2 Форматы данных
В Excel числовым значениям по умолчанию присваивается формат "Общий". Присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек позволяет команда Ячейки в меню Формат, команда Формат ячеек контекстного меню и комбинация клавиш [Ctrl+1]. В любом случае открывается вкладка Число д/о Формат ячеек, показанное на рисунке 1. Чтобы пользователю было легче ориентироваться, форматы объединены в следующие категории:
Общий;
Числовой;
Денежный;
Финансовый;
Дата;
Время;
Процентный;
Дробный;
Экспоненциальный;
Текстовый;
Дополнительный;
(Все форматы).
Рисунок 1 – Окно Формат ячеек для задания форматов данных
Кнопка Денежный формат служит для присвоения денежного стиля. Используемый символ валюты зависит от того, какая страна указана в диалоговом окне Свойства: язык и стандарты.
Кнопка Процентный формат предназначена для присвоения ячейкам процентного стиля. Кнопка Формат с разделителями позволяет разделять разряды чисел при помощи запятой. А кнопки Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность – увеличивать и уменьшать число цифр, отображаемых после десятичной запятой.
Лекция №___
по теме: Защита данных
1. Защита ячеек
Ячейки электронных таблиц условно можно разделить на ячейки ввода информации и остальные, в которых находятся формулы, константы, текст и рисунки. Нами изменяются только ячейки ввода. Естественно, что во избежание случайного изменения ячеек с формулами, текстом и константами, эти ячейки следует защитить от случайного изменения их содержания. Для этого существуют средства Защиты ячеек или блоков уже полностью оформленной таблицы.
Для начала необходимо выделить ячейку или блок ячеек, открытых для ввода. Выделите блок клавишами или мышью, выберите пункт Формат главного меню и подпункт Ячейки. В появившемся окне щелкните мышью на корешке Защита и снимите пометку в переключателе Заблокировать. Затем, вернувшись в таблицу, выберите из главного меню пункт Сервис, подпункт Защита и альтернативу Защитить лист. Появится диалоговое окно, в котором будет предложено ввести пароль для защиты. Вы можете ввести пароль или просто нажать [Enter], не вводя пароля.
2. Защита книг и листов.
В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.
Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям, или предоставить доступ отдельным пользователям к определенным диапазонам. Можно применить защиту к элементам книги и защитить файл книги от просмотра и внесения изменений. Если книга является общей, можно запретить ее монопольное использование и предотвратить удаление журнала изменений. Можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.
По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно двумя способами разблокировать ячейки, в которые пользователям требуется вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует использовать вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек. Чтобы разблокировать ячейки для определенных пользователей, следует использовать диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов. Любые заданные в этом диалоговом окне диапазоны, для которых не установлен пароль, также разблокированы для всех пользователей. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа.
На листах диаграмм можно защитить содержимое диаграммы от внесения изменений, кроме того, можно защитить любые графические объекты на листе, например, поля, от изменения или удаления. Защищенный лист диаграммы обновляется всякий раз при изменении исходных данных диаграммы.
Можно запретить добавление и удаление листов, или отображение скрытых листов. Кроме того, можно запретить изменение размеров или положения окна, настроенного для отображения книги. Действие такой защиты распространяется на всю книгу.
Чтобы скрыть от других пользователей всю книгу, но оставить доступ к ее содержимому, например макросам, выберите команду Скрыть в меню Окно, а затем сохраните скрытую книгу.
Общую книгу можно защитить, запретив ее монопольное использование или удаление журнала изменений книги. Если требуется назначить пароль для удаления данного типа защиты, необходимо применить защиту перед установлением совместного доступа к книге. Применение защиты автоматически включает режим совместного доступа к книге. При снятии защиты отключается режим совместного доступа к книге и удаляется сохраненный журнал изменений.
Другим вариантом является защита совместного доступа к книге и журнала изменений без использования пароля. Данный тип защиты можно применить, если к книге уже открыт совместный доступ. В этом случае снятие защиты не приведет к отмене совместного доступа или удалению журнала изменений.
Круг пользователей, имеющих возможность открывать книгу и использовать содержащиеся в ней данные, можно ограничить, установив пароль на просмотр книги или сохранение внесенных в нее изменений. Можно установить два отдельных пароля, один из которых необходимо будет вводить для открытия и просмотра книги, а другой - для внесения изменений в книгу и их сохранения. Эти пароли относятся к файлу книги и отличаются от защиты, устанавливаемой в диалоговом окне Защитить книгу.