5.2. Требования к цитированию и оформлению сносок

таблиц, рисунков и формул

Используя при написании ДР нормативные акты, архивные материалы, публикации в периодической печати, учебную и специальную литературу, обучающийся не может не прибегать к цитированию.

Фраза, сформулированная другим исследователем или тем более взятая из документа и построенная в соответствии с требованиями конкретной эпохи и манеры изложения мысли автором, обязательно включается в текст работы в кавычках.

При цитировании обязателен ввод цитаты, так называемые слова автора, которые, по выбору обучающегося, могут стоять перед цитатой, после нее или разбивать цитату.

Если в работе приводится цитата для подтверждения рассматриваемых положений, то в тексте сохраняются все особенности источника, из которого она взята: орфография, пунктуация, расстановка абзацев, шрифтовые выделения.

Обучающийся должен избегать того, чтобы цитирование в работе было избыточным, что создает впечатление несамостоятельности работы и делает изложение текста однообразным. Для этого помимо прямого цитирования можно использовать следующие способы: изложение текста источника в форме косвенной речи, изложение его своими словами, включение в текст работы не полного предложения, а только его части. К последнему способу следует прибегать с целью сохранить особенности изложения мысли в источнике.

При написании ДР обучающийся должен соблюдать следующие требования к цитированию:

• цитата приводится в той форме, в какой дана в источнике, и с обеих сторон заключается в кавычки;

• цитата должна быть полной; возможен пропуск слов, предложений в цитате, который обозначается многоточием; многоточие ставится в любом месте цитаты, знак препинания, стоявший перед пропущенным текстом или за ним, при этом не сохраняется; чтобы отличить авторское многоточие от пропуска части цитаты автором ДР, в последнем случае многоточие заключается в квадратные скобки;

• при необходимости выразить собственное отношение к цитате или к ее отдельным словам необходимо ставить после них восклицательный или вопросительный знак, заключенный в круглые скобки – (!);

• в случае выделения в цитате обучающимся некоторых слов, это необходимо прокомментировать, для чего в круглых скобках дать поясняющую оговорку и курсивом – инициалы автора ДР (первые буквы имени и фамилии): (разрядка наша. – О.Г.), (подчеркнуто мною. – О.Г.), (курсив мой. – О.Г.).

Каждая цитата (или даже просто отсылка к чьему-либо авторитетному мнению), любые значимые в контексте работы цифры и факты (кроме общеизвестных) должны сопровождаться ссылкой (сноской) – либо сразу после сообщаемого известия, либо после группы однородных известий. Ссылка на источник обязательна даже в том случае, если обучающийся не прибегал к прямому цитированию.

Библиографическая ссылка – совокупность библиографических сведений о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте источнике, необходимых и достаточных для его общей характеристики, идентификации и поиска. Ссылкой (сноской) также может быть оформлено примечание к тексту, перевод, толкование.

В ДР используются подстрочные ссылки (сноски), т.е. вынесенные из текста вниз страницы в виде подстрочных примечаний. Сноски проставляются автоматически и нумеруются арабскими цифрами. Их нумерация является не постраничной, а сквозной по всей работе.

Знак сноски в тексте располагается: в общем случае – «свободно» (сразу после требующего сноски слова/Ф.И.О/даты и т.п.); для цитат – после закрывающей кавычки; в «сочетании» же со знаками препинания – перед обозначающими конец фразы точкой, запятой, точкой с запятой, многоточия. Если перед знаком точки стоит сокращение типа «г.», «в.» и т.п., после знака сноски еще одна точка не ставится. Пробел перед знаком сноски не делается.

Например:

«Восторгу не было предела, – свидетельствовала А.А. Танеева. – Народ в то время, не тронутый революционной пропагандой обожал Их Величества, и это невозможно было забыть»¹.

Порядок оформления ссылки (сноски):

1. Автор (фамилия, инициалы); точка. Если произведение написано двумя или тремя авторами, они перечисляются через запятую. Если произведение написано четырьмя авторами и более, то указывают, лишь первого, а вместо фамилий остальных авторов ставят «и др.». Фамилия и инициалы автора (авторов) выделяются курсивом.

2. Название произведения – без сокращений и кавычек (если в качестве названия не употреблена цитата).

3. Пояснения, данные на обложке и титульном листе источника: 2-е издание, переработанное; учебно-практическое (учебное) пособие – сокращенно.

