1 Глава. Теоретические положения

1.1 Проблемы информатизации управления предприятием

Каждая фирма вне зависимости от формы собственности и вида деятельности ежедневно должна принимать различные решения, касающиеся выпуска того или иного товара, оказания услуг, взаимосвязей с потенциальными потребителями. Для принятия решения управленческому звену фирмы нужна исходная информация. Информацию можно получать различными способами от источников, являющихся по отношению к фирме внешними или внутренними.

Информатизация управления фирмой — организационный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей на основе формирования и использования информационных ресурсов посредством современных информационных технологий и развитой инфраструктуры.

Характерно следующее:

• информатизация управленческих процессов индивидуальна для каждой фирмы, затрагивает только ее деятельность;

• принятие решений руководителем или управленческими звеньями основывается на определенной предварительно полученной информации. При этом процесс информатизации столь же важен, как производство товаров или оказание услуг. Информатизацию можно и нужно считать такой же деятельностью, как и предложение на рынок нового вида продукции;

• в рассмотрение берется не только получение определенных данных, необходимых для принятия конкретного решения, а все процессы, так или иначе связанные с обращением информации на фирме.

Для фирмы, работающей с жестких, а порой и жестоких условиях современного бизнеса, информатизация управления становится жизненно необходимым фактором, обеспечивающим конкурентное преимущество. Фирма должна обладать всей необходимой информацией о положении дел внутри самой компании, о положении на рынке, в смежных, снабжающих и торговых сферах деятельности. Если у фирмы нет необходимой, а главное, достоверной информации, невозможно принимать качественные решения, предопределяющие работу на краткосрочную или долгосрочную перспективу.

На текущий момент времени процесс сбора и трансформации собранной информации в управленческие решения значительно упростился. Бумажные носители информации заменены компьютерами, беспроводной и сотовой связью.

Каждая фирма заинтересована в получении необходимой, достоверной и достаточной информации для работы в современных условиях. В качестве основных задач каждой фирмы можно выделить:

• обеспечение управленческого звена и управленческих процессов всей необходимой для полноценного функционирования информацией:

• управление потоками информации; отделение потоков, непосредственно имеющих отношение к данной фирме;

• обеспечение возможности обрабатывать полученную информацию вне зависимости от уровня ее получения;

• обеспечение доступа к информации заинтересованным пользователям. [1]

На рисунке 1 представлена схема информатизации управления.

Рисунок 1 - Компоненты информатизации управления фирмой

Информационные ресурсы — это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах.

Информационное пространство — совокупность информационных ресурсов, информационных систем и коммуникационной среды.

В информационном пространстве можно выделить:

• информационные системы;

• средства и технологии, позволяющие обмениваться информацией, передавать ее по каналам связи;

• инфраструктура, необходимая для обмена информацией, сбора и систематизации данных.

Под информационной культурой понимается некоторый набор навыков и методов, в том числе с использованием современной вычислительной техники, позволяющих получать информацию, обрабатывать ее, систематизировать и передавать по каналам связи.

Информация – многогранное и неоднозначное понятие. Под информацией понимается:

• средство, позволяющее организовывать общение на различном уровне, в том числе, между управляющей и управляемой системами;

• средство сообщить обществу, потребителям, поставщикам о работе фирмы, предлагаемых товарах или услугах;

• средство получать данные из внешней по отношению к фирме среды. [2]

Информатизация управления позволяет фирме получать всю необходимую и достаточную информацию, касающуюся, как непосредственно работы данной фирмы, так и внешней среды. Для удовлетворения потребностей в информации используются различные источники, ресурсы, технологии и каналы, технические и программные средства. Все это позволяет фирме получать более качественную и достоверную информацию для выработки управленческих решений, касающихся и текущей работы, и долгосрочной перспективы.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что информатизация управления – это целенаправленная работа, направленная на получение и выработку информации, предназначенной для выработки необходимых решений. Информатизация управления предполагает использование современных программных и технических средств в качестве рабочего инструмента управленческого персонала всех уровней.

Текущий период времени можно считать окончанием эпохи индустриального общества и началом эпохи общества постиндустриального или информационного. Информация становится едва ли не главным ресурсом в любой сфере деятельности. Активно развиваются новые информационные технологии, способы получения и передачи данных. Данный процесс получил название информатизации.

Если говорить об информатизации применительно к управлению фирмой, необходимо выделить следующее:

• обязательно должны быть созданы условия для получения и обработки информации. Условия могут быть правовыми, экономическими, техническими, технологическими и т. д. Фирма должна иметь возможность получать необходимую информацию с минимальными временными и материальными затратами;

• фирма должна обладать всеми необходимыми программными, техническими средствами получения, обработки, хранения, преобразования и обработки информации и данных;

• фирма должна принять меры к постоянному и стабильному развитию структур и механизмов обеспечения управляющих структур информацией, необходимой для принятия решений;

• фирма должна использовать информационные ресурсы для принятия решений не на разовой основе, а постоянно и целенаправленно.

Важно отметить, что информатизация управления оказывает непосредственное влияние на развитие бизнеса, а развитие фирмы обязательно влияет на развитие общего уровня информатизации управления. При этом важно выделить два момента:

- информационные системы, технологии не должны существовать отдельно от фирмы, должны быть интегрированы в общую систему; [3]

- фирма не должна только наблюдать со стороны за развитием информационных технологий, а должны активно использовать их в своей повседневной работе.

На данный момент времени нет единого способа внедрить информационные системы и технологии в работу той или иной фирмы. Необходимо учитывать специфику работы, организационную структуру, структуру и характер управления, проводимую политику, наличие традиций в фирме и многое другое. Влияние оказывает и внешняя среда фирмы.

В своей работе фирма уже не может ориентироваться только на один какой-либо фактор, например, на текущий спрос на товары или услуги. Ситуация на рынке непрерывно меняется, меняется конкурентная среда. И фирма должна изменяться вслед за внешними и внутренними изменениями. Только в этом случае можно:

• предоставлять потенциальным клиентам именно тот товар, который они ждут;

• не отставать от лидирующих компаний в данном секторе экономики, сохранять свои позиции и долю рынка;

• расширять ассортимент продукции и услуг, совершенствовать технологии;

• добиваться, чтобы сотрудники выполняли поставленные задачи, реализовывали свой творческий потенциал, способствовали решению задач, стоящих перед фирмой;

• развивать наиболее перспективные направления в бизнесе.

Фирма должна уделять должное внимание развитию, построению и использованию информационных систем. Только в этом случае можно своевременно реагировать на изменения во внешней среде организации, вносить коррективы в стратегию развития.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что фирма должна уделить необходимое внимание налаживанию взаимодействия между отдельными подразделениями, с внешней средой.