Практическая работа №5 создание диаграмм в ms office visio

Цель работы: изучение MS Office Visio как инструмента создания деловой графики.

Краткие сведения о среде MS Office Visio и основных приемах работы

Создание диаграммы начинается с открытия шаблона (tamplate). Шаблон открывает один или более трафаретов (stencils) слева от страницы рисунка. Шаблоны содержат формы (shapes), необходимые для создания диаграммы.

Шаблоны включают также все стили, настройки, инструменты.

Среда MS Office Visio включает меню, панели инструментов, трафареты с формами (слева), страницу рисунка и панель задач (справа).

Для создания новой диаграммы выберите пункт меню Файл  Новый  Выберите тип рисунка…, затем выберите категорию и укажите в ней требуемый шаблон (образец).

После открытия шаблона для создания требуемой диаграммы формы могут быть перетянуты из окна трафарета на страницу рисунка.

Для удаления добавленной формы необходимо ее выбрать, выполнив на ней щелчок левой кнопкой мыши, а затем выбрать пункт Удалить контекстного меню или нажать клавишу DELETE.

Для перемещения формы в пределах рисунка выберите ее как было указано ранее, а затем перетащите на новое место.

Размеры формы могут быть изменены путем перемещения угловых маркеров или маркеров сторон.

Для помещения в форму надписи, следует эту форму выделить, а затем ввести требуемый текст. Для создания надписи, не связанной ни с какой формой, следует использовать инструмент Текст (по умолчанию включен инструмент Указатель ).

Для создания соединений между формами можно воспользоваться инструментом Соединитель . Другие варианты – использование соединителей из трафаретов, также инструментов Линия и Дуга . На формах имеются специальные точки соединения . Соединитель, «подключенный» к такой точке, всегда остается связанным с формой вне зависимости от ее последующих перемещений.

Для форматирования форм, соединителей и текста существуют следующие инструменты: Цвет заливки , Цвет линии , Цвет текста , Вес линии , Узор линии , Окончания линий .

Для первоначального знакомства можно воспользоваться пунктом меню Справка  Руководство по началу работы.

Выполнение работы

В ходе выполнения работы требуется создать диаграмму по заданию преподавателя, самостоятельно выбирая необходимые шаблоны, трафареты и инструменты.

Отчет по практической работе должен содержать собственно диаграмму, краткое описание использованных при ее создании инструментов, перечень использованных трафаретов, а также выводы об удобстве и эффективности предлагаемых Visio приемов создания деловой графики.

Практическая работа №6 защита содержимого документов ms office

Цель работы: приобретение практических навыков защиты содержимого документов, создаваемых в приложениях MS Office.

Защита содержимого листа и книги MS Excel

В Microsoft Office Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным MS Excel и их изменением.

Защита листа позволяет запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.

По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно разблокировать ячейки для всех пользователей, используя вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек.

Защита элементов книги позволяет запретить добавление и удаление листов, или отображение скрытых листов. Кроме того, можно запретить изменение размеров или положения окна, настроенного для отображения книги. Действие такой защиты распространяется на всю книгу.

1. Создать таблицу

2. Выделить диапазон B2:D4 (ячейки, доступные для изменений).

3. На вкладке Защита в Формате ячеек снять флажок Защищаемая ячейка.

4. Выделить диапазон E2:E4.

5. На вкладке Защита в Формате ячеек установить флажок Скрыть формулы.

6. Откройте диалоговое окно Защита листа (Рецензирование  Защитить лист) и рассмотрите возможные варианты настроек разрешений (Разрешить всем пользователям этого листа).

7. Введите пароль для отключения защиты листа в соответствующее поле, нажмите кнопку OK и введите пароль еще раз.

8. Проверьте действие защиты, попробовав заполнить ячейки B2:D4 числами, изменить заголовки и посмотреть содержимое ячеек E2:E4.

9. Отмените защиту листа с помощью команды Рецензирование  Снять защиту листа, введя заданный ранее пароль.

10. Откройте диалоговое окно Защита структуры и окон (Рецензирование  Защитить книгу  Защита структуры и окон).

11. Введите пароль для отключения защиты книги в соответствующее поле, нажмите кнопку OK и подтвердите введенный пароль.

12. Проверьте действие защиты, попробовав изменить заголовки таблицы, переименовать, переместить и удалить листы книги.

13. Отмените защиту книги с помощью команды Рецензирование  Защитить книгу  Защита структуры и окон, введя в окне Снять защиту книги заданный ранее пароль.

Защита файла документа MS Office от несанкционированного доступа

Круг пользователей, имеющих возможность открывать книгу и использовать содержащиеся в ней данные, можно ограничить, установив пароль на просмотр книги или сохранение внесенных в нее изменений. Можно установить два отдельных пароля, один из которых необходимо будет вводить для открытия и просмотра книги, а другой  – для внесения изменений в книгу и их сохранения. Эти пароли относятся к файлу книги и отличаются от защиты, устанавливаемой в диалоговом окне Защита структуры и окон.

Для надежной защиты используйте пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов.

