1.2 Обоснование необходимости решения задачи
АРМ секретаря облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.
1.3 Анализ существующих разработок.
1.3.1 АРМ Секретаря
АРМ Секретаря 3.8 - Программа для автоматизации рабочего места секретаря организации учитываются входящие и исходящие документы. (рисунок 1.3).
Рисунок 1.3 – Окно программы АРМ Секретаря
1.4 Анализ существующих разработок.
1.4.1 АРМ Секретаря
АРМ Секретаря 3.8 - Программа для автоматизации рабочего места секретаря организации учитываются входящие и исходящие документы. (рисунок 1.3).
Рисунок 1.3 – Окно программы АРМ Секретаря
Программа АРМ Секретаря" позволяет:
Вести учет персонала
Осуществлять быстрый поиск хранящихся документов;
Напоминает о днях рождения сотрудников;
Выдается: реестр документов за период и/или предназначенных определённому исполнителю, список документов на контроле, список просроченных документов, список документов с нарушенным сроком. Включает справочники: контрагентов, исполнителей, типов документов. Ведётся справочник дней рождения сотрудников, если у кого день рождения выдаётся его фамилия в поле дней рождения. В «АРМ Секретаря» предусмотрена возможность сохранить и восстановить базу документов. Если поставить галочку «Архивировать при выходе» — то после каждого закрытия программы будет автоматически создаваться архивная копия базы.
Недостатки:
Платная. Стоимость лицензии на один ПК составляет 3100 рублей
1.4.2 Yukosoft
Yukosoft - Программа учета документов и автоматизации рабочего места (рисунок 1.4)
Рисунок 1.4 – Окно программы Yukosoft
Возможности Yukosoft
-Регистрация документов организации - Обеспечение бумажного и электронного документооборота - Возможность хранения документ реальных документов непосредственно в базе данных с настраиваемым доступом - Возможность хранения реальных документов в сетевых папках с сылками на них - Возможность хранения изображений и отсканированных копий документов - Экспорт данных в Excel. - Оповещение настраиваемое по различным датам документов. - Удобный поиск документов по любому параметру - Привязка документов к контрагентам организации - Возможность привязывать документы к другим документам - Ведение истории выдачи из архива документов по сотрудникам - Использование различных цветовых схем для выделения требуемых статусов и категорий документов - Работа с электронным архивом документов по сети - Разграничение прав пользователей программы
Присутствует русский язык интерфейса.
Недостатки:
Платная. Стоимость лицензии на один ПК составляет 1500 рублей.
1.5 Постановка задачи на внедрение нового программного продукта
Внедрение нового программного продукта позволит секретарю:
своевременное удовлетворение информационных потребностей пользователя;
минимальное время ответа на запросы пользователя;
адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;
возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;
надежность и простота обслуживания;
дружественный интерфейс;
возможность работы в составе вычислительной сети.
1.5.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи.
обеспечение руководителя оперативной информацией о деятельности предприятия;
ведение календаря деловых встреч, совещаний и пр.;
обеспечение коммуникаций между управляющими различных уровней;
подготовка необходимых документов.
1.5.2 Формирование требований к программному продукту
Системные требования к установленному программному продукту удаленного доступа:
– Microsoft Windows XP\Vista\7\8\10; 32 and 64 bit;
– 256 mb ОЗУ
Системные требования к программному продукту: АРМ секретаря
Windows 10/8/7/Vista/XP/2012/2008/2003/2000 (32-bit) и Windows 8/7/Vista/XP/2012/2008/2003 (64-bit).
256 mb ОЗУ
Celeron 2 GHz