47.Системы автоматизации документооборота и их роль.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работойиерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этомпредполагается, что процесс управления опирается на человекочитаемые документы, содержащие инструкциидля сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Документооборотдвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными вэлектронном виде,с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документдокумент, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нёминформации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработкиинформации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе ввиде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные требования, которым должны удовлетворять современные СЭД 

По мнению ведущих зарубежных и российских аналитиков, современные системы электронного документооборота должны обладать следующими характеристиками:

• масштабируемость системы (подключение к ней дополнительных подсистем, новых рабочих мест), ее надежность и управляемость;

• гибкость управления доступом ко всему спектру документов;

• поддержка различных программно-аппаратных платформ (мультиплатформенность);

• интегрируемость с другими информационными системами;

• возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через веб-браузеры, настольные приложения;

• доступность широкого спектра дополнительных технологий автоматизации для реализации в будущем новых задач;

• наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест, отражающих специфику работы с информацией и данными разных категорий пользователей системы ЭДО в зависимости от их функциональной роли в ЭДО;

• наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота.

Преимущества электронного документооборота: 

• возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;

• отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Внедрение СЭД способствует: 

• повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;

• созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;

• сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, при одновременном повышении качества и надежности решений за счет полноты и своевременности пре­доставляемой информации;

• упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;

• максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде;

• введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

• обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

При этом эксплуатация СЭД позволяет исключить риски:

• несвоевременной доставки информации;

• невыполнения или несвоевременного выполнения выданных руководством поручений;

• потерь информации при передаче и хранении;

• длительного согласования проектов документов и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

• несвоевременного выполнения деловых обязательств;

• внедрения единой корпоративной культуры.

• В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.