1. Работа с табличными данными
Презентации PowerPoint могут отображать данные рабочего листа Excel в виде табличных данных. Рассмотрим различные варианты использования таблиц Excel в слайдах PowerPoint.
1.1. Использование таблиц Excel в слайдах PowerPoint
Предположим, что Excel — наше основное средство для хранения статистической, финансовой или даже текстовой информации. Было бы хорошо, чтобы информация, которую необходимо представить в презентации PowerPoint, уже хранилась в рабочей книге Excel. Действительно, намного лучше использовать буфер обмена или технологию OLE для вставки данных рабочего листа Excel в презентацию, чем потерять время на повторный ввод информации, да еще и с риском допустить опечатку.
Процедура выделения диапазона ячеек в рабочем листе Excel с последующей вставкой их в презентацию PowerPoint очень проста. Несколько сложнее вставка содержимого рабочего листа Excel с одновременной привязкой к источнику данных. В этом случае не придется каждый раз при изменении данных в рабочем листе Excel изменять и содержимое презентации — все будет сделано автоматически при открытии файла презентации. Выбор того или иного типа вставки зависит прежде всего от того, нужна ли нам привязка источника (рабочего листа Excel) к целевому файлу (слайду PowerPoint).
Для того чтобы вставить содержимое таблицы Excel в слайд PowerPoint, нужно выполнить следующие действия:
1. В рабочем листе Excel выделить диапазон ячеек, которые нужно перенести в слайд PowerPoint.
2. Выбрать команду Правка->Копировать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+C>.
3. Перейти в окно презентации PowerPoint и выбрать нужный слайд — тот, в который нужно вставить данные Excel. Убедиться, что презентация отображается в режиме Обычный или Сортировщик слайдов.
4. Находясь в окне презентации, выбрать команду Правка->Вставить или нажать комбинацию клавиш <Ctrl-t-V>. Если в ответ на эти действия всплывет панель буфера обмена, щелкнуть на пиктограмме, которая соответствует скопированному содержимому рабочего листа Excel. Диапазон ячеек Excel отобразится в слайде PowerPoint, и теперь его можно отформатировать: переместить, изменить размер, отрегулировать ширину столбцов и высоту строк, используя для этого средства PowerPoint.
Например, на Рис. 1.1.1. изображена таблица в Excel. мы выделяем необходимые ячейки (в данном случае всю таблицу), копируем и вставляем в слайд PowerPoint, затем проводим небольшое форматирование – меняем размер, местоположение и цвет заголовка таблицы. Результат изображен на Рис. 1.1.2.
Рис. 1.1.1. Исходная таблица в Excel.
Рис. 1.1.2. Та же таблица, экспортированная в PowerPoint и отформатированная.
Такая вставка содержимого ячеек Excel в PowerPoint не является предпочтительной, т.к. если изменить данные в таблице Excel, то никаких изменений в слайде PowerPoint это не повлечет. Таким образом придется дважды изменять данные – в таблице Excel и на слайде PowerPoint. Поэтому для удобства и экономии времени существует еще один способ.