4.2 Распорядительная документация

Основанием для создания документов в лицее является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течении определенного времени или постоянно.

Распорядительная деятельность лицея осуществляется путем издания распорядительных документов. Донецкий профессиональный горный лицей в пределах своей компетенции может выдавать:

• Приказы по основной деятельности;

• Приказы по личному составу.

Тексты распорядительных документов, как правило, разделяются на две части. В первой части указывается обоснование составления документа, а в другой части излагаются выводы, приложения, решения, распоряжения просьбу. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы-распорядительную часть, письма-просьбы и т.д

Части текстов составленных документов размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с присвоением каждому разделу, подразделения соответствующего числового знака, разделенного точкой (2.1,3.2.1 и т.д.). Фамилии, наименования, сроки размещаются в тексте в алфавитном или ином принятом для данного вида документа порядке.

4.3 Справочно-информационная документация

  Для составления справочно-информационных документов применяется бумага формата А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм) по ГОСТ 6.38-90. Составление документов на бумаге произвольного формата запрещается.

  Для сокращения времени при составлению справочно-информационных документов однородные или близкие по содержанию документы унифицируются. В учреждении создаются макеты и трафаретные тексты, заранее изготавливаются печатным способом.

Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на руководителей структурных подразделений лицея. Ответственность за содержание документа, визируемый несколькими лицами, несут в одинаковой степени все эти должностные лица.

  В соответствии со своей компетенцией, фирма выдает следующие справочно-информационные документы:

• переписывание по основной деятельности;

• акты;

• справки;

• протоколы;

• планы;

• докладные записки;

• служебные записки;

• телеграммы;

• телефонограммы.

Служебные письма, создаваемых в учреждении, должны иметь определенный комплекс реквизитов и постоянный порядок по размещению в соответствии с ДСТУ 4163-2003 «Государственная унифицированная система документации». Требования к оформлению документов:

• заголовок к тексту;

• адресации документа;

• текст документа;

• оценка о согласовании текста документа;

• удостоверение документа (подписание, утверждение, печать)

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка об исполнении;

• оформление копии документов.

Служебная документация на предприятии состоит из соблюдения требований ЕДСДОУ и соответствующих ГОСТ.

ВЫВОДЫ

Во время прохождения технологической практики я убедилась в правильном выборе своей профессии и приобрела необходимые навыки и знания практической деятельности по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Оценила всю сложность и важность работы делопроизводителя и выяснила, что это очень ответственный и тяжёлый труд.

На рабочем месте научилась самостоятельно выполнять все виды работ по документационному обеспечению управления.

Во время прохождения производственной практики были рассмотрены следующие вопросы:

- нормативная база, которая используется на предприятии;

- функции организации;

- документооборот в организации;

- информационные системы организации.

На рабочем месте научилась самостоятельно выполнять все виды работ документационного и бездокументационного обеспечения управления.

ПРИЛОЖЕНИЯ