2. Законодательство в области формирования и применения юридически значимых электронных документов.

Законодательное регулирование электронных документов, закрепление их юридической силы устанавливается РЕГУЛИРОВАНИЕМ (ЕС) № 910/2014 ЕВРОПЕЙСКОГО ПАРЛАМЕНТА И СОВЕТА от 23 июля 2014 года. На электронные идентификационные и доверительные услуги для электронных транзакций на внутреннем рынке и отмену Директивы 1999/93 / EC.

Применение электронных документов²

Создание электронных документов.

Электронный документ в государственных администрациях может быть создан в результате одного из следующих процессов:

• Оцифровка бумажных документов, например, посредством сканирования, которая обычно выполняется на правительственной стороне;

• Создание неструктурированных электронных документов, например PDF, ODF, OOXML, представленных гражданином / бизнесом по электронной почте или через другие специализированные электронные системы;

• Создание структурированных электронных документов гражданином / бизнесом через веб-формы или через специализированные клиентские приложения или созданные внутри публичной администрации.

Обратите внимание, что перечисленные процессы относятся к официальным электронным документам с юридической и доказательной ценностью, а не к неформальному разговору между гражданами и государственными администрациями, например, по телефону или электронной почте.

Обмен электронными документами.

Процесс обмена электронными документами содержит несколько различных решений:

1. Обмен между системами

Процесс обмена электронными документами между различными компьютерными системами относится к автоматическому обмену данными и файлами между двумя или более системами без прямого участия государственного служащего. Также известные как типы решений «Machine to Machine (M2M)», они обеспечивают уровень взаимодействия между различными государственными администрациями, так что данные и документы распространяются и беспрепятственно обмениваются между ними. Они направлены на повышение эффективности и прозрачности рабочих процессов электронного правительства.

Решения такого типа, используемые в странах ЕС, включают:

• Бельгийская ФСБ

• Австрийский ELAK

• Голландский Digipoort

• Французский «Dites-le nous une fois»

Решение M2M обычно является средним уровнем в архитектуре электронного правительства страны, используемым для обмена структурированными сообщениями между различными приложениями администрации. Он обеспечивает связь между различными органами государственного управления и службами, видимыми гражданину или другим правительственным организациям, а также доступ к авторитетным источникам информации.

Решения типа System to System Exchange представляют собой своего рода основу электронного правительства публичной администрации, объединяющего различные административные органы. Эти системы также позволяют странам выполнять различные политические аспекты, такие как принцип «только один раз», который позволяет государственным учреждениям обмениваться информацией и обмениваться информацией, которую они могли бы запросить у граждан.

Поставщиками этих услуг, называемыми «Connected Government», как правило, являются сами государственные администрации, предприятия или государственные компании, которые имеют мандаты на предоставление этих услуг государственным администрациям и основным государственным администрациям, которые являются основными потребителями этих услуг. Услуги предлагаются через один из нескольких моделей обслуживания. В случае услуг M2M типичная модель обслуживания - это тип промежуточного ПО, который находится между государственными администрациями и общедоступными порталами.

2. Пользовательский обмен

Очень распространены пользовательские решения, используемые государственными администрациями для обмена информацией и документами с гражданами и предприятиями. Эти решения используются для отправки, запроса, получения, хранения и совместного использования или предоставления доступа к электронным документам государственным и частным лицам. Обмен осуществляется либо путем предоставления доступа к документам, хранящимся в электронном сейфе, либо путем отправки документа через специализированную службу электронной почты. К типам документов относятся официальные административные документы, такие как свидетельства о рождении и браке, а также другие типы документов, таких как платежные листы или счета домашних хозяйств. Некоторые решения могут быть использованы для уведомления граждан о правовых или административных процедурах, причем некоторые из них специально предназначены для этой цели.