4. Выходные данные (место издания, издательство, год издания):

– место издания с прописной буквы; Москва, Ленинград, Санкт-Петербург, Ростов-на-Дону сокращено: М., Л., СПб., Р. н/Д.; точка и запятая; другие города – полностью (Харьков, Минск) и запятая.

Если издание одновременно выходило в двух местах (например, в Москве и Ленинграде), то в ссылке в том месте, где указывается место издания, указание на него оформляется так: «М.; Л.», «М.; Владимир» и т.п. В старых изданиях вместо точки с запятой ставилось тире, однако такое оформление устарело и требует переоформления по современным правилам.

– год издания (сразу после запятой, стоящей после места издания), точка; слово «год» не ставят ни полностью, ни сокращенно; при отсутствии года издания пишутся прописные буквы «Б.Г.» (без года);

– издательство с прописной буквы без кавычек через двоеточие после наименования места издания; при отсутствии издательства пишут прописные буквы «Б.И.» (без издательства);

Например:

Алексеева Е.В., Афанасьев Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учеб. пособ. для сред. проф. образования. М.: Академия, 2006.

Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Проспект, 2008.

Басаков М.И. Документационное обеспечение управления и архивоведение: учебн. пособ. для студентов сузов. М.: Кнорус, 2013.

– том, часть – с прописной буквы сокращенно (Т., Ч.); точка и запятая; выпуск, раздел, глава – с прописной буквы, сокращенно (Вып., Разд. Гл.); точка; номера указываются арабскими или римскими цифрами (как в источнике);

Например: Т. 4, Кн. 2, Разд. 3, Вып. 5, Гл. 4.

– страницы – с прописной буквы, сокращенно (С.); точка; номера страниц указываются арабскими цифрами; в том случае, если сведения (цитата) взяты с нескольких страниц источника, идущих подряд, указывается «период» страниц, например: С. 25–27 (для архивных документов: Л. 35–36об.).

Если ссылки в сносках даются только на две соседние страницы (два соседних листа), то для обозначения их диапазона в качестве разделителя используется запятая: «С. 17, 18», «Л. 5, 5об.», «Л. 6, 7». Если же диапазон шире, то в качестве разделителя используется тире: «С. 17–19», «Л. 5–6об.», «Л. 6об. – 8» и т.п. (при подобной ссылке на листы архивного дела имеется в виду то, что информация была взята и с оборотов листов, находящихся в этом диапазоне.

В конце библиографического описания ставят точку.

Если на одной и той же странице делают несколько ссылок подряд на один и тот же источник, то при повторении библиографических сведений достаточно указать «Там же», поставить точку и привести номера страниц, на которые делается ссылка.

Например:

По губернии. Суздаль // Старый владимирец. 1915. 25 апр.

По губернии. Гаврилов Посад // Там же. 1914. 9 сент.

В том случае, если повторяется не только название источника (в примере – название газеты, ниже – сокращенное название архива), но и другие данные (в примере – год издания, дата номера газеты; номер фонда, номер описи, номер дела), то указание «Там же» касается вех повторяющихся данных:

ГАВО. Ф. 14. Оп. 1. Д. 345. Л. 9.

Там же. Ф. 390. Оп. 1. Д. 14. Л. 275.

Там же. Оп. 3. Д. 25. Л. 41.

Там же. Д. 27. Л. 325.

Если в одной сноске имеется сразу несколько ссылок на документы одного собрания, то повторяемые элементы опускаются.

Например:

РГАДА. Ф. 135. Отд. III. Рубр. II. Д. 35. Л. 1об.; Д 45. Л. 1об.; Д. 47. Л. 1об.

Если в тексте работы дается ссылка на один и тот же источник (при условии, что в работе не даются ссылки на другие источники того же автора), пишут:

Алексеев В.В. Указ. соч. С. 23.

Если в сносках, идущих подряд, указывается фамилия одного и того же автора, пишут:

Кошелева Е.А. Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации // Секретарь–референт. 2010. № 9. С. 60.

Она же. Готовим дела в архив // Секретарь-референт. 2004. № 4. С. 41.

Если в одном и том же тексте имеются ссылки на разные работы одного автора (одной группы авторов), то тогда вторая и последующие сноски на обе эти работы оформляются так: «Ф.И.О. Начальные слова работы…» (многоточие на конце обязательно).

