Організація секретарем канцелярської роботи та руху документів
Основний принцип документообігу наступний: в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним або втраченим. У організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не зареєстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше.
Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом, миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on- line зв’язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.
Організація процесу руху документів.
У кожній організації документи знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль за виконанням, формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 5.).
Рис.5. Організація роботи з документами
Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка проставляється у вигляді реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. Штамп включає скорочену назву організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс.
Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:
документ передається безпосередньо виконавцю;
документ передається виконавцю після прийняття рішення про виконавця та виконуваних ним дій у центральному апараті управління (директораті).
Під час проходження документа за першою схемою він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).
Рис.6. Схема обробки вхідного документа без контролю центрального апарату управління
Другий маршрут означає, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять другим маршрутом, відповідальним виконавцем є один з керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. Рух документів за другим маршрутом представлено на рис.7.
Рис. 7. Схема обробки вхідного документа з контролем центрального апарату управління (директорату).
Із реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії, справи, що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось із керівників побажає одержати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв’язання та з’ясовування місцезнаходження документа забере багато часу.