2.2 Структура данных
В разрабатываемой мною автоматизированной информационной системе «Аптека» представлены следующие типы данных:
текстовый – поле данного типа может содержать до 255 символов. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовом поле могут вводится и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычисления;
числовой – этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах;
счетчик – поле содержит уникальный (не повторяющийся) номер записи таблицы БД. Значения этого пол не обновляются. Нумерация начинается с единицы;
мастер подстановок – при выборе этого типа имеется возможность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля;
дата/время – при выборе этого типа можно выбрать любой формат даты или время, и вводить по маске ввода.
2.3 Схема структуры баз данных
Схема структуры БД представлена в Приложении А.
В базе данных отражены следующие объекты:
основные: рабочая таблица «Учет лекарств в аптеке», справочники: «Справочник лекарств», «Справочник работники», «Справочник поставщик»;
производные: запросы: «Запрос на заказ», «Вызов работника» формы по таблицам: «Справочник поставщики», «Справочник Работники», «Справочник Лекарства», рабочая таблица «Учет лекарств в аптеке»; меню кнопочных форм: «Главное меню», «Ввод и редактирование данных», «Поиск по условию», «Просмотр и печать»; отчеты: «Запрос на заказ», «По работнику», «Схема данных (связи)».
Таблица - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Форма - это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Запрос - вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.
Отчет - это объект Microsoft Access, который позволяет представить определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.
3 Описание программы microsoft access
Существует несколько разновидностей систем управления базами данных (СУБД), одни ориентированы на программистов, другие - на обычных пользователей.
Пакеты первого типа - это фактически системы программирования, располагающие своим типичным языком, в среде которого программисты создают утилиты обработки баз данных. После, данные программы используются конечними пользователями.
Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных.
Этот пакет работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной сети. Посредством MS Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.
Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки.
Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния.
СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:
таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов –это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы, представлены на рисунке 16.
Рисунок 16 – основные составляющие таблицы
Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или поставляет, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.
Работа начинается с составления генерального списка полей – он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам.
В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Для таблицы данных о книгах таким поле может служить Номер книги. Для таблицы, в которой содержаться категории, - Код категории. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
Далее определяются связи между таблицами представленно на рисунке 20. Такой чертеж называется схемой данных.Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться;
формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных, представлены на рисунке 17.
Самый легкий способ создания формы с помощью Мастера форм. Выберите Формы / Создать. На экране появится окно диалога «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица или запрос. Допустим в качестве исходной таблицы мы выбрали Запрос: Отпускная цена , далее выбираем поля для формы. После нажатия кнопки Далее , переходим к следующему диалоговому окну. На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей. На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на этом завершить процесс создания формы нажав кнопку Готово . Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.
Рисунок 17 - Формы - вспомогательные объекты
запросы - результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде, представлены на рискнке 18;
Создание запросов интересно не только тем, что вы можете в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле свободного столбца бланка запроса.
Рисунок 18 - Запросы - результаты обращения пользователя к БД
отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах, представлены на рисунке 19;
Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения.. Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм. Пусть, например, мы создаем отчет с помощью Мастера для распечатки списка книг. В качестве исходных данных выберем запрос Отпускные цены. На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных. На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий. После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей. На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий. Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово.
Рисунок 19 - Отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать
5) схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных, представлены на рисунке 20;
Рисунок 20 - Схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных
Макросы и модули - объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться, представлены на рисунке 21.
Построитель макросов используется для создания и изменения макросов. Чтобы открыть построитель макросов:
На вкладке Создание в группе Другие щелкните Макрос . Если эта команда недоступна, щелкните стрелку либо под кнопкой Модуль , либо под кнопкой Модуль класса, а затем щелкните Макрос.
Откроется построитель макросов. В окне построителя макросов создается список макрокоманд, которые требуется выполнить при запуске макроса. При
первом открытии построителя макросов будут отображены столбцы Макрокоманда, Аргументы и Примечание.
В группе Аргументы макрокоманды с левой стороны при необходимости можно вводить и изменять аргументы для каждой макрокоманды. Поле описания с краткими сведениями о каждой макрокоманде или аргументе находится справа. Чтобы прочитать описание в поле, щелкните макрокоманду или аргумент.
Для создания, тестирования и запуска макросов можно использовать команды вкладки построителя макросов Конструктор.
Рисунок 21 - Макросы и модули - объекты повышенной сложности
Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA - встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.