Термины и определения курса

До появления понятия слова «архив» (в России это XVIII век) бытовали следующие названия: «хранила», «казна», «казенка», «бумажница», «присутственное место». В XIX веке в силу возрастающего интереса к прошлому человечества и складывания устойчивых комплексов исторических документов, в общественном сознании понятие «архив» стало ассоциироваться частично со словом «аrchaios» – древний.

Однако, по мнению Б.С. Илизарова, слово «архив» происходит от древнегреческого «архэ» − начало, а также основание, причина, первооснова, конец, предел, от которого ведут происхождение два однокоренных слова «архэйос» и «архэйон». В свою очередь, от этих слов, как в греческом, так и в латыни, а через них и в современных языках, стали образовываться два класса терминов. Слово «архэйос» употребляется в значении «древний». Оно лежит в основе таких слов, как археология, археография, археоптерикс и др. Слово «архэйн» соответствовало значению – быть первым, главенствовать, иметь высшую степень чего-либо. От него же ведет происхождение и древнегреческое слово «архэйон» − правительственная палата, присутственное место, городская ратуша, т.е. учреждение, осуществляющее власть. Именно от этого слова происходит латинское слово «archivum» − хранение документов в учреждении.

В России в широкое употребление термин «архив» был введен «Генеральным регламентом», изданным 28 февраля 1720 г. В XVIII в. наиболее удачное определение термину «архив» дал В.Н. Татищева: «Архив … значит место такое, где государственные письма нужные яко тайные, тако и явные хранятся».

Современное архивное законодательство дает следующее определение термину «архив».

Архив – учреждение или его структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Далее, стоит познакомиться еще с рядом терминов и определений, которые будут в дальнейшем использоваться в процессе рассмотрения истории архивов России.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Особо ценный документ – документ Архивного Фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения, учета и использования архивных документов.

Государственный архив – это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоянного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы – учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. Это архив-учреждение.

Следует учитывать, что в дореволюционной России как таковых государственных исторических архивов не было. Исторические архивы находились в ведении тех министерств или ведомств, чьи документы они хранили. Поэтому в научной литературе их иногда называют ведомственными историческими архивами. Однако, в названиях некоторых из них встречается слово государственный (например, Государственный архив Российской империи). Слово «государственный» в данном случае обозначает не принадлежность архива государству, а его значимость, и прежде всего значимость хранящихся в нем документов для общества и государства.

Под архивом – структурным подразделением, как правило, понимается ведомственный архив (архив учреждения, организации). В отличие от государственных, ведомственные архивы хранят документы не только постоянного, но и временного срока хранения. Главная цель ведомственных архивов – информационное обеспечение работы, принятие управленческих решений в организации, на предприятии, а также удовлетворение законных прав и интересов граждан – рабочих и служащих предприятия.

Архив как совокупность документов – это личный или частный архив (то есть родовой, семейный архив или архив лица, частная коллекция и собрание документов – словом все, что храниться гражданами).