1. Откройте диалоговое окно Сохранение документа (Кнопка Office  Сохранить как  Книга Excel 97-2003).

2. Откройте диалоговое окно Общие параметры (Сервис  Общие параметры…) и введите пароль для открытия (пять символов), подтвердив затем правильность ввода.

3. Закройте книгу Excel и откройте ее снова, введя заданный пароль.

4. Сохраните документ (Сохранить как), установив в диалоговом окне Общие параметры пароль для изменения, и проверьте его действие.

5. Для защиты документа паролем при сохранении (Сохранить как) удалите содержимое полей Пароль для открытия и Пароль для изменения в диалоговом окне Общие параметры.

6. Для дополнительной защиты документа шифрованием используйте команду Кнопка Office  Подготовить  Зашифровать документ, введя затем в диалоговом окне Шифрование документа пароль.

7. Сохраните зашифрованный документ. Проверьте действие защиты, открыв его вновь.

Использование цифровой подписи в MS Office

Цифровая подпись – шифрованная электронная подпись, подтверждающая подлинность макроса или документа. Наличие цифровой подписи подтверждает, что макрос или документ был получен от владельца подписи и не был изменен.

Цифровой сертификат – вложение в файл, проект макроса или сообщение электронной почты, подтверждающее его подлинность, обеспечивающее шифрование или предоставляющее поддающуюся проверке подпись.

Microsoft Office использует технологию, позволяющую снабжать проекты макросов и файлы цифровой подписью с использованием цифрового сертификата. Сертификат, используемый для создания подписи, подтверждает, что макрос или документ получен от владельца подписи, а подпись подтверждает, что макрос или документ не был изменен. Цифровую подпись можно использовать для важных файлов, а для макроса она гарантирует его безопасность. Установив уровень безопасности (Разработчик  Безопасность макросов  Параметры макросов), можно разрешить или запретить выполнение макроса в зависимости от того, входит ли подписавший его разработчик в список надежных источников.

Цифровой сертификат может быть получен в коммерческом центре сертификации, у администратора внутренней безопасности организации, а также создан самостоятельно с помощью программы Selfcert.exe, находящейся в папке \Program Files\Microsoft Office\OFFICE11, доступной также с помощью команды Пуск  Microsoft Office  Средства Microsoft Office  Цифровой сертификат для проектов VBA. Следует отметить, что сертификаты, созданные пользователем самостоятельно, рассматриваются как неподтвержденные и при высоком или среднем уровне безопасности приводят к выводу предупреждения системы безопасности. Microsoft Office доверяет такому сертификату только на том компьютере, в котором доступен секретный ключ для этого сертификата (как правило, это только тот компьютер, на котором сертификат был создан).

1. Создайте сертификат, указав в качестве имени слово Сертификат и фамилию и инициалы обучаемого (например, Сертификат Иванова А.П.).

2. Добавьте цифровую подпись к файлу (Кнопка Office  Подготовить  Добавить цифровую подпись), используя созданный сертификат. При необходимости подтвердите сохранение книги.

3. Закройте и снова откройте книгу. Обратите внимание на информацию о подписи на панели сообщений. Для просмотра сведений о подписи нажмите кнопку Просмотр подписей…

4. Попробуйте внести какие-либо изменения в книгу. Удалось ли это сделать?

5. Создайте какой-либо макрос и добавьте к нему цифровую подпись (Разработчик  Редактор Visual Basic  Tools  Digital Signature…  кнопка Выбрать…).

Информацию о текущей подписи можно получить, выбрав в том же диалоговом окне кнопку Подробности…

6. На вкладке Параметры макросов в окне Центр управления безопасностью (Разработчик  Безопасность макросов) выберите вариант Отключить все макросы с уведомлением.

7. Закройте и попробуйте снова открыть книгу. Ознакомьтесь с диалоговым окном, содержащим предупреждение системы безопасности. Закройте это окно.

8. Выберите вариант Отключить все макросы кроме макросов с цифровой подписью.

9. Снова попробуйте открыть книгу. Ознакомьтесь с диалоговым окном, содержащим другое предупреждение системы безопасности. Установите флажок Всегда доверять макросам от этого издателя и нажмите на кнопку Не отключать макросы.

10. Закройте и снова откройте книгу. Появилось ли предупреждение системы безопасности?

11. Удалите созданный сертификат (Панель управления  Свойства обозревателя  вкладка Содержание  кнопка Сертификаты…  вкладка Личные)

Самостоятельная работа

Исследуйте специфические возможности MS Office Word по защите содержимого документа. Результат исследования включите в отчет.

Отчет по практической работе должен содержать: цель работы; краткое описание вариантов защиты содержимого листа и книги MS Excel; краткое описание вариантов защиты файла документа MS Office от несанкционированного доступа; краткое описание использования цифровой подписи в MS Office; краткое описание специфических возможностей MS Office Word по защите содержимого документа; выводы по результатам лабораторной работы. При оформлении отчета в печатном виде в нижний колонтитул следует поместить фамилию, инициалы и номер группы обучаемого (8 пт., Arial, выравнивание по правому краю).