Раздел 2 Изучение и анализ законодательства, регулирующего деятельность организации

2.1 Нормативные правовые акты, регулирующие деятельность кадровой службы

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность кадровой службы являются: - Трудовой кодекс Республики Беларусь № 296-З от 26.07.1999 г. - Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 18.12.1997 г. № 118 "Об утверждении Типового положения о кадровой службе предприятия (организации)" - Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 26.09.1994 г. № 101 "Об утверждении типового положения о кадровой службе государственных органов"

2.2 Права и обязанности кадровой службы

Кадровая служба имеет право:

• Осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства.

• Контролировать использование работников в соответствии с их профессией, специальностью, квалификацией.

• Требовать исполнения подразделениями предприятия указаний службы в пределах функций, предусмотренных данным положением.

• Указывать на неправомерность и требовать отмены решений, распоряжений руководителей подразделений предприятия, противоречащих трудовому законодательству, а также документам, входящим в компетенцию кадровой службы.

• Участвовать в разработке организационной и штатно-должностной структуры предприятия.

• Представлять руководителю предприятия предложения о назначении на вакантные должности и освобождении от занимаемых должностей, а также о поощрении и наложении взысканий на работников.

• Участвовать в работе высшего коллегиального органа предприятия.

• Требовать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию кадровой службы.

2.3 Ответственность кадровой службы

Ответственность кадровой службы:

• Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных данным положением на кадровую службу задач и функций несет руководитель кадровой службы (или уполномоченное на это лицо).

Степень ответственности других работников кадровой службы устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

2.4 Квалификационные характеристики работников кадровой службы

В настоящее время задачи кадровых служб заключаются не только в подборе работников, оформлении приказов о приеме/увольнении, предоставлении отпусков и хранении кадровой информации. В современных условиях, когда нанимателями уделяется огромное внимание вопросам эффективного ведения коммерческой деятельности, от кадровиков требуют гораздо большего. Это заключается и в упра­влении трудовыми ресурсами (прогнозирование, анализ, оценка), и в создании условий для профессионального развития работников, раскрытия их потенциала, и в поддержке творческого отношения специалистов к своему делу.

В связи с этим возрастают не только требования к содержанию основных трудовых функций служащих, осуществляющих деятельность в кадровых службах, но и к их квалификации, профессиональной подготовке, личностным качествам.

Как следует из ст. 61 Трудового кодекса Рес­публики Беларусь, назначение на ту или иную должность, а также установление должностных обязанностей осуществляется в соответствии с квалификационными характеристиками.

Квалификационные характеристики должностей работников кадровой службы различных наименований и категорий содержатся в выпуске 1 «Должности служащих для всех видов деятельности»[1] и выпуске 2 «Должности служащих для всех видов производств» [2] Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее — ЕКСД). В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Наиболее часто встречаются следующие на­именования должностей работников кадровых служб: начальник отдела кадров, начальник отдела подготовки кадров, менеджер по персоналу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров и др.

Пунктом 2 Общих положений ЕКСД[3] определено, что во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно общегосударственному классификатору Респуб­лики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих»[4] (далее — ОКПД), для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика (например, специалист), а при необходимос­ти — полное на­именование. Полное наименование должности может устанавливаться нанимателем в случае необходимости конкретизировать круг обязанностей работника или подчеркнуть особенности его трудовой функции (например, специалист по кадрам и социальной работе, специалист по льготам и компенсациям, специалист по обучению персонала и т.д.), а также для взаимосвязи должности с организационной структурой (например, чтобы уточнить принадлежность к соответству­ющему структурному подразделению: специалист отдела подготовки кадров). Знания, которыми должен обладать работник кадровой службы: 1. основы трудового законодательства; 2. учет личного состава на предприятии; 3. ведение и хранение трудовых книжек и личных дел; 4. положения, нормативные материалы, касающиеся работы с кадрами; 5. вопросы назначения и выплаты пособий; 6. правила учета движения персонала; 7. порядок составления статистической отчетности; 8. хранение документов в отделах кадров; 9. порядок оформления, приема, перевода и увольнения работников; 10. владеть вопросами организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.

2.5 Должностная инструкция специалиста по кадрам Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. (Приложение 3) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия по представлению. 1.2. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. 1.3. Специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров, иному должностному лицу. 1.4. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется: - нормативными документами по вопросам выполняемой работы; - методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; - уставом предприятия; - правилами трудового распорядка; - приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); - настоящей должностной инструкцией. 1.5. Специалист по кадрам должен знать: - нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по управлению персоналом; - трудовое законодательство Республики Беларусь; - структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; - порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах; - источники обеспечения предприятия кадрами; - методы анализа профессионально - квалификационный структуры кадров; - положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний; - порядок избрания (назначения) на должность; - порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; - порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; - порядок составления отчетности по кадрам; - основы психологии и социологии труда; - основы экономики, организации труда и управления; - правила и нормы охраны труда. 1.6. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. II. ФУНКЦИИ На специалиста по кадрам возлагаются следующие функции: 2.1. Выполнение работ по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. 2.2. Изучение и анализ должностной и профессионально - квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой предприятия. 2.3. Участие в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров. 2.4. Взаимодействие с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию. 2.5. Методическое и информационное обеспечение соответствующих вопросов. 2.6. Осуществление работы с документами по кадрам. 2.7. Ведение и представление установленной отчетности. III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Для выполнения возложенных на него функций специалист по кадрам обязан: 3.1. Выполнять работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. 3.2. Принимать участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. 3.3. Проводить изучение и анализ должностной и профессионально - квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение. 3.4. Участвовать в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля. 3.5. Принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду. 3.6. Осуществлять контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимать участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности. 3.7. Участвовать в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения. 3.8. Принимать участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений. 3.9. Анализировать состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины. 3.10. Контролировать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия. 3.11. Составлять установленную отчетность.

IV. ПРАВА Специалист по кадрам имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя предприятия). 4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Специалист по кадрам несет ответственность: 5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь. 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь. 5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь. 2.6 Основные направления деятельности кадровой службы. I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Кадровая служба является структурным подразделением предприятия (организации) любой формы собственности. 1.2. Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия. 1.3. Кадровая служба подчиняется руководителю предприятия или его заместителю. 1.4. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем предприятия с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфики и численности работников. 1.5. Возглавляет кадровую службу руководитель (или уполномоченное на это лицо), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем предприятия. 1.6. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет начальник в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. 1.7. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования. II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ Основными задачами кадровой службы являются: 2.1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом. 2.2. Обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации. 2.3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами. 2.4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата. 2.5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом. III. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В соответствии с основными задачами кадровая служба выполняет следующие основные функции: 3.1. Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу. 3.2. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения. 3.3. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе. 3.4. Анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников. 3.5. Организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов. 3.6. Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения. 3.7. Осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих. 3.8. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом. 3.9. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов. 3.10. Содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива. 3.11. Разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек и т.д. 3.12. Организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами. 3.13. Визирует проекты документов, касающиеся персонала. 3.14. Организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров. 3.15. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность. 3.16. Готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам. 3.17. Представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты. 3.18. Представляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия. Раздел 3 Делопроизводство кадровой службы

3.1 Требования к организационно-распорядительным документам В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

1. распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

2. организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, прави­ла внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

3. справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие — несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только информационными элементами, характеризующими документ и являющимися его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г.

При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-2004 используются 32 реквизита. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, установленных СТБ 6.38-2004, приведен в приложении 1. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию.

Например, реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Адресат», «Гриф утверждения», «Резолюция» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве, указывают путь, который он уже прошел, и путь, который ему предстоит пройти.

Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах. Они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших подробностей. Так, реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» — дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение.

К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Они наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» указывает на момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самосто­ятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Визы», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. — в первую очередь те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название вида документа», «Резолюция», «Заголовок к тексту», «Текст», реквизиты, обозначающие код организации и код документа, и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Подпись», «Печать», «Отметка о заверении копии» удостоверяют подлинность документа. 3.2 Организационные документы Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав  - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

1. общие положения;

2. организационное единство;

3. регламент деятельности;

4. финансово - материальная база;

5. отчетная и ревизионная деятельность;

6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

4. ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование министерства или ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок в именительном падеже;

7. гриф утверждения;

8. текст;

9. подпись автора;

10. визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. функции;

4. права;

5. организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:

• наименование ведомства,

• название организации,

• наименование структурного подразделения,

• гриф утверждения,

• наименование вида документа - положение,

• дата, номер,

• место издания (город),

• заголовок,

• текст,

• подписи,

• гриф согласования,

• визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1. организация работы предприятия;

2. взаимные обязанности работников и администрации;

3. предоставление отпусков;

4. командирование сотрудников;

5. внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

3.3 Распорядительные документы Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

1. организационным;

2. планирования производства;

3. строительства, материально - технического снабжения;

4. сбыта;

5. финансов и кредита;

6. труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:

1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

2. согласование текста и его подписание;

3. обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются:

1. порядок деятельности предприятия;

2. решения и поручения по организации работы;

3. организационные мероприятия;

4. итоги работы;

5. результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;

2. подготовку текста документа;

3. согласование текста документа;

4. подписание приказа;

5. доведение до сведения исполнителей.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:

• констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;

• распорядительной.

Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;

4. дата, номер;

5. место составления;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. визы согласования.

С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

4. дата, номер (те же, что и у приказа);

5. место составления;

6. заголовок;

7. часть текста;

8. подпись (кроме личной подписи);

9. заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются на общих бланках.

Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата, номер;

• место издания;

• заголовок;

• текст;

• подпись;

• отметка о согласовании.

Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:

а) организация исполнения приказов;

б) организация исполнения инструкций.

Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".

Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. заголовок;

7. текст;

8. подпись;

9. отметка о согласовании.

Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:

1. название организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, номер;

4. место издания;

5. заголовок;

6. текст;

7. подписи (председатель, секретарь);

8. визы.

Следующий вид распорядительного документа - протокол. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1. наименование организации или ведомства (если есть);

2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

3. наименование структурного подразделения(если есть);

4. наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

5. дата заседания, номер (в течение календарного года);

6. место составления (город);

7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8. текст вводной и основной части;

9. подписи;

10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

3.4 Документы по личному составу Документы по личному составу – это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

К числу документов по личному составу относят: заявления, представления и приказы (распоряжения) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

3.5 Приказы по личному составу При организации труда работников своего предприятия наниматель обязан строго соблюдать нормы действующего законодательства. Так, в соответствии с ст.25 и п.4. ст.54 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом нанимателя. Руководствуясь п.15 ст.55 ТК, наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом. В соответствии с ст.199 ТК дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

Таким образом, любые взаимоотношения между нанимателем и работником, будь то заключение, расторжение или просто изменение условий трудового договора, оформляются приказом нанимателя, и поэтому принципиально важно знать, что такое приказ и как правильно его составить и оформить.

В соответствии с подп.2.4.1 п.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция), приказом является правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др. Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Помимо специфических атрибутов различных видов приказов по личному составу все они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации, издающей документ;

- код организации - автора документа;

- название вида документа;

- дату и регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- визы;

- подпись.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

При составлении приказов по личному составу следует уделять особое внимание заголовку к тексту, так как правильно составленный заголовок облегчает поиск документа в деле и его регистрацию. Заголовок должен быть кратким, точным, раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с его названием. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска». В конце заголовка точка не ставится. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек). В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления. В обязательном порядке приказы, издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.

Приказы печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объема текста. Фамилии в тексте приказов по личному составу выделять прописными буквами не следует. Индексация приказов - цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы «К» (кадровый).

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. В свою очередь приказы по личному составу делятся на две группы:

- приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

- приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.

Рассмотрим отдельные виды приказов по личному составу.

1. О приеме на работу. В соответствии с ст.25 ТК после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом нанимателя. ( Приложение 8)

В приказе о приеме на работу указываются фамилия, имя, отчество работника, на какое рабочее место (должность) и с какой даты принимается работник. Могут оговариваться условия приема, такие, как условия оплаты, на какой срок принимается работник, прием на работу с предварительным испытательным сроком.

Основанием для издания приказа о приеме на работу являются заявление работника и заключенный с ним контракт (трудовой договор).

Приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись.

При организации труда работников своего предприятия наниматель обязан строго соблюдать нормы действующего законодательства. Так, в соответствии с ст.25 и п.4. ст.54 Трудового кодекса РБ (далее – ТК РБ) после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом нанимателя. Руководствуясь п.15 ст.55 ТК РБ, наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом. В соответствии с ст.199 ТК РБ дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

Таким образом, любые взаимоотношения между нанимателем и работником, будь то заключение, расторжение или просто изменение условий трудового договора, оформляются приказом нанимателя, и поэтому принципиально важно знать, что такое приказ и как правильно его составить и оформить.

В соответствии с подп.2.4.1 п.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция), приказом является правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др. Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Помимо специфических атрибутов различных видов приказов по личному составу все они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации, издающей документ;

- код организации - автора документа;

- название вида документа;

- дату и регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- визы;

- подпись.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

При составлении приказов по личному составу следует уделять особое внимание заголовку к тексту, так как правильно составленный заголовок облегчает поиск документа в деле и его регистрацию. Заголовок должен быть кратким, точным, раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с его названием. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании» (Приложение 5), «О предоставлении отпуска». В конце заголовка точка не ставится. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек). В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления. В обязательном порядке приказы, издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.

Приказы печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объема текста. Фамилии в тексте приказов по личному составу выделять прописными буквами не следует. Индексация приказов - цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы «К» (кадровый).

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. В свою очередь приказы по личному составу делятся на две группы:

- приказы о приеме, переводе (Приложение 4), увольнении, заграничных командировках;

- приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.

Рассмотрим отдельные виды приказов по личному составу. 1. О приеме на работу. (Приложение 8) В соответствии с ст.25 ТК РБ после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом нанимателя.

В приказе о приеме на работу указываются фамилия, имя, отчество работника, на какое рабочее место (должность) и с какой даты принимается работник. Могут оговариваться условия приема, такие, как условия оплаты, на какой срок принимается работник, прием на работу с предварительным испытательным сроком.

Основанием для издания приказа о приеме на работу являются заявление работника и заключенный с ним контракт (трудовой договор).

Приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись.

3. О прекращении трудового договора с работником, принятым на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Прекращение трудового договора с работником, принятым на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, производится в соответствии с общими положениями действующего трудового права РБ с учетом положений ст.294 ТК РБ. Досрочное расторжение договора по инициативе нанимателя возможно по основаниям, предусмотренным ст.42 (кроме п.6) и ст.44 ТК РБ. Следует обратить внимание на дополнительное основание прекращения трудового договора с временным работником, предоставленное работнику ст.294 ТК, согласно которому временные работники имеют право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом нанимателя письменно за три дня, т.е. работник имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив нанимателя об этом за 3 дня и в данном случае в приказе делается ссылка на часть первую ст.294 ТК.

Согласно ст.38 ТК РБ трудовой договор, заключенный на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, прекращается со дня, предшествующего дню выхода этого работника на работу, и в этом случае оформляется приказом об увольнении на основании п.2 ст.35 ТК РБ, в связи с истечением срока трудового договора.

4. О прекращении трудового договора. Основания увольнения работника - это предусмотренная законом причина (обстоятельство) для прекращения трудового договора. Перечень законных оснований увольнения перечислен в ст.35, 37, 40, 41, 42, 44, 47, 257, 294, 301, 350 ТК РБ и др. Современное право в области трудовых отношений строго регламентирует основания прекращения таковых между работником и нанимателем, и каждое из этих оснований принципиально отличается от других и оформляется приказом соответствующего содержания. Прекращение трудовых отношений оформляется приказом одного вида (об увольнении) и составляется по общим правилам, приведенным выше. Распорядительная часть приказа различна в зависимости от основания увольнения, но обязательно должна содержать Ф.И.О. увольняемого работника, дату увольнения, причину увольнения и соответствующее ей основание увольнения в соответствии с ТК РБ с обязательным отражением в приказе документа, подтверждающего факт наступления обстоятельства, послужившего причиной прекращения трудовых отношений. 5. О приеме на сезонную работу. Трудовые договоры на время выполнения сезонных работ являются разновидностью срочных договоров (п.5 ст.17 ТК РБ). Согласно ст.299 ТК РБ сезонными признаются работники, занятые на работах, которые в силу природных и климатических условий выполняются не круглый год, а в течение определенного периода (сезона), не превышающего шести месяцев. Оформление приема на работу работника на время выполнения сезонных работ имеет ряд отличительных особенностей: в приказе должны быть отражены условие о сезонном характере работы, сроки ее начала и окончания, для сезонных работников предварительное испытание при приеме на работу не устанавливается (ст.300 ТК РБ).

6. Об увольнении сезонного работника в связи с окончанием сезона.(Приложение 9) По окончанию сезонных работ сезонный рабочий подлежит увольнению по п.2 ст.35 ТК РБ в связи с истечением срока трудового договора. 7. Об увольнении сезонного работника по основаниям, предусмотренным пп.1 и 2 части второй ст.301 ТК РБ. Отметим, что часть вторая ст.301 ТК РБ предусматривает два специальных основания прекращения трудовых отношений с сезонными работниками по инициативе нанимателя:

- приостановка работ на срок более двух недель по причинам производственного характера или сокращения объема работ у нанимателя;

- отсутствие сезонного работника на работе вследствие временной нетрудоспособности непрерывно в течение более одного месяца.

При увольнении сезонного работника по основанию, предусмотренному п.1 части второй ст.301 ТК РБ, следует также учесть, что уволенному работнику выплачивается выходное пособие в размере недельного среднего заработка (ст.302 ТК РБ) и этот факт должен быть отражен в приказе.

8. Об изменении фамилии. Приказ об изменении фамилии относится к приказам по личному составу и оформляется в соответствии с требованиями Примерной инструкции. 9. По личному составу. За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность. За совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение (пп.4, 5, 7, 8 и 9 ст.42 ТК РБ).

Особенности дисциплинарной ответственности работников транспорта, таможенной службы и других категорий работников с особым характером труда устанавливаются Правительством РБ.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю.

В соответствии с ст.199 ТК РБ дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя. До применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. (Приложение 11)

Приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под роспись в пятидневный срок. Отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением), постановлением оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Приказы по личному составу оформляются по общим правилам (приведенным выше).

10. О лишении премии. К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными актами.