В случае выхода источника под редакцией (под общей редакцией) после наименования источника ставится косая черта дроби и пишется: / Под общ. ред. или: / Под ред. Затем приводятся инициалы и фамилия редактора в родительном падеже. Если же указываются редактор или составитель, то после наименования источника также ставится одна косая черта дроби и пишется: / Ред. или / Сост., а затем – инициалы и фамилия редактора или составителя в именительном падеже.

Например:

Организация электронного документооборота / Под ред. С.Г. Морозова. М., 2002.

В случае, если ссылка дается на какую-либо статью, изданную среди других произведений того же автора и объединенных в одной книге, то после фамилии с инициалами дается название статьи, затем ставятся две косые черты дроби (//) и приводятся все библиографические данные источника.

Например:

Попова М.П. История создания губернского музея во Владимире // Попова М.П. И поиск длится целый век… Владимир, 2002.

При описании многотомных изданий после фамилии и инициалов автора пишется: Собр. соч. или Соч., ставится двоеточие и указывается количество томов: в 3 т., в 10 т. и обязательно – номер тома, из которого взята информация.

Например:

Кони А. Ф. Собр. соч.: в 2 т. Т. 1. М., 1968.

Отсутствующие, но известные автору необходимые элементы сносок берутся в квадратные скобки.

Пример:

Здр[авомыслов К.Я.]. Пафнутий, епископ Суздальский и Торусский // Русский биографический словарь. СПб., 1902. [Т. XIII]: Павел, преподобный — Петр (Илейка). С. 407.

В случае оформления сносок на статьи в газетах, журналах, сборниках, название газеты, журнала, сборника указывается через // после названия статьи. После названия газеты, журнала, сборника ставится точка. Далее для газет указывается дата выхода, для журналов год и номер журнала, для сборников – год и номер выпуска. Все элементы отделяются друг от друга точкой.

Например:

– для статей в журналах

Дегтярева И.А. О методических рекомендациях по обеспечению доступа пользователей к архивным документам // Отечественные архивы. 2009. № 5. С. 20–21.

– для статей в сборниках (это могут быть материалы научных изысканий, статьи участников научно-практических конференций, книги составленные из статей разных авторов)

Рябинкин Е.И. Г.Г. Фейгин // Вся жизнь – партии: Историко-биографические очерки о большевиках-владимирцах / Сост: Е.С. Алякринский, Е.Д. Подаруев, Е.И. Рябинкин, С.М. Федотов. Ярославль, 1980. С. 136.

Зимин А.А. Актовые подделки Троице-Сергиева монастыря 80-х годов XVI в. // Вопросы социально-экономической истории и источниковедения периода феодализма в России: Сб. статей к 70-летию А.А. Новосельского. М., 1961. С. 250, 251.

Захаров А.В. Историческая записка о Владимирской губернской гимназии за 1833–1904 года. 1-я половина: 1833–1871 гг. // Труды Владимирской ученой архивной комиссии. Кн. ХI. Владимир, 1909. Отд. паг. С. 209.

В последнем примере показано, как оформляется ссылка на страницы в том случае, если издание имеет раздельную пагинацию (отдельную нумерацию страниц для каждой статьи журнала, части сборника, главы книги). На это указывает сокращение «Отд. паг.», стоящее перед указанием на номера страниц.

– для статей в газетах

Гучкова К. Благодарность потомков // Вперёд (г. Петушки). 1969. 4 окт.

При ссылке на публикации в газетах и журналах необходимо иметь в виду, что в случае, если речь идет о центральном издании, место его выхода не указывается. Для региональных изданий оно указывается в круглых скобках (см. пример). Названия месяцев в большинстве случаев сокращаются (исключение: «май», «март», «июнь», «июль»): январь – янв., февраль – февр., апрель – апр., август – авг., сентябрь – сент., октябрь – окт., ноябрь – нояб., декабрь – декаб.

Ссылки на законодательные и нормативные правовые акты оформляют следующим образом:

Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 171 – ФЗ) // СЗ РФ. – 2005. – № 30. Ст. 3105.

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2010. – № 38.

Постановление Правительства РФ от 06.11.1999 № 346 «Об утверждении Положения о декларировании безопасности гидротехнических сооружений (в ред. от 27.10.2012 № 1108) // СЗ РФ. – 1998. – № 46. Ст. 5698.

ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.

При ссылке на Интернет-ресурсы обязательно указываются автор и название работы (если они обозначены на сайте), адрес сайта, а также дата последнего выхода на сайт. И в сноске, и в списке использованных источников и литературы гиперссылка в адресе сайта должна быть удалена.

Для выравнивания ссылки по ширине адрес ресурса необходимо разбивать.

Например:

для имеющих собственный заголовок:

Кузьмин А.И. Архив – гарант исторической правды // Официальный сайт Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской республики: http://www.gsuda-pmr.idknet. com/aikuzmin-direktor-gosudarstvennogo-memorialnogo-muzeya-av-suvorova-zasluzhennyi-rabotnik-kultury-rf (Дата обращения: 20.10.2014).

для не имеющих заголовка:

http://old.stsl.ru/manuscripts/medium.php?col=1&manuscript=411&pagefile=411-0006 (Дата обращения: 24.10.2015).

В том случае, если ссылка идет не просто на главную страницу сайта, а на сайт, документ, изображение или что-либо еще, находящееся на удаленном сервере, перед ссылкой на адрес ставится аббревиатура URL (расшифровывается как Universal Resource Locator, то есть универсальный указатель ресурса). При этом адрес не «обрубается», поскольку указывает точное местонахождение упоминаемого источника.

Например:

Шевелюк А.М. Преподаватели Елецкой мужской гимназии // URL: http://www.zadonsk-elets.ru/gimn.html (Дата обращения: 15.12.2014).

Если та или иная упоминаемая в сноске работа выходила в печатном виде, ссылаться надо на соответствующие страницы именно первоначального, печатного варианта издания, а не на ее Интернет-публикацию.

Для повышения наглядности и информативности излагаемого цифрового материала, для удобства сравнения показателей в ДР применяются таблицы.

Таблицы последовательно нумеруются арабскими цифрами по всему тексту работы. Порядковый номер таблицы необходим для ее связи с текстом. Над таблицей указываются ее нумерационный и тематический заголовки.

Над правым верхним углом таблицы помещается надпись «Таблица...» с указанием ее порядкового номера, без кавычек, без знака № перед цифрой и точки после нее.

Например:

Таблица 4

Тематический заголовок (отражает содержание таблицы) должен иметь точную и краткую формулировку. Он может оформляться двумя способами: либо от левого поля, либо центровано. В конце тематического заголовка точка не ставится.

Таблица располагается в работе непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Таблицы, занимающие более страницы, помещают в приложение.

При переносе таблицы на следующую страницу нумерацию ее колонок следует повторить, а справа поместить надпись «Продолжение таблицы 11».

После таблицы дается обобщающий абзац типа: «Из таблицы 5 видно, что…»

В ДР при необходимости используется иллюстративный материал (диаграммы, графики, схемы, рисунки, фотографии). Весь иллюстративный материал обозначают единым наименованием «Рисунок» с указанием номера иллюстрации без знака №. Например: Рисунок 5.

Название рисунка располагается под рисунком, с выравниванием по центру. Все надписи на иллюстративном материале делают стандартным шрифтом с прописной буквы без точки в конце (кегль 12).

Обычно диаграммы, графики, схемы выполняются на основе данных, вошедших в таблицы. В этом случае иллюстративный материал должен заменить в работе соответствующие таблицы, а не дублировать их. Учитывая это, важно тщательно продумать, что следует давать в виде диаграмм или графиков, а что в виде таблиц.

Рисунки и таблицы должны располагаться по мере упоминания их в тексте, сопровождаться ссылками, пояснениями, выводами.

В тексте работы должны стоять ссылки на таблицы и рисунки, оформленные непосредственно в тексте. Таблицы, рисунки и пр., стоящие в тексте ДР, имеют сквозную нумерацию. Ссылку можно оформить следующим образом:

С отливкой «Крышка» (Рис. 1), которая изготавливается…

По физико-химическим показателям натуральный жареный кофе должен соответствовать нормам, указанным в Таблице 2.

Уравнения и формулы выделяются из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют.

Ссылки на порядковые номера формул даются в тексте в круглых скобках, например, «в формуле (1)».

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле.

Требования к оформлению перечня принятых терминов следующие. Если в работе принята специфическая терминология, то в конце работы (перед списком использованных источников и литературы) помещается перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями.