3. Ms Excel, Рабочая книга Excel. Автозаполнение числами

Рабочая книга – основной документ Excel, содержащий несколько листов, в которых могут

находиться таблицы, диаграммы или макросы. Она хранится в файле с произвольным именем и

расширением xls. При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в рабо-

чем окне. Каждая книга по умолчанию содержит 3 листа. Лист имеет имя. По умолчанию листы

книги обозначаются Лист1, Лист2, ... (на ярлычках, под окном документа). Любой лист можно пе-

реименовать, удалить, скопировать или переместить, разместив перед любым другим листом, в

конце книги, либо в другую открытую книгу.

Автозаполнение – быстрое заполнение нескольких ячеек одинаковым начальным значением или

несколькими разными значениями из заранее созданных (существующих) рядов данных. Для авто-

заполнения надо выполнить следующую последовательность действий:

• Ввести нужное значение в ячейку, например: Понедельник.

• Поместить указатель мыши в правый нижний угол ячейки. Указатель примет форму кре-

стика.

• Перетащить указатель мыши через заполняемые ячейки вправо или вниз. В этом случае

ячейки будут заполнены значениями: Понедельник, Вторник, Среда ... Воскресенье.

Если ввести число, выделить ячейку и выполнить автозаполнение, то ячейки заполнятся одним

и тем же числом. Если нажать клавишу <Ctrl> и выполнить автозаполнение, то ячейки заполнятся

рядом чисел с шагом единица. Если ввести два разных числа, выделить их, выполнить автозапол-

нение, то ячейки заполнятся числами с шагом равным разности между вторым и первым числом.

Автозаполнение можно выполнить с использованием меню Правка. Для этого требуется ввести

нужное значение в ячейку, выделить ее вместе с ячейками, которые надо заполнить, и в пункте

меню Правка/Заполнение/Прогрессия выбрать тип заполнения.

4. Ms Excel, Форматирование текстовой и числовой информации.

Для форматирования ячеек их надо выделить и с помощью меню Формат/ Ячейки выбрать

вкладки Число, Выравнивание, Шрифт, Граница. С помощью вкладки Число

устанавливают формат выделенных ячеек. Вкладка Выравнивание, кроме горизонтального и вер-

тикального выравнивания символов в ячейках, дает возможность изменить ориентацию надписи и

указать для нее отступ от края ячейки.

Флажок Переносить по словам позволяет разместить текст в ячейке в нескольких строках.

Флажок Объединение ячеек используется, в основном, при конструировании шапки таблицы и

для заголовков. Для объединения ячеек (по горизонтали и вертикали) также очень удобна кнопка

Объединить и поместить в центре. Она находится на панели инструментов Форматирование.

Тип шрифта, размер, начертание, а также границы и заливку можно выбрать, используя меню

Формат/Ячейки/Шрифт (Граница, Вид), или же соответствующие кнопки панели инструментов

Форматирование

5. Ms Excel, Построение диаграмм и редактирование диаграмм.

Построение диаграмм выполняется с помощью Мастера диаграмм, который можно вызвать

кнопкой панели инструментов Стандартная или с помощью меню Вставка/Диаграмма.

Построение диаграмм состоит из следующих шагов:

1. выделить диапазон, содержащий ряды данных с подписями – с именами строк или столбцов;

2. вызвать Мастер диаграмм;

3. выбрать (шаг 1 Мастера диаграмм) тип и вид диаграммы, нажать кнопку Далее;

4. во вкладке Диапазон данных (шаг 2 Мастера диаграмм) уточнить (при необходимости) по-

ложение рядов данных, а во вкладке Ряд указать местоположение подписей оси Х – категорий;

5. ввести (шаг 3 Мастера диаграмм) необходимые заголовки (название диаграммы, названия

осей) и условные обозначения, если они необходимы;

6. разместить диаграмму (шаг 4 Мастера диаграмм) на том же листе, где находится таблица

или на отдельном листе.

Excel может построить диаграмму только по ячейкам, в которых уже имеются числа, поэтому,

если нужно построить график по заданному уравнению, то сначала эти значения необходимо вы-

числить, а затем занести их в ячейки

Для редактирования внедренной диаграммы необходимо сначала активизировать редактируе-

мый элемент двойным щелчком мыши, после чего вокруг нее появится рамка, а в строке меню до-

бавятся команды для редактирования диаграмм. С помощью мыши или клавиш управления курсо-

ром можно выделить для редактирования любой элемент диаграммы, а именно: область диаграм-

мы, область построения, основание и стенки объемных диаграмм, легенду, оси, текст, стрелки, ли-

нии сетки, любой из рядов данных и др.

Для добавления на диаграмме названий, легенд или меток данных можно воспользоваться ко-

мандой Параметры диаграммы из меню Диаграмма. Если названия на диаграмме уже присут-

ствуют, то после выделения их можно откорректировать как обычные текстовые поля.

Часто возникает необходимость дополнить диаграмму новыми данными. Для этого использует-

ся команда Добавить данные из меню Диаграмма, после чего в таблице исходных данных выде-

ляется интервал с новыми данными, а в открывшемся диалоговом окне задается способ их интер-

претации.