2. Понятие информации и основные требования к ней

Управленческая информация — информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных и нематериальных благ и обеспечивает решение задач организации экономического управления народным хозяйством и его звеньями.

Управленческая инфор­мация представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого характера. При этом сведения экономического характера являются важной составляющей управленческой информации.

Информационная сущность процессов управления заключается в непрерывном обмене информацией между субъектом и объек­том управления, а также между данной системой и внешней средой (другими системами). Рациональная обработка информации является основой принятия управленческих решений.

В информационных процессах управления следует выделить два содержательных аспекта:

1. Процесс обмена информации между элементами системы;

2. Процесс сбора, обработки, хра­нения и использования информации.

К информации предъявляются следующие требования:

1. Достоверность. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Достоверная информация со временем может стать недостоверной, т. к. она обладает свойством устаревать, т. е. переста­ет отражать истинное положение дел.

2. Полнота. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие ре­шений или может повлечь ошибки.

3. Своевременность. Только своевременно полученная информация может принести ожидае­мую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации, так и ее задержка.

4. Ценность. Ценность информации зависит от того, насколько она важна для реше­ния задачи и насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека.

5. Точность. Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления.

6. Понятность. Если ценная и своевременная информация выражена непонятным обра­зом, то она может стать бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

7. Доступность. Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприя­тия) форме. Поэтому одни и те же вопросы по-разному излагаются в школь­ных учебниках и научных изданиях.

8. Краткость. Информацию по одному и тому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в справочниках, энциклопедиях, всевозмож­ных инструкциях.

1.3 Классификация управленческой информации

Классификация информации преследует разнообразные цели:

1. Развитие системного и комплексного подхода к управлению;

2. Совершенствование технологии управленческой деятельности;

3. Совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;

4. Поиски путей повышения эффективности управления.

Классифицируют управленческую информацию по следующим признакам:

1. По аспектам управления:

— организационно-экономическая;

— собственная управленческая;

— технико-технологическая;

— социально-психологическая;

— идейно-воспитательная.

 При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации. В противном случее эффективность управления может резко снижать либо приобретать негативный характер.

2. По характеру восприятия человеком:

— визуальная;

— звуковая;

— тактильная;

— обонятельная;

— комбинированная.

Наибольшую ценность представляет комбинированная (аудиовизуальная) информация, поскольку система зрительного анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Она является наиболее эффективной, т. к. она в значительно большей степени активизирует внимание, память и интеллект. 

3. По форме представления:

— знаковая — имеет в определенной степени абстрактную форму, выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме;

— аналоговая — имеет в определенной степени образную форму.

4. По источникам возникновения:

— внешняя — может отражать влияние на фирму как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды;

— внутренняя — характеризует состояние управляющей системы (состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы).

5. По времени использования:

— постоянная — является относительно стабильной (нормативы, стандарты, численность и состав работающих);

— переменная — связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничений (объем выручки, число клиентов).

6. По отношению к системе:

— входная — характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему;

— выходная — характеризует продукт деятельности системы.

7. По возможности использования:

— полезная;

— избыточная — является достоверной, но не несет ничего нового, излишне детализирует уже полученные сведения;

— шум — посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации;

— ложная — слабые сигналы о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса;

— лживая — носит сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной.