Порядок разработки, подготовки и согласования документов в дошкольном образовательном учреждении

Все стратегические, организационные, стандартизирующие и распорядительные документы издаются либо за подписью и печатью директора МБДОУ д/с «Солнышко» Е.В. Юрченко, либо за подписью заведующих структурными подразделениями.

Операционные документы могут создаваться, передаваться и приниматься любыми другими сотрудниками, обозначенными в соответствующих приказах, инструкциях и других документах ДОУ.

Документы могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях. Проект документа разрабатывает группа либо сотрудник-инициатор. Документ корректируется, согласуется с заинтересованными сотрудниками и утверждается у директора или заведующего структурным подразделением.

Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе. Данные о результатах выполнения действий, изложенных в документе и корректирующих и (или) предупреждающих действиях передаются ответственному лицу по контролю за выполнением действий, изложенных в документах.

Организация документооборота в дошкольном образовательном учреждении

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы [6, с. 20].

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется следующими факторами:

- отсутствием службы документационного обеспечения;

- относительно незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.

- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в МБДОУ д/с «Солнышко» процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы: директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной работе специалист по кадрам, главный бухгалтер, инженер по охране труда и заведующие структурными подразделениями.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет заведующий детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

В МБДОУ д/с «Солнышко» подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.

На первом этапе каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

- использующиеся в дальнейшем переходящие дела;

- дела временного срока хранения (до 10 лет);

- дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

На втором этапе приказом директора в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

Порядок работы экспертной комиссии, ее функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», «Основных правилах работы ведомственных архивов».

В МБДОУ д/с «Солнышко», в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.

На третьем этапе отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив учреждения в специальном помещении.

К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.