2.3 Проблемы документального оформления движения материальных запасов и мероприятия по их совершенствованию

Проблемы документального оформления движения материальных запасов могу возникать по ряду разных причин. Проблемы могут возникать по вине организации-поставщика или по вине самой организации. Организация-поставщик может не предоставить первичный документ, на основании которого должен составляться акт о приемке материалов или же первичные документы могут   быть   оформлены   с   нарушением. Рассмотрим проблемные ситуации, связанные с документальным оформлением движения материальных запасов.

Ситуация 1. Имеется акт о приемке материалов, но он не отражен в бухгалтерской отчетности.

В этом случае необходимо: составить бухгалтерскую справку, сделать соответствующую запись на счетах бухгалтерского учета.

Ситуация 2. Имеется акт о приемке материалов и записи в бухгалтерском учете, но нет первичного учетного документа от организации-поставщика, на основании которого составлялся акт, или документ оформлен с нарушением.

Если документ от организации-поставщика был оформлен с нарушением, то необходимо попросить поставщика переоформить документ без нарушений. Если документ был утрачен необходимо попросить поставщика восстановить его.

В случае если организация не сможет этого сделать, подтверждением фактически полученного количества и стоимости будет акт, который содержит все необходимые вам сведения и является достаточным основанием для отражения операции в учете, поскольку подписан обеими сторонами.

Ситуация 3. Имеются записи в бухгалтерском учете, первичные документы от организации-поставщика, на основании которого должен составляться акт о приемке материалов, но самого акта нет или же он составлен с нарушением.

В этой ситуации необходимо потребовать объяснительную записку у виновных лиц. Если акт был утерян при обработке или хранении, то виновным лицом будет бухгалтер, если акт не был составлен или составлен с нарушением, то виновным лицом будет ответственный за приемку материалов. Далее необходимо составить распоряжение на восстановление или дооформление документа.

Если документ оформлен ненадлежащим образом, то поставщик может отказать от удовлетворения ваших претензий. Фактически необходимо оприходовать материальные ценности в соответствии с имеющимися документами, то есть согласно накладной поставщика.

Бухгалтерские проводки:

1. Если формирование фактической себестоимости осуществляется на счете 10 «Материалы»

Дебет 10 Кредит 60 – стоимость поступивших материалов, без учета НДС.

Дебет 19 Кредит 60 – НДС по приобретенным ценностям.

2. В случае формирования фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Дебет 10 Кредит 15 – отражена учетная стоимость поступивших в организацию ценностей

Дебет 15 Кредит 60 – отражена фактическая стоимость поступивших материалов, без НДС

Дебет 19 Кредит 60 – НДС по приобретённым ценностям.

Выявленную недостачу или потери от порчи материальных ценностей можно списать либо на виновных лиц (если их виновность будет доказана судом или они признаются добровольно), либо на внереализационные расходы (если виновные лица не установлены, или во взыскании отказано судом), либо за счет собственных средств организации (если организация не стала искать виновных).

Бухгалтерские проводки:

1.  Если формирование фактической себестоимости осуществляется непосредственно на счете 10 «Материалы»

Дебет 94 Кредит 10 – выявлена недостача или порча материальных ценностей.

2. В случае формирования фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Дебет 10 Кредит 15 – отражена учетная стоимость поступивших в организацию ценностей

Дебет 94 Кредит 15 – выявлена недостача или порча материальных ценностей Дебет 94 Кредит 19 – уплачен НДС с суммы выявленной недостачи или порчи материальных ценностей. Дебет 73 Кредит 94 – списание суммы ущерба с виновных лиц (если их вина доказана судом)

Дебет 91 Кредит 94 – списание суммы ущерба на внереализационные расходы (если виновные лица неустановленные или во взыскании отказано судом)

Дебет 99 Кредит 94 – списание суммы ущерба за счет собственных средств (если организация не стала искать виновных).

Если выявлена пересортица и наряду с недостачей образовался излишек, то, поскольку никаких документов об источнике его возникновения организация не имеет, данные ценности должны быть оприходованы как выявленные в ходе инвентаризации неучтенные средства.

Бухгалтерские проводки: 1. Если формирование фактической себестоимости осуществляется непосредственно на счете 10 «Материалы»

Дебет 10 Кредит 91 – стоимость выявленных неоформленных документами материалов (по рыночным ценам).

2. В случае формирования фактической себестоимости на счете 10 «Материалы» с использованием дополнительных счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Дебет 15 Кредит 91 – стоимость выявленных неоформленных документами материалов (по рыночным ценам).

Дебет 10 Кредит 15 – отражена рыночная стоимость неоформленных документами материалов.

При возникновении споров по факту оприходования данных ценностей или их количества и стоимости косвенным доказательством, что данные ценности действительно были получены на склад, могут служить документы о количестве этого вида материальных ценностей израсходованных в производстве, которые должны рассматриваться в совокупности с документами о других поступлениях этих ценностей и актами инвентаризации их остатков до и после поступления ценностей без соответствующих документов

Ситуация 4. Имеется запись в бухгалтерском учете, есть приходный ордер формы №М-4, но нет первичного учетного документа от организации- поставщика, на основании которого был составлен приходный ордер или этот документ был составлен с нарушением.

В этом случае необходимо попросить поставщика дооформить документ, если он был оформлен с нарушением или восстановить утерянный документ.

В случае если организация не сможет этого сделать, подтверждением фактически полученного количества и стоимости может быть приходный ордер, договор с поставщиком, счет поставщика, счет-фактура, документ об оплате, в котором указано количество. Если имеются хотя бы несколько из перечисленных документов, то при возникновении споров с налоговыми органами по поводу правомерности оприходования данных ценностей в указанном количестве по указанной цене на указанную сумму, вы имеете все шансы легко выиграть это дело в суде.

Ситуация 5. Имеются записи в бухгалтерском учете, есть первичный документ от организации поставщика, на основании которого должен быть составлен приходный ордер, но нет самого приходного ордера формы №М-4, либо приходный ордер составлен с нарушением.

В этой ситуации необходимо потребовать объяснительную записку у виновных лиц. Если акт был утерян при обработке или хранении, то виновным лицом будет бухгалтер, если акт не был составлен или составлен с нарушением, то виновным лицом будет ответственный за приемку материалов. Далее необходимо составить распоряжение на восстановление или дооформление документа.

Если не будет правильно оформленного документа, косвенным доказательством, что данные ценности действительно были получены на склад, могу служить документы о количестве данного вида ценностей, израсходованных в производстве, которые должны рассматриваться в совокупности с документами о других поступлениях этих ценностей и актами инвентаризации их остатков до и после поступления ценностей без соответствующих документов.