6. Как обеспечить своевременное и достоверное оформление всех необходимых документ в связи с резким ростом их объема их количества?

В целях своевременного и достоверного оформления всех необходимых документов можно дать следующие рекомендации:

- определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальником административного отдела либо администратором;

- разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных).

- установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документов (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);

- во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;

- в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;

- периодически осуществлять внутренний контроль за соблюдением требований законодательства в части оформления первичной учётной документации.

- определить ответственного за обучение работников правилам ведения первичной документации, к которому сотрудники организации смогут обращаться в случае возникновения вопросов о правильности работы с документами.

- разработать программу предотвращения попадания на предприятие первичной документации с ошибками и нарушениями из сторонних организаций. В её основе должны лежать принципы, по которым менеджеры организации будут требовать от других фирм (поставщиков, покупателей, банков, государственных органов) предоставлять документацию только по установленным формам.

7. Всегда ли для эффективного управления большим объемом информации на фирме необходимы компьютерные технологии?

В современных условиях компьютерные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Возрастание объемов информации, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки приводят к необходимости автоматизированной обработки информации, то есть внедрению компьютерных информационных технологий. Широкое применение персональных компьютеров, обеспечивающих облегченный доступ к базам данных, использование интеллектуальных технологий и систем дают сотрудникам реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки решений в современном технологическом режиме обработки информации. Вот почему необходимы компьютерные технологии, обеспечивающие быструю и удобную обработку большого объема информации.