34. Требование оформление реквизитов документов.

Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке документа в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 989-96 "Государственный герб Республики Казахстан. Технические требования".

      22. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.       Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

      23. Официальное наименование организации-автора документа, официальное наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и/или учредительными документами организации.       Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.       Наименования филиала, представительства или структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются автором документа, и располагаются ниже наименования организации.

      24. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского счета и, по усмотрению организации, другие сведения.

      25. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными документами организации.

      26. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.       Словесно-цифровой способ написания даты используется в документах, содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан, организаций, а также при ссылке на нормативные правовые акты. В остальных случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год.

      27. Регистрационный номер документа состоит из собственного корреспондентского номера, индекса структурного подразделения-исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации. На инициативных документах порядковый номер отделяется точкой.       Документ, переходящий на следующий год, незавершенный делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит перерегистрации. Документу присваивается новый порядковый номер в регистрационной учетной форме, а прежний - заключается в круглые скобки.       Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных в организациях-авторах, которые проставляются через косую черту (дробь) в порядке указания авторов документа.

      28. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа дается в ответном документе.

      29. Место составления или издания документа указывается при составлении всех видов документов, кроме письма.

      30. Гриф (помета) ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.

      31. При адресовании документа организации, структурным подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.       При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.       Если документ адресуется в несколько однородных организаций, они указываются обобщенно.       Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается один адресат.       При адресовании документа юридическому лицу может указываться почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

      32. Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (Приложение 6). Распорядительный документ составляется при необходимости дополнительных разъяснений и предписаний.       Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.       При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.       При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНЫ"), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

      33. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.       Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте.       Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с обязательным указанием (кроме фамилий исполнителей, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа).

      34. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Точка в конце заголовка не ставится.       Заголовок к тексту менее 10 строк и документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.

      35. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бакылау", "Контроль", "Бакылауга алынды", "Взято на контроль", литерами "Б", "К" и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.

      36. Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты.       При составлении текста в виде анкеты наименования признаков выражаются именем существительным или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.       Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на двух и более страницах, то графы таблицы нумеруются и на последующих страницах печатаются только их номера.

      37. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения.       При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения.       В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием порядкового номера приложения, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

      38. Подпись документа включает наименование должности лица, подписавшего документ; официальные наименования структурного подразделения и организации (если документ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).       Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. Не допускается проставление предлога "За", надписи от руки "Зам." или косой черты (дроби) перед наименованием должности.       Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.

      39. Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", ("СОГЛАСОВАН", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАНЫ"), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии со служебной иерархией.       Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации, дата и номер документа.       Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования (Приложение 7).

      40. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, при необходимости - ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб. Виза включает в себя подпись визирующего, его расшифровку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости - наименование должности визирующего. Замечания прилагаются к проекту документа и подписываются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

      41. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе (Приложение 8). Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

      42. Отметка о заверении копии документа проставляется с целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

      43. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициал имени (инициалы имени и отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

      44. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.       Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне.

      45. Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер входящего документа и проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

      46. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые в левом нижнем углу каждого листа документа.