе, обладающими опытом взаимодействия с другими event-компаниями г. Кирова. Компания состоит из профессионалов своего дела: руководителя агентства, организатора и координатора свадеб, арт - директора, ведущих мероприятий и свадебного церемониатора, а также проектного менеджера и менеджера по работе с корпоративными клиентами (http://invite-wedding.ru/). Как говорят сотрудники агентства: «Мы хотим, чтобы ваша свадьба стала настоящим праздником - без лишних хлопот и беспокойств. Ещё мы верим в то, что нужно радоваться и, что гораздо сложнее - радовать!».

Основные услуги event-агентства:

1. Разработка креативной концепции мероприятия

2. Подбор и бронирование площадки

3. Приглашение гостей на мероприятие

4. Организационная логистика – обеспечение транспорта, доставки всех материалов и персонала на площадку мероприятия

5. Организация питания (заказ кейтеринга)

6. Подбор артистов и развлекательных номеров

7. Декорирование помещений мероприятия

8. Техническое обеспечение мероприятия – свет, звук

9. Производство брендированной продукции

10. Подбор и тренинг промо-персонала для мероприятия

11. Администрирование и проведение мероприятий

12. Подготовка фото и видео-отчетов

1.1. Технологческий цикл обслуживания клиентов event – агенства invite

Event-агентство - это одно из самых контактирующих предприятий в сфере сервиса. Именно здесь происходит взаимодействие представителя услуг и клиента. Высокое качественное обслуживание является целью многих организаций. Все руководители стремятся получить от обслуживания довольного клиента, который покупает много, рекомендует организацию друзьям и возвращается за новыми мероприятиями. Но каким должно быть качественное обслуживание – быстрым, дружелюбным, компетентным, ориентированным на потребности или на продажу? Для объединения всех точек зрения необходимы Стандарты обслуживания. Рассмотрим технологический цикл обслуживания клиентов event-агентства.

При создании технологического цикла обслуживания клиентов, стоит сосредоточиться на мнении самих клиентов, на их базовых и идеальных ожиданиях. При этом крайне важно учитывать мнение сотрудников, тиражировать лучший опыт. Отдельной задачей является корректное внедрение стандартов, при котором сотрудники понимают выгоды обслуживания по стандарту, а клиенты получают высокий стабильный сервис. (http://4service-group.com/ru/about/press-about-us/standarty-obsluzhivaniya-klientov-kak-razrabotat-horoshiy-servis)

Процесс обслуживания клиентов начинается с того момента как клиент обращается за помощью к организатору, оставляя заявку на сайте, связывается по телефону или обращается непосредственно лично. И заканчивается результатом проведения мероприятия и оплаты услуги. Процесс обслуживания можно разделить на 4 этапа:

1 этап. Непосредственный контакт с заказчиком по телефону/сайту/личный контакт, представление всего спектра услуг еvent-агентства «Invite».

2 этап. Обсуждение мероприятия, постановка целей и задач, определение целевой аудитории. То есть кого и каким образом приглашать, где и что проводить. В зависимости от характера, задач и целей мероприятия его участниками и гостями могут быть представители различного бизнеса и даже власти, представители какого-либо научного сообщества, средств массовой информации и культуры. На любом мероприятии должны быть эксперты в определенной области.

3 этап. Заключение договора, оплата услуг.

4 этап. Проведение мероприятия.

Таким образом, контактной зоной еvent-агентства «Invite» является место встречи сотрудника и клиента. На объекте исследования - это офис/телефон/сайт компании. Персоналом контактной зоны event-агентства являются проектный менеджер и менеджер по работе с корпоративными клиентами.