Упражнение 2. Создание связей между таблицами

1. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или заменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных

кнопка .

3. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема Данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудника, Клиенты и Заказы.

4. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстовом меню выберите пункт Добавить таблицу.

Связь между таблицами Сотрудники и Заказы автоматически была проведена мастером подстановок. Поля связи в двух таблицах - Код сотрудника.

В таблице Сотрудники это поле является первичным ключом, а в таблице Заказы - внешним ключом.

5. Сделайте двойной щелчок на линии связи. Откроется диалоговое окно. Измените связей, в котором заключите флажок Обеспечение целостности данных. Это позволит предотвратить случая удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 6. Создание связи между таблицами

6. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при изменении в главной таблице.

7. Параметры связи можно изменить, нажав кнопку Объединение.

8. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

9.Установите связь между таблицами Клиенты и Заказы самостоятельно.

Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в другой таблице. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изменит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

Для этого выберите Код клиента в таблице Клиенты и перенесите его в поле на соответствующее поле в таблице Заказы.

10. Откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис.7

Рис. 7. Схема данных

В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-ко-многим» примечается «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса.)

11. Сохраните схему данных, а затем закройте ее.

Созданная Схема данных показывает всю структуру БД Фирма.

Контрольные вопросы

1. С помощью чего можно создавать вопросы?

2. Что такое ключевое поле?

3. Как установить связи между таблицами?

4. Какие существуют отношения между таблицами?

5. Что означают на схеме данных «1» и «»?

6. Зачем нужен мастер подстановок?

Занятие 2. Использование форм в базе данных.

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для ввода данных в базу для просмотра данных из таблиц и запросов, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедрённые объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы независимым средством ввода данных в базу:

1) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному к базе данных);

2) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

3) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

4) В большинстве случаев информация для баз данных берётся из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые их перечисленных способов.