2. Применение форм первичных документов и регистров

2.1. Документооборот осуществляется в соответствии с положением Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утвержденной постановлением Министерства юстиции РБ № 4 от 19.01.2009 г. с изменениями и дополнениями), сроками хранения типовых документов, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 года № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в РБ», с указанием сроков хранения.

2.2. Первичные учётные документы создаются в Обществе исполнителями (совместно с другими участниками операции), которые обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в бухгалтерию в сроки, согласно разработанному Графику документооборота (Приложение 3) для отражения в бухгалтерском учёте, а также несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

2.3. Работники бухгалтерии, должностными обязанностями которых предусмотрена работа с первичными документами, обязаны проверять поступающие документы по форме (заполнение всех реквизитов, правильность пересчёта натуральных показателей в стоимостные, правильность внесённых исправлений, наличие полномочий лиц, подписавших документ) и по существу, т.е. с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, зафиксированных в документах.

Недооформленные документы или же составленные с нарушением установленного порядка возвращаются работниками бухгалтерии исполнителям для их доработки и правильного оформления.

2.4. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они содержат обязательные реквизиты согласно Закону «О бухгалтерском учете и отчетности» (наименование документа, дату его составления, содержание хозяйственной операции, подписи лиц, составивших документ). Формы документов, используемые в Обществе для составления бухгалтерской отчётности, приведены в Рабочем альбоме форм документов Общества (Приложение 4).

В зависимости от характера хозяйственных операций, системы обработки данных, необходимости обеспечения бухгалтерского и налогового учётов в первичные учётные документы допускается включать в формы документов, приведённые в приложении 4 дополнительные реквизиты.

2.5. Записи в первичных учётных документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и принтеров, обеспечивая сохранность записей в течение времени, установленного для хранения первичных документов.

Запрещается использовать для записей простой карандаш.

2.6. Факсокопии документов, оставляемые в делах Общества, подлежат обязательному ксерокопированию в целях обеспечения сохранности содержания и возможности их прочтения в течение времени, установленного для их хранения.

2.7. В первичных учётных документах подчистки, стирание записей и не оговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учётных документах исправляются путём их зачёркивания и надписи правильных. Исправления должны заверяться исполнителями в установленном законодательством порядке. Исправления не должны препятствовать прочтению изначальной записи.

2.8. Первичные учётные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский языки и с подписью лица, осуществлявшего перевод.

2.9. Первичные учётные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае должны быть обеспечены:

• защита информации;

• сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством;

• возможность получения надлежащим образом заверенных бумажных копий документов.

2.10. Регистры бухгалтерского учёта составляются на бумажных и (или) машинных носителях информации с применением технологий обработки учетной информации, обеспечивающих формирование регистров журнально-ордерной формы счетоводства в программном продукте, при применении которых в комплексе реализуется возможность сверки аналитического и синтетического учета, ведение Главной книги.

2.11. Основными регистрами бухгалтерского учета являются:

• главная книга;

• оборотные ведомости;

• группировочные ведомости;

• журналы-ордера.

2.12. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учёта обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

2.13. Информация об объектах налогообложения и элементах налогового учёта систематизируется и накапливается в регистрах налогового учёта в соответствии с действующим законодательством. Применяемые в Обществе налоговые регистры приведены в Рабочем альбоме форм документов (Приложение 4).

2.14. При хранении регистров бухгалтерского и налогового учёта обеспечить их защиту от несанкционированных исправлений.

Исправление ошибок в регистрах должны быть обоснованы и подтверждены подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления.

2.15. Списание первичных учетных документов (карточки складского учета, отчеты, акты и др.) структурными подразделениями Общества производить по согласованию с главным бухгалтером