4. Указание получателя

Указание на лицо, которое, по желанию от­правителя, должно прочесть данное письмо, или отдел учреждения (фирмы), в который следует на­править письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr. (фамилия), или For the attention of Mr. (фамилия), или Attention of Mr. (фамилия), или Attention: Liner Department, Claim Division.

После слова Attention ставится двоеточие, если после него нет предлога of.

5. Вступительное обращение

Вступительное обращение Dear Sirs (Уважаемые господа), либо, при обращении к одному лицу, Dear Sir (Уважаемый господин) или Sir (просто обращение: Сэр) яв­ляется официальной формой вежливого обращения к мужчинам. Dear Madam (Уважаемая мадам) – к женщинам и девушкам.

После обращения Dear Sirs, Dear Sir, Dear Madam всегда ставится запятая, а не восклицательный знак! В США принято писать вступительное обращение Gentlemen: (Джентльмены) и ставить после него двоеточие. Но не пишется Dear Gentleman (Уважаемый джентльмен)!

При обращении к капитану судна принято об­ращение Dear Sir: после которого ставится двое­точие, или Dear Captain, после которого ставит­ся запятая.

Вступительное обращение не пишется в текстах деклараций, актов, заявлений, сертификатов и т. п.

В неофициальных письмах или письмах, адре­суемых хорошо знакомым людям, вступительное обращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. – для мужчин, Mrs. – для женщин, Miss – для незамужних женщин. Допуска­ется добавление перед фамилией имени или первой буквы имени с точкой.

Уважаемый мистер Уайт! – Dear Mr. White, Уважаемая миссис Браун! – Dear Mrs. Brown, Уважаемая мисс Джоунз! – Dear Miss Jones,

6. Указание на содержание письма

Указание на содержание письма помещают между вступительным обращением и текстом пись­ма. Указание на содержание письма выделяют для того, чтобы легче и быстрее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел.

Например:

Каcательно: Ваша претензия по недостаче на т/х …	Re: Your claim for the shortage m/v …
Содержание: Претензия по недостаче на т/х …	Sub: Claim for shortage m/v …

После слов Re: (сокращенно от Regarding) и Sub: (сокращенно от Subject) всегда ставится двое­точие.

7. Основной текст письма

Основной текст письма пишется в виде от­дельных абзацев, связанных между собой логиче­ской последовательностью. Каждый абзац начина­ется с прописной буквы с отступом от края строки в 5 знаков. Зачастую, абзацы разделяются пустой строкой. Второй и все последующие абзацы должны начи­наться строго под первым.

В деловых письмах следует писать с заглавной буквы:

а) имена, фамилии, названия фирм или орга­низаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine;

б) существительные и прилагательные, обо­значающие государственную и национальную при­надлежность: Russian, French;

в) названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:

Universal Shipping Agencies, Inc., 10202 East Freeway, Suite 210, Houston, Texas 77029, U.S.A

г) все слова, обозначающие занимаемые должности: Master, Captain, Chief Mate, President;

д) названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa;

e) названия грузов, товаров, торговых ма­рок и некоторых грузовых документов: Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan;

ж) сокращения Mr.. Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Gen­tlemen:, Dear Madam и т. п.;

з) первое слово в прощании: Yours faithfully, Yours truly.