3. Методи розвитку комунікаційних систем організації.

Будь-яка організація зацікавлена ​​у підвищенні ефективності комунікацій. Підвищення ефективності можливе на основі детального аналізу використовуваної технології комунікацій і баченні розривів, нестиковок або провалів в комунікаційному процесі. Майже для всіх організацій регулювання інформаційних потоків залишається досить проблематичним явищем: інформація не завжди потрапляє саме до тієї особи, до якого вона повинна потрапити, а якщо ы за адресою, то не завжди своєчасно.

Крім того, у ряді організацій існує проблема нерівномірного інформаційного навантаження: хтось страждає від її надлишку, а хтось відчуває «інформаційний голод». Дуже важливим і найбільш часто використовуваних напрямком у вдосконаленні комунікаційного процесу виступає оптимізація системи зворотного зв'язку, усунення комунікаційних бар'єрів, підвищення точності переданої інформації.

В якості шляхів поліпшення комунікації можна виділити наступні методи .

• Управлінське регулювання:

- чітке визначення та формулювання завдань;

- формування чіткого уявлення про потреби в інформації начальника і підлеглих;

- планування, реалізація, контроль в напрямку поліпшення інформаційного обміну;

- обговорення планів, завдань, шляхів їх вирішення.

• Удосконалення системи зворотного зв'язку:

- переміщення людей з одного підрозділу організаціъ в інше з метою обговорення;

- опитування працівників, в середовищі яких необхідно виявити: чи чітко доведені до них мета їх діяльності, чи поінформовані вони; з якими потенційними і реальними проблемами стикаються або можуть зіткнутися; чи отримує їх керівник пропозиції.

• Удосконалення системи збору інформації з метою зниження тенденції фільтрації ідей або їх ігнорування на шляху знизу вгору.

• Створення каналів інформаційних повідомлень (статті , радіо і т.п.)

• Впровадження сучасних інформаційних технологій (електронна пошта, відеоконференція та ін.).

Управління комунікаціями необхідно будувати на принципах, що визначають увагу керівника до цієї сторони його діяльності як менеджера, а також науковий підхід до формування системи комунікацій в організації. Розглянемо дані принципи:

• принцип формування структури комунікацій, що відповідає потребам співробітництва, партнерства та компетентності;

• принцип регулювання масштабів комунікацій для певних посадових осіб і підрозділів;

• принцип раціонального використання робочого часу керівника;

• принцип інформаційного забезпечення комунікацій, розподіл інформації для встановлення і підтримки необхідних комунікацій;

• принцип повноважень і відповідальності;

• принцип регулювання комунікативного навантаження різних ланок організації;

• принцип обліку неформальних комунікацій і використання їх у процесі управління.

Сучасні засоби комунікації, які можуть використовувати організації, являють собою: електронну пошту, голосову пошту, факс, телеконференцію, відеоконференцію, електронний обмін даними, інтрамережі.

Точні комунікації знизу вгору сповіщають менеджера про стан підлеглих, допомагають йому правильно визначити якості працівників та відкривають шлях для більш ефективних комунікацій зверху вниз. У той же час існує проблема спотворення комунікацій, що надходять знизу вгору, тому що працівники частіше будуть говорити начальнику те, що він хоче почути, а не те, що є насправді. Для поліпшення висхідних потоків можна використовувати ряд допоміжних систем.

Система дій, що позначається терміном «політика відкритих дверей», являє собою готовність керівника будь-якого рангу вислуховувати пропозиції рядових працівників.

Система дій, що називається «виведенням управління за межі кабінету» - це хороший спосіб познайомитися з положенням справ безпосередньо. Проте не рекомендується робити це занадто часто.

Неформальні комунікації пов'язані з неформальними групами і неслужбовими питаннями, а також поширенням чуток. Система чуток добре працює, тому що використовує багато каналів. Інформація може дійти до величезного числа людей за короткий проміжок часу. Необхідно навчитися користуватися системою чуток і не перешкоджати неформальній комунікаційної мережі. Неформальні комунікації можуть виникати не тільки між членами неформальних груп. Хороші особисті взаємини між тими чи іншими працівниками полегшують неформальну передачу інформації. Головна перевага системи неформальних комунікацій - в її більшої гнучкості, що нерідко сприяє якнайшвидшому поширенню інформації.