В организационном представлении можно видеть, что поставщик услуг (публичный или частный) предлагает многоканальную (веб-приложение, мобильную, программную и т. Д.) Модель обслуживания или способ предоставления услуги потребителю (гражданам, органам публичного управления). Это реплицируется в техническом представлении, где все различные способы взаимодействия с пользователем перечислены в качестве интерфейсов этого решения. Обычно пользователям, особенно получателям, предоставляется доступ к службе с использованием национального eID. Это включает такие элементы, как Access (Доступ) и Identity Management Services (Сервисы идентификации).

Решения также могут включать приложения, связанные с электронными сигнатурами (создание, проверка, сохранение), электронные печати, электронные отметки времени, а также службы доверия. Эти решения могут также использовать Инфраструктурные административные средства защиты, такие как служба управления партнерами.

Различные решения, найденные в государствах-членах, часто определяют себя как специфический тип ориентированного на пользователя приложения, используя такие термины, как «e-Safe» (Электронная безопасность), «Message Box» (почтовый ящик) или «My page» (Моя страница). Есть очень тонкие линии, разделяющие эти категории, с разницей, состоящей из опыта конечного пользователя. Например, решение, в котором пользователь может предоставить доступ к документам, хранящимся в решении, государственным администрациям (или кому-то еще), считается e-Safe. Решения, которые выглядят и ведут себя как почтовый ящик, можно назвать решениями Message Box или e-Delivery.

Рамочные основы взаимодействия и организационные органы являются организационными механизмами взаимодействия, поскольку они представляют собой основу и структуру, на которой стоит совместимое решение. Как потребители, так и поставщики услуг электронных документов обычно подписывают соглашения о совместимости. Соглашения о совместимости формализуют сотрудничество между организациями в отношении разработки совместимых решений.

3. Защита электронных документов

Бизнес-возможности - это выражение или артикуляция возможностей, материалов и опыта, необходимых организации для выполнения основных функций. Архитекторы предприятия используют бизнес-возможности, чтобы проиллюстрировать излишние потребности бизнеса в целях лучшей разработки ИТ-решений, соответствующих этим бизнес-потребностям. Одним из идентифицированных бизнес-возможностей решений для электронных документов является защита электронных документов, которые были получены или отправлены субъектом пользователя или публичного администрирования.

Удаление / уничтожение электронных документов

Учитывая их документальную и доказательную ценность, процесс удаления электронных документов требует авторизации от компетентных органов. В случае Эстонии, например, Национальный архив отвечает за предоставление электронных документов в рамках процесса удаления.

Удаление набора электронных документов может быть результатом ряда обстоятельств, среди которых можно найти следующее:

• удаление по соглашению об исключении;

• удаление путем переформатирования;

• удаление из-за отказа носителей и их замены;

• удаление для передачи файлов;

• Изменение среды хранения для устаревания или миграции между системами.

Процессы удаления и уничтожения электронных документов должны быть интегрированы в политику управления электронным документом, и они должны быть одобрены компетентным органом, который будет оценивать запрос на удаление или уничтожение. После получения разрешения от компетентного органа применяется соответствующий процесс удаления / уничтожения.

В Испании, например, существуют три разных типа процессов удаления/уничтожения:³

• Удаление уровня 0: удаление документов с использованием стандартных команд операционной системы, например удаление файла или удаление SQL. Эта процедура не дает никаких гарантий против несанкционированного раскрытия информации;

• Удаление уровня 1: удаление данных или конфиденциальных документов с носителя данных, чтобы гарантировать невозможность восстановления данных с использованием обычных системных функций или программ восстановления файлов, например, стереть файл. Данные могут быть восстановлены, но для этого потребуются специальные лабораторные методы или усовершенствованные утилиты;

• Удаление уровня 2: удаление данных или конфиденциальных документов с запоминающего устройства, чтобы данные не могли быть восстановлены с использованием любого из известных методов;

• Уничтожение: носитель данных физически разрушен, что предотвращает его